淺析電子檔案的管理與利用

劉冰

[摘 ?要：通過本文的論述，了解電子文件的管理原則、保管的要求等，目的是使檔案專業技術人員更好地適應網絡時代對檔案機構和檔案工作者的要求。

關鍵詞：電子檔案;原則;管理]

隨著電腦的普及與應用，計算機技術在檔案信息管理中的應用，為進一步提高檔案信息資源的開發利用和管理提供了技術的巨大支持。計算機帶來檔案工作手段的變化，電子文件應運而生，那么在檔案工作中，電子檔案也就成為工作對象之一。同傳統文件管理相比，電子文件管理具有影響因素多、技術含量高等特點。

一、電子文件管理的原則

1.全程管理原則，其是對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理。電子文件的全程管理是通過過程控制實現結果控制。全程管理原則要求電子文件在其整個生命周期都應受到嚴密的控制，為此，應注意以下兩個方面;首先，應對產生于社會組織內部各個部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記，對文件進行分類、鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作;其次，電子文件管理系統應支持本機構的文件管理和業務流程。

2.前端控制原則，其是以文件生命周期理淪為基礎，它把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段當作一個完整的過程。前端控制是將整個電子文件管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成這一階段實現。

3.真實性原則，其是指文件內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。電子文件真實性的維護是檔案界面臨的難題，這主要表現在兩個方面;電子文件信息的易更改性，這使得電子文件在形成、使用和管理過程中，如果不采取控制措施，信息極易被修改或刪除;電子文件對計算機軟硬件系統依賴性，由于軟硬件平臺的不斷升級，需對電子文件進行不斷遷移，以適應新的軟硬件環境，而在遷移過程中可能會使得文件的內容、背景和結構等要素信息發生改變，從而影響電子文件的真實性。

4.完整性原則，其是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損，它是電子文件管理的重要任務。為了確保相關電子文件的齊全完整，必須掌握電子文件的形成規律和分布狀況，提前列出屬于歸檔范圍的相關電子文件的清單，通過系統功能和人工監控將具有有機聯系的電子文件收集齊全。為維護電子文件的完整性，應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和無數據。

5.有效性原則，有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

二、電子文件的保管

電子文件保管的難度：數字形態的電子文件加大了日常保管和維護的技術難度。電子文件是以數字代碼形式存在的，要保證以數字代碼形式存儲的信息能被識別和理解，必須依靠具有相應的存取、處理和輸出等功能的軟硬件系統，從而增加了電子文件保管的難度;電子文件對計算機軟硬件系統有很強的依賴性，從而增加了電子文件管理成本;電子文件的物理結構與邏輯結構關系的復雜性，將直接影響電子文件的真實性、完整性、系統性和有效性;電子文件的共享性在給用戶利用電子文件便利的同時，也使得文件信息的安全受到嚴重威脅。如：計算機病毒和網絡黑客等;由于電子文件存儲介質的可重寫性，電子文件管理系統在生成、處理、保管和提供服務時，電子文件信息可以被便捷地進行增刪修改等操作。

電子文件保管的要求，歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理。避免挾、劃、觸摸記錄涂層;單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓;存放時應遠高強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離;環境溫度選定范圍：17攝氏度一20攝氏度;相對濕度選定范圍：35%一45%。

歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;如不兼容，應進行歸檔電子文件的載休轉換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內答的載體應按保密要求進行處置;對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率個低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施;對磁件載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年;檔案保管部門應定期將檢驗結果填人《歸檔電子文件管理登記表》。

三、電子文件的利用

電子文件的提供利用是指采用多種有效的方式、方法，直接提供電子文件及其信息加工成果，及時、準確地滿足用戶的利用需求。電子文件提供利用的方式和方法較多，常見的有以下幾種：館室閱覽，是指設置專門的閱覽場所，供利用者直接查閱利用電子文件。采取館室閱覽的優點：用戶直接利用檔案原件，保證利用的質量;可隨時進行咨詢，便于提高利用的效率;出借，是指按照一定的制度，將有關電子文件借給用戶利用的服務方式。在電子環境中，由于文件信息極易復制，它對提供利用的檔案信息內容和服務對象有很大的限制;復制供應，是指以電子文件公其信息加工產品的各種載體形式的復制件向用戶提供利用的一種方式;咨詢，是指檔案人員以電子文件信息為依據，以口頭或書面形式，為用戶解答有關電子文件及其管理狀況的一種服務方式;網站服務，是指檔案部門建立網站，提供多種信息服務，包括網絡檢索、網上展覽、在線咨詢、檔案網站導航等。

當今世界已步人信息時代，信息的社會需求量急劇增加和信息社會功能的巨大變化。使大規模開發利用檔案信息資源成為時代的必然。

參考文獻

[1]于英香.電子文件研究方法論轉向[J].檔案學通訊，2008（04）.