淺析電子檔案的管理與利用

劉冰

[摘 ?要：通過本文的論述，了解電子文件的管理原則、保管的要求等，目的是使檔案專業技術人員更好地適應網絡時代對檔案機構和檔案工作者的要求。

關鍵詞：電子檔案;原則;管理]

隨著電腦的普及與應用，計算機技術在檔案信息管理中的應用，為進一步提高檔案信息資源的開發利用和管理提供了技術的巨大支持。計算機帶來檔案工作手段的變化，電子文件應運而生，那么在檔案工作中，電子檔案也就成為工作對象之一。同傳統文件管理相比，電子文件管理具有影響因素多、技術含量高等特點。

一、電子文件管理的原則

1.全程管理原則，其是對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理。電子文件的全程管理是通過過程控制實現結果控制。全程管理原則要求電子文件在其整個生命周期都應受到嚴密的控制，為此，應注意以下兩個方面;首先，應對產生于社會組織內部各個部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記，對文件進行分類、鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作;其次，電子文件管理系統應支持本機構的文件管理和業務流程。

2.前端控制原則，其是以文件生命周期理淪為基礎，它把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段當作一個完整的過程。前端控制是將整個電子文件管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成這一階段實現?！?br>