檔案收集整理的重要意義分析與研究

魏洪濤

摘要：檔案收集整理是我國事業(yè)單位的一項重要工作內容，檔案收集整理的過程對工作人員的耐心細致度有著較高的要求，檔案不僅記錄了事業(yè)單位各大會議的紀要，也側面反映出了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，是十分珍貴的記錄資料。因此，事業(yè)單位需加強對于檔案收集整理工作的重視度。本文主要分析了檔案收集整理對于事業(yè)單位的重要意義，結合普遍存在的問題提出了相關建議舉措。

關鍵詞：檔案;收集整理;分析與研究

事業(yè)單位檔案詳細記錄了單位的發(fā)展歷程及各項規(guī)章制度，體現(xiàn)了事業(yè)單位的業(yè)務工作狀況及完善工作制度的運動軌跡。檔案收集整理可真實反映事業(yè)單位的經營狀況，有著尤其重要的資料價值。分析檔案收集整理的意義有助于發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存在的經營問題，規(guī)范檔案收集整理的工作流程，將現(xiàn)代信息技術融入于檔案收集整理之中。

一、事業(yè)單位檔案收集整理工作存在的問題

我國事業(yè)單位在開展檔案收集整理的過程中，由于缺乏經驗指導，仍然停留在摸索探究階段，因此存在著以下不足之處。

第一，對于檔案收集整理工作缺乏重視。事業(yè)單位領導由于意識不到文書檔案整理對于相關工作開展的便捷性，未設置專門崗位來對檔案進行收集整理，用于檔案管理上的經費也不夠充足。缺乏專業(yè)人士致使檔案收集整理工作進展艱難，工作人員多為其他崗位兼職，他們缺乏檔案管理的專業(yè)知識與職業(yè)技能，故而在開展檔案整合管理工作時較為敷衍，無法探尋出將檔案收集整理工作與現(xiàn)代化信息技術有效融合的多元化途徑，同時也會使得檔案收集與整理的工作效率明顯降低。

第二，缺少科學完善的檔案管理制度。多數事業(yè)單位關于檔案收集整理工作的規(guī)章制度不夠全面化，在開展相關工作時，例如在事業(yè)單位管理層之間傳閱上級部門下發(fā)重要文件時，由于時間緊湊等原因，未對每一次的檔案傳閱工作進行登記記錄，給后期的檔案查詢帶來了較大的難度。

第三，檔案收集整理工作電子化程度較低。隨著現(xiàn)代化互聯(lián)網技術的發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案收集整理工作未與信息化技術進行有效融合。事業(yè)單位的檔案工作普遍還是依靠人力來完成，耗費巨大時間及精力，電子化技術僅能在輸入檔案目錄、檢索檔案上，依托互聯(lián)網技術的檔案收集整理電子化平臺未能搭建起來。

第四，資金投入不到位。檔案收集整理工作在事業(yè)單位中由于被邊緣化，領導對此項工作未投入充足的資金支持，致使事業(yè)單位的檔案管理室硬件設備跟不上，辦公環(huán)境面積狹小，達不到防高溫、防潮、防火等基本要求，極容易造成檔案的損毀。硬件設施的缺乏，未能給予檔案收集整理工作良好的基礎保障，檔案資料的安全得不到保證，給事業(yè)單位的工作開展埋下了隱患因素。

二、檔案收集整理的重要意義

（一）使得檔案管理工作更加規(guī)范化

檔案收集整理工作可有效促進事業(yè)單位的檔案管理工作，使其更為科學規(guī)范，以此來適應目前市場所需。使得事業(yè)單位內部的檔案管理制度更加健全和完善，能夠有效避免檔案記錄缺少登記的現(xiàn)象，事業(yè)單位可針對加急加密文件制定相關傳閱辦法，加強檔案文件的保管，杜絕檔案文件的丟失，一定程度上可加強機密文件的安全性。

（二）提升了業(yè)務人員的能力

檔案的收集和整理為領導層提供基礎材料，方便其做出相關決策。并在一定程度上可倒逼檔案管理工作人員提升其工作業(yè)務能力，真正體現(xiàn)出檔案資料的價值，對于檔案管理有了正確的認識也會促使領導層任務和員工加強對于檔案管理的重視程度。檔案管理人員熟悉現(xiàn)有的檔案管理政策制度，強化相關工作人員正確收集整理檔案的工作流程，避免日常工作中出現(xiàn)不必要的失誤。充分掌握檔案收集整理工作的要點，工作人員才能在日常開展工作時對現(xiàn)有工作辦法進行改革與創(chuàng)新。

