新一代財務共享中心在企業采購業務中的創新應用

羅斌元 朱琬平

摘要：信息技術的迅猛發展和企業財務轉型的迫切需求，使得財務共享中心從最初的實現財務共享延伸到更多業務部門，正在朝著業財稅一體化的方向發展。采購業務作為企業管理的重要一環，促進其與財務部門更好地協同發展，打通采購到財務的“最后一公里”，也是新一代財務共享中心在業財融合方面的創新發展。

關鍵詞：財務共享中心;財務共享;采購

財務共享作為一種新型財務管理模式，主要內容是通過建立統一的工作制度、標準的業務流程以及規范的模式將企業內部繁雜重復的財務資源進行重新整合，納入一個新的財務組織——財務共享中心進行處理，以幫助企業降本增效，提高會計處理質量，進一步為企業管理決策提供更及時和高質量的依據[1]。TCL、國美、中興、華為、萬科等大型集團企業先后建立了自己的財務共享中心，并且在降低企業運營成本、提高財務處理效率、控制單據差錯率以及提升對分支機構的管控水平等方面成效顯著。然而，最初的財務共享中心僅僅停留在會計核算、資金收付、費用報銷以及一些基礎的財務分析等方面，和其他業務部門還沒有很好地銜接起來。近年來，大數據、人工智能、云計算、移動互聯網等新一代信息技術的蓬勃發展，更有力地支持財務共享中心進一步轉型升級。本文將以采購業務為例，分析新一代財務共享中心在推進業財融合方面的創新應用，并提出一些思考建議。

一、傳統采購模式及弊端

（一）生產性物資采購

生產性物資是指維持企業正常生產經營所需要的原材料、設備、組成產成品的材料等。在傳統的采購模式下，主要存在以下三方面的弊端：第一，采購需求計劃不合理、不準確。財務部門對采購業務的控制往往是事后控制，對事前采購需求缺乏合理有效的預算和監督，很容易造成采購不匹配生產或者庫存積壓的情況;第二，聯系供應商耗時耗力，采購效率低。盡管多數企業已經安裝了ERP系統，但其主要功能是做財務結算，物資查驗、采購、比價、簽訂合同等環節大多需要人工進行，確定合適供應商的過程較為繁瑣;第三，信息搜尋成本高，采購人員專業素質不夠。企業生產物資采購是一項市場化行為，需要采購人員能夠及時獲取市場價格波動、供需情況、供應商實力等信息，并做出準確的反應。然而，信息獲取渠道復雜、獲取成本高、采購人員缺乏有效判斷，直接造成了采購效率低下的問題。

（二）非生產性物資采購

非生產性物資涉及企業日常經營的各個方面，不僅包括文具紙筆、勞保用品、電腦文印設備等一些相對標準化的產品，也包括加工、修理修配、酒店餐飲、交通運輸、人力外包、研發技術服務等標準化的勞務和服務。因此非生產性物資的采購不像生產性物資那樣有一套相對系統成熟的流程，它所囊括的產品五花八門，涉及的供應商資質迥異，幾乎波及企業的全部業務部門。在采購過程中主要存在以下幾個方面的問題：第一，采購過程管理困難，容易滋生腐敗。非生產性物資由于數量多、種類雜、單價低，因此通常采取員工自行申請采購再報賬的方式，企業對這部分物資采購沒有配套的系統和監管制度，往往成為腐敗的重災區。第二，供應商來源復雜，資質迥異。非生產性物資“多、雜、低”的特點，決定了采購這些物資的渠道和供應商也存在較大差距，既可以是個體戶、品牌專柜等實體門店供應商，也可以是淘寶、京東、蘇寧等線上平臺供應商，難以選擇到物美價廉的產品;第三，對于金額較大的非生產性物資，采購需求差異化明顯且無計劃性，流程繁瑣。非生產性物資的需求往往來自于不同的業務部門，各業務部門需要將實時的需求匯總至采購部門，上報審批再進行集中采購，流程較為繁瑣，且在此期間需求部門和供應商之間缺乏有效溝通，財務部門無法在事前和事中參與到預算和監督中去。

二、新一代財務共享中心的特點

（一）智能化和互聯網化

新一代財務共享中心依托云計算、大數據、移動互聯網等信息技術，建立數據中臺，打通內外部數據，前臺連接業務端，后臺對接財務、管理端，將互聯網上有關市場行情、供應商、客戶的信息實時同步到系統里，并內置相應的分析模型，以便高效、及時地為采購部門提供決策依據，同時也有助于財務部門進行有效的事前控制和過程監督。

（二）數字化和可視化

在大數據時代，數據成為企業的核心資產。傳統的財務共享中心由于業務部門、財務部門和管理部門各自為政，通常只把財務口徑的數據集中起來。雖然也有對接ERP系統的部分業務口徑的數據，但是卻存在數據類型不同、口徑不一致的問題。新一代財務共享中心能夠通過數據捕捉、數據挖掘、數據智能解析等技術將不同口徑、不同類型的結構化數據和非結構化數據轉化為標準統一、口徑一致的業財數字資產[2]，并在系統內將其可視化地展現出來，基于此，企業可以展開便捷、高效的管理分析。

