大數據時代智慧檔案管理的發展策略研究

王雪松

【摘 ?要】隨著科技技術的快速提升各個領域迎來大數據化時代，促使行業發展更加迅猛。大數據時代下，公共部門需要轉變管理觀念、提升管理技能，借助于智慧檔案管理，實現信息資源的高效整合與管理，解決公共部門傳統檔案管理中存在的問題，借助于人工智能與物聯網等新型技術，豐富檔案信息資源，做好人事檔案管理與工程檔案管理工作，構建完整的新型虛擬檔案館。筆者是一名公共部門工作人員，在日常工作中接觸到的檔案管理內容比較多，本文主要是對大數據時代智慧檔案管理的發展策略展開探究，希望對智慧檔案管理提供相應的借鑒與指導，提升公共部門檔案管理質量與效率。

【關鍵詞】大數據;智慧檔案管理;發展策略

1大數據背景下檔案管理工作的機遇

1.1更有利于挖掘檔案價值

隨著信息技術的不斷提升，檔案信息數字化進程不斷加速。無紙化辦公的大力推進使得傳統的紙質文檔逐步向電子文件過渡。利用大數據分析等技術手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

1.2更有利于信息資源共享

大量匯集的檔案信息只有在云計算及大數據的技術支撐下，才能真正發揮資源共享的作用。互聯網信息的傳遞，讓檔案服務由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時間和空間的限制，也進一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態，為各項事務決策提供了更加堅實可靠的資源支撐。

2大數據時代給檔案管理帶來的挑戰

大數據時代的到來雖然給檔案管理工作帶來了很多新的機遇，但同時也帶來了很多挑戰。第一，對傳統管理理念的挑戰。在傳統的檔案管理理念下，檔案管理人員需要對檔案進行逐一分類，并做好相應的標記。但是在大數據時代下，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍舊沿傳統的管理模式開展工作則無法有效對檔案信息進行分類和標記。同時，過去檔案管理人員認為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案中的數據信息，缺乏數據意識，沒有深入挖掘檔案數據信息的重要價值。第二，對檔案形式的挑戰。傳統的檔案即紙質檔案，但大數據時代要求以電子文檔、圖片、音頻以及視頻的形式記錄和存儲檔案信息，這就需要檔案管理人員掌握大數據時代的要求，利用合適的形式保存檔案。第三，對檔案管理人員的挑戰。在過去檔案管理人員只需掌握基礎的檔案管理流程與操作即可，但大數據時代對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備大數據技術和相關信息技術的應用能力，以及較高的業務水平。第四，對檔案安全性的挑戰。紙質檔案可能會受到火災、水災的影響，但信息化檔案也會受到網絡病毒及黑客的襲擊。

3大數據時代智慧檔案管理的發展策略

3.1實現檔案信息資源的共享、共建

在大數據時代背景下，要想展示出智慧檔案的優勢與作用，需要實現公共部門可公開檔案信息資源的共享、共建，利用大數據技術與互聯網實現橫向聯系，讓各項數據能夠同行運行。大數據時代背景下的智慧檔案管理屬于一項復雜、龐大的活動，需要實現資源與信息的整合與共享，之前我國各地政府信息建設良莠不齊，部分地區、行業信息技術較為落后，信息數據之間的傳遞較為緩慢，各個部門想要查詢其他部門的數據信息較為困難，在智慧檔案管理工作中，能夠借助于檔案信息資源共享共建來解決以上問題，讓各個部門之間能夠快速傳遞數據信息，提供更為便捷的數據支持。同時，在智慧檔案管理工作中，對實物檔案資源進行管理、分類、收集，解決以往檔案資源難以存儲、難以分類、難以收集的問題，實現檔案管理的網絡化與自動化，開發檔案信息，借助于網絡平臺登記海量數據，實現檔案服務的便利性，把以往的數據存儲模式轉化成數據模型，由被動文件服務轉化為主動文件服務。

3.2重視檔案管理隊伍創新意識的培養

應根據大數據時代的要求，培養一支具有創新意識的檔案管理隊伍，構建新時代檔案管理人力新格局。檔案管理相關部門應注意引進信息技術型人才，把好人才招聘關，引導高素質創新型人才進入到大數據背景下的檔案管理工作中，積極應用大數據技術，有效助力檔案管理水平的提升。同時，檔案管理部門應營造良好的學習環境，宣傳大數據相關知識，引導其充分認識大數據技術對檔案管理工作的重要性。應加強學習培訓，不斷提升工作人員的專業素養。大數據時代檔案管理工作離不開一定的基礎設施，應營造良好的信息環境，完善信息化設備配備，為大數據技術的應用提供物質條件。工作人員應加強自身學習，加強結對幫扶，熟練掌握相關信息技術，以便更好運用大數據技術管理好檔案。

3.3增強電子檔案管理設備與人力投入

在大數據時代背景中，要想創新以往檔案管理方式，并提升檔案管理質量，在實際工作中，必須要增強電子檔案管理工作所需設備，增加設備投入，首先，應做好設備選擇工作，在設備選擇工作中以計算機設備為主，選擇具有存儲功能的計算機，在設備選擇工作完成后，應結合電子檔案管理工作要求，引入電子檔案管理系統，并將電子檔案管理系統安裝至計算機設備中，為后續電子檔案檢索、分析等各項工作開展提供可靠平臺。與此同時，在電子檔案系統選擇前，需要結合企業內部電子檔案管理工作實際要求，選擇適合的檔案系統。要想完成此項工作，需要不斷強化人員管理，引入更多專業能力強的檔案管理工作者，充分發揮電子檔案作用，提升檔案信息應用價值。最后，在傳統檔案創新工作中，需要引入復合型人才，并在大數據背景下，創新以往檔案管理工作模式，不斷優化傳統檔案管理方式，以創新為基礎，做好電子檔案管理工作，最大限度提升電子檔案管理工作效率。

3.4增強檔案安全性

信息化管理雖然效率較高，但也可能會出現信息泄露等問題，因此應保障檔案信息的保密性以及安全性。可以完善檔案數據化管理平臺，在平臺當中通過設置防火墻、聲紋認證等方式降低系統被黑客、病毒攻擊的幾率。檔案管理人員也需要定期掃描系統漏洞和病毒，并進行修復，確保檔案的安全性，且需要做好檔案備份工作，避免檔案丟失造成嚴重影響。

結語

在對大數據時代下，企業檔案管理工作要在把握當前檔案管理工作不足的基礎上，結合大數據時代的優勢和特點，通過轉變觀念、發揮優勢、完善素質、改善設計等方式，進而有效促進企業檔案管理工作的優化和升級，為企業的快速發展和平穩運行提供有力保障。

參考文獻：

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