（三）促使檔案管理的信息化發(fā)展

信息技術的發(fā)展帶動了檔案管理工作的高效進行，這在一定程度上使得工作人員的工作壓力和工作量有所減輕。為適應時代發(fā)展所需，增強事業(yè)單位檔案管理的工作效率，事業(yè)單位向社會購買線上平臺搭建服務，由專業(yè)公司設計檔案網絡平臺設置的具體方案，實現(xiàn)不同檔案對不同權限人員的開放。此外，在搭建檔案信息化平臺時，需加強對于網絡安全的配置，以免造成機密檔案的外泄，給事業(yè)單位的工作造成負面影響。

三、加強事業(yè)單位檔案收集整理工作的建議

為進一步加強我國事業(yè)單位的檔案收集整理工作，可采用以下舉措來實現(xiàn)：

第一，強化檔案收集整理工作的重視度。事業(yè)單位一把手應組織召開關于加強檔案收集整理工作的專題會議報告，使單位員工包括崗位直接負責人意識到加強檔案管理的必要性，使領導層意識到檔案對于領導層做決策時提供輔助作用的重要意義。從而加強檔案收集整理崗位工作人員的工作態(tài)度，認真細致的做好紛繁復雜的檔案收集整理，從工作中總結出快速查找檔案資料的便捷方法。有關單位及部門必要時還可以通過招聘的方式進行具有專業(yè)知識以及職業(yè)技能的人才吸納，讓專業(yè)進行檔案管理的人才來進行事業(yè)單位的檔案管理工作。這樣一來，不僅檔案管理的工作效率能夠得到提升，檔案的日常保管以及存放也會變得更加科學合理。

第二，加大檔案管理工作的資金投入。事業(yè)單位當前的檔案室和工作環(huán)境還需要進一步改善，相關領導應增強經費在檔案管理工作上的投入程度。給檔案工作人員配備充足的軟硬件設備，例如空調、防火器械等，使得檔案資料能夠得到應有的保障，不會出現(xiàn)人為因素所造成的侵損，造成珍貴檔案丟失。

第三，監(jiān)督檔案管理工作的開展。為避免檔案損毀造成嚴重的工作影響，事業(yè)單位相關工作人員應定期對檔案管理工作進行自查，檢查所借閱的檔案是否己及時交還，檔案登記材料是否有缺失等，同時還應對檔案收集整理制度不斷進行完善，提升檔案收集整理的工作效率，以保障檔案管理工作的有序開展。但這也需要負責檔案監(jiān)督管理的有關工作人員，擁有較高的職業(yè)道德以及職業(yè)操守，確保其在職期間不會利用職務之便偷竊單位檔案機密，進行任何違法犯罪活動。故而對于進行檔案監(jiān)督與管理的工作人員的選拔，應當格外注意。

第四，進行智能化、信息化檔案管理系統(tǒng)的建立。由于社會的發(fā)展，使得信息技術也在不斷的進行發(fā)展與革新。很多企業(yè)與單位為了方便日常的工作與管理，都引起了基于無線傳感而設置的網絡平臺與管理系統(tǒng)，來對繁重瑣碎的工作進行歸納與管理。在這種狀況下，事業(yè)單位的檔案管理去紙質化是聯(lián)結社會，與其他企業(yè)單位接軌的必行之策，故而在事業(yè)單位的檔案管理部門建立數據化的檔案管理系統(tǒng)是很有必要的。它能夠方便檔案數據的查詢與更新，也能夠極大的方便檔案遷入與轉出的交接工作的進行。當信息化的檔案管理系統(tǒng)建成后，就不需要經常翻動紙質檔案來進行有關文件與信息的查找了。但是需要注意的是，由于檔案本身的絕密性，導致其數據信息系統(tǒng)一旦建立，就隨時有被不法分子竊取并破壞的可能。為此，有關的事業(yè)單位可以選擇使用虛擬專用網絡來對電子化檔案信息進行網絡安全保護，降低電子化的檔案信息被他人竊取的可能性。

四、結束語

綜上所述，檔案的收集整理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展來說具有非常重要的意義。面對其中存在的一些問題，我們應該積極采取措施解決。要使檔案管理工作充分發(fā)揮應有的價值，更好的為事業(yè)單位服務。

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