（三）從單一職能向多職能發展

傳統財務共享中心以會計核算為核心，僅僅將一些機械、重復、標準的財務作業進行重新整合，優化財務工作流程。新一代的財務共享中心不再只具備會計這一單一職能，而是向外延伸到采購、人力、稅務等多個職能，全方位打通企業的交易和財務的全流程，對內覆蓋企業的會計處理、費用報銷，對外覆蓋客戶、供應商、銀行、稅務部門，實現多職能有機融合、協同發展。

（四）更大程度的自動化

傳統財務共享中心雖然已經在很多財務流程上實現了自動化操作，如記賬、對賬、報表處理、單據核對等典型化的場景，幫助企業大大降低了處理時間，提高了處理效率。但在整個業務流程中，增加了許多需要人工審批的環節，經常會有十幾個甚至上百個需要審批的小任務，只有上一個環節審批完成才能夠進入下一個環節，在一定程度上降低了業務完成的時效性。新一代財務共享中心通過引入流程自動化機器人（RPA，Robotics Process Automation）[3]，在流程上實現更大程度的自動化。具體來說，自動納稅申報、表單審核、自動抓取報表、發票處理工資核算、費用報銷審核、業財數據傳遞、往來款項收付、數據智能采集（OCR、語音錄入）、主數據維護等基礎體力性工作均可由RPA全天24小時自動化完成。

三、新一代財務共享中心在改進傳統采購模式方面的創新應用

（一）搭建“企業商城+財務共享”模式

生產性物資的采購大多來源于計劃系統，因此新一代共享中心對此類物資采購的改進較小，主要是實施線上供應商尋源管理，將盡可能全面的信息納入系統內，構建績效評價模型，對供應商進行全方位、多維度的評價管理，增強采購議價能力，避免被單一供應商綁架。

非生產性物資的采購，新一代財務共享中心將標準化電商平臺鏈接到系統內，搭建“企業商城+財務共享”的模式。對于行政辦公這類通用物資的采購，直連天貓、淘寶、京東等App，對于會議差旅這類服務，對接攜程、藝龍等平臺，由物資需求方按照模板提交申請，財務部門統一對賬、對公結算，減少員工墊付、事后貼票填單報銷這一環節，提高非生產性物資的采購透明化和采購效率[4]。

（二）構建統一的智能采購協同管理平臺

新一代財務共享中心通過構建統一的采購申請填報和共享作業平臺，具體流程為：首先，采購需求部門在平臺內填報采購需求并提交審批;其次，財務部門在預算控制內進行審批，并根據采購需求品類和派單規則在系統內分配相應的采購員;再次，采購員制定采購方案，線上進行供應商尋源，經過招投標、詢比價，生成訂單;最后，系統自動進行訂單、收貨單和發票的三單匹配，匹配一致后，財務部進行最終的資金結算。在整個過程中，采購需求方可以實時查看采購訂單進度和發票情況，采購員可以實時跟蹤采購合同執行結果，財務部門和管理部門也可以在系統內實時追蹤訂單狀態，管控采購執行的整個過程，從事前、事中、事后全面參與到業務中去，真正做到全人員覆蓋、全流程參與、全過程管控。

（三）打造一站式的支出管理平臺

新一代財務共享中心從企業全面預算出發，將預算控制嵌入業務流程，打造從采購、支付到報稅的一站式支出管理平臺。對外既可以接入企業原有的材料、設備等生產性物資的自有供應商，也可以直連多家諸如淘寶、天貓、京東、蘇寧等標準化電商平臺，實現物資需求方與供應商之間的直接對接，方便員工進行多方比價;消費結算則與內部財務系統連接，最后再利用發票電子化平臺完成自動報稅。可以看出，管理平臺從原有的采購方與供應商的兩方博弈變成需求方、采購方、供應商和財務部門的多方協作，更好地支持企業通過實時跟蹤預算的執行情況，實現預算的過程化管理和滾動式管理。

四、建議

新一代財務共享中心推動了業財融合的進一步發展，企業無論是在運營成本、采購效率，還是在整體管控、預算控制方面都得到較大改善。但是隨著財務共享中心的轉型升級，對企業的配套制度和流程體系的完善提出了新的考驗。在未來財務共享中心的運行過程中，企業應當進一步規范采購流程、完善采購需求填報審批模板、調整采購部門組織架構以及制定相關人員的考核制度，確保整個采購流程的可控制、可追蹤、可分析。

參考文獻：

[1]李聞一，劉姣，盧文.財務共享服務中心建設的回顧、趨勢與建議[J].會計之友，2020（9）.

[2]張慶龍.數字化轉型背景下的財務共享服務升級再造研究[J].中國注冊會計師，2020（1）.

[3]唐建榮.企業財務共享中心機器人流程自動化應用研究[J].財會通訊，2020（12）.

[4]楊昌玉.基于電商B2B的供應鏈集中采購模式探索[J].商業經濟研究，2018（6）.

基金項目：河南理工大學人文社會科學研究基金“減稅降費對河南民營企業高質量發展的影響研究”（SKND2020-04）;河南省科技計劃軟科學研究項目“河南省企業集團財務共享服務模式創新研究”（182400410632）。

作者簡介：羅斌元（1976—），男，湖北孝昌縣人，河南理工大學財經學院教授，博士，主要從事公司財務研究;朱琬平（1995—），女，河南商水縣人，河南理工大學財經學院2018級會計專業在讀碩士研究生，主要從事財務與會計研究。