信息時代政府機關辦公室檔案管理工作的創新探究

戴曉蕓

摘 要 在社會經濟不斷發展變革的背景下，信息技術的升級換代，為政府機關檔案辦公室檔案管理工作提供了多種創新途徑。政府檔案管理工作人員，面對政府機關檔案繁雜的檔案管理工作，需要及時更新理念完善相關的管理流程，并將信息化管理方式進行合理的引入，不斷總結優秀的管理經驗提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞 信息時代;政府機關辦公室;檔案管理

引言

社會的發展帶來了相關產業的技術升級，同時也為政府機關辦公室檔案管理技術的發展提供了有力支持。在政府機關檔案中，檔案管理部門應及時創新辦公模式，合理運用檔案資料規劃各部門的工作內容，并達到政府機關檔案內部之間的有效協調，促進政府機關檔案不斷適應當前的社會發展環境。

1辦公室檔案管理信息化的重要性

1.1 滿足檔案管理工作發展的需求

在以往的政府機關檔案管理工作中，管理者將注意力過于集中于單位的日常管理中，導致了檔案管理工作出現不被重視的局面。由于認知上的缺失，導致政府機關檔案管理工作提升效率緩慢。在信息技術的發展背景下，檔案管理工作務必改變傳統的管理思想，將本單位的檔案管理工作提升到標準化的流程，從而適應政府機關檔案不斷更新的需求，符合新時代政府機關檔案提升辦公效率的要求。

1.2 通過信息化管理提高檔案管理效率

政府機關檔案在運作過程中需要處理內部多個部門的相關工作，并促進政府機關檔案符合行業發展的條件。在這種背景下，發展的基礎是管理上的革新，而信息技術的生動直觀優勢也為實現檔案管理工作的標準化提供了有效途徑[1]。

2辦公室檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念的問題

在目前的政府機關檔案管理工作中，檔案管理工作的創新一直處于十分被動的局面，這主要是由于以往的政府機關檔案過于注重短期使用效益，忽略了政府機關檔案只有不斷轉型升級才能立于行業領先地位。在政府機關檔案的管理過程中，大量生動的事例已經突出了檔案管理工作的重要作用，因此，需要管理人員明確當前的工作任務，更新檔案管理工作的管理理念，適應時代的發展。

2.2 管理隊伍的問題

基于傳統檔案管理模式的影響，部門管理人員的工作方式過于陳舊，也忽略了自身專業技能的提升。未能對提升檔案工作管理效率進行及時的調研。在政府機關檔案不斷完善信息技術設施的背景下，檔案管理部門應將提升員工素質作為工作重點，并開展系統的技術培訓內容。

2.3 信息系統的規劃與設計落后

目前政府機關檔案內部的管理工作涉及不同部門的多項內容，因此也會形成很多需要歸檔的資料。然而由于未能及時優化檔案管理信息系統，造成了現階段對于資料的收集不能及時完整，當政府機關檔案出現新的組織框架時，相關的信息系統設計仍沿用落后的模式，這些都影響著檔案管理部門工作的順利開展[2]。

3信息化背景之下檔案管理改革與創新策略

3.1 創新檔案管理思維

隨著政府機關檔案檔案管理部門意識到提升工作效率的重要意義，設計出符合政府機關檔案自身發展規律的管理方式。在積累政府機關檔案各部門數據資料的過程中，做好收集與歸檔的基礎內容，從政府機關檔案發展的角度發揮檔案的調研作用。這就需要檔案管理部門從領導層開始注重引進高效的工作流程，并向部門員工滲透提升檔案管理效能的重要性，將信息技術與管理工作相結合，建立系統的檔案管理模型。

3.2 轉變檔案工作的理念。

互聯網信息時代的不斷發展與進步，政府部門事業單位參與辦公室檔案管理工作人員，應該學會逐漸適應互聯網時代檔案管理發生的諸多變化，結合工作實際設計出切實可行的檔案管理措。首先，管理人員應設置檔案管理系統的自動排序功能，對收集到的檔案進行合理的歸類。其次，對于檔案的整理要形成高效的使用流程，不僅要明確檔案信息的對應性，還要方便各部門的查詢以及利用，提高政府機關檔案內部檔案調研的工作效率。最后，要制定政府機關檔案內部的檔案歸檔制度，保證根據具體的工作流程進行文本檔案的收集，為檔案管理部門提供紙質依據，并為后續的電子檔案制作提供基本材料。

3.3 加強檔案管理設計規劃和人才培養

在政府機關檔案加大對檔案管理部門的革新力度后，就需要適時規劃部門的發展目標以及注重人才的培養，促進政府機關檔案各部門查檔工作的有效性。而對于人才的培養方面要注重政府機關檔案內部的人才選拔，對于一些工作認真負責學習能力較強的員工要進行部門選調，及時和員工溝通對檔案管理工作的具體看法。另外也可以依托于高校舉辦的大學生社會實踐活動，形成專業人才的引進策略，為政府機關檔案建設一支年輕有為、專業技能卓越的管理人才隊伍。

3.4 檔案管理工作中需要注意保密工作

各政府機關的檔案資料都是內部重要的數據基礎，因此也需要檔案管理部門制定明確的保密規章制度，保障政府機關檔案內部資料的安全性。對此，檔案管理部門要進行統一查詢平臺的建設，針對政府機關檔案內部設立安全的內部局域網。對于檔案的查閱環節，要根據政府機關工作人員制定具體的查詢賬號，保證所有的查詢記錄都有章可尋，形成瀏覽記錄，保障檔案查詢工作的公開透明。另外，檔案管理部門要做到日常的監督管理工作，定期進行平臺的維護和查驗，對發現的問題及時進行處理，保證檔案資料的存儲環境[3]。

4結束語

綜上所述，政府機關檔案的發展離不開各部門的通力協作，更離不開檔案管理部門的制度創新。當政府機關檔案管理部門制定了相關的發展決策后，往往需要總結歷年的內部數據，以此進行前期的方案調研。為了適應新時代政府機關檔案完善自身的需求，需要檔案管理部門轉變工作理念，在工作中積極探索，提升部門工作效率，并將有效的檔案資料提供給管理者進行參考。

參考文獻

[1] 張慧慈.信息時代辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務，2019（4）：8.

[2] 馮海霞.對信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新分析[J].現代國企研究，2019（4）：55.

[3] 邊迎秋.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新探究[J].電腦知識與技術，2019（2）：764.