會計檔案電子化展望

摘要：本文通過介紹會計檔案電子化的發展趨勢、應用前景，回顧主流信息技術：如云技術、電子簽名、電子發票、區塊鏈技術對會計檔案電子化的影響;最后，本文針對會計檔案電子化發展趨勢提出企業應對會計檔案電子化舉措。

關鍵詞：會計檔案;電子化;信息技術

一、前言

隨著信息技術快速發展，越來越多企業將面臨會計檔案電子化的抉擇，雖然履行會計核算監督職能的工作已幾乎全部電算化，但是會計記錄所依據的原始憑證尚停留在紙質和紙質+電子檔案時代，極少企業實現全面電子化。企業會計檔案電子化不是單一的，個別的案例，而是需要系統的創新。在法律層面，財政部，國家檔案局于2015頒布新修訂的《會計檔案管理辦法》，對電子化會計檔案做出了明確要求;在技術層面，隨著信息技術的發展，特別是云技術，區塊鏈，電子簽名，電子發票，智能讀取設備的應用，會計檔案電子化在技術上已經不是阻礙;在經濟可行性方面，會計檔案的電子化將在管理效率，辦公成本，數據共享，大數據，信息安全應用方面帶來顯著回報。基于以上三點，本文將探究會計檔案電子化對企業的影響以及企業應對會計檔單電子化舉措。

二、會計檔案電子化對企業的影響

（一）更高信息檢索效率，顯著提升財務分析，審計工作效率，電子化檔案隨時查詢，而紙質檔案的查詢需要檔案管理人員協同，授權審批煩瑣，效率低下;

（二）更安全的檔案，紙質檔案存在損毀，丟失風險，篡改，偽造，變造風險，而電子檔案隨著信息技術進步，檔案的真實，完整，準確將在技術上得到全面提升，一方面，電子簽名，電子合同，電子發票等技術，可以從會計檔案來源端實現電子化，能夠為相關交易或事項提供相關可靠的證據。另一方面區塊鏈，云技術的運用將會計檔案被篡改，損毀，滅失的風險降到最低;

（三）更低的檔案管理成本，電子化檔案無須物理環境檔案室，減少物業相關的租金能源，無紙化節省紙張打印機費用，檔案管理相關流程全部內置于檔案信息管理系統，節省相關人員成本;

（四）更多的檔案增值服務，針對信息化的會計檔案，管理會計相關的分析預測職能將顯著提升，基于不同維度的分析預測成為可能，電子化的信息檔案，將顯著提升信息顆粒度，以電子化合同為例，基于合同的信息的生成、記錄、執行、回顧，構成了財務分析預測的基礎，財務工作者將從合同維度提供費用，資金相關的預測分析數據，亦可從合同維度提供預算控制，采購成本控制方案，最終實現管理決策的效率效果提升。

（五）推進前端業務流程的變革，更加注重會計信息生成相關的內部控制，會計檔案電子化后，會計人員的工作重心是確保會計信息生成記錄處理的相關信息系統運行有效，設計維護必要的控制程序確保電子檔案信息真實完整準確。

（六）更加安全的信息，紙質檔案存在泄密，盜取，非授權查閱等風險。電子化檔案隨著信息加密技術，人員，企業身份認證技術的發展，企業會計電子化檔案將比紙質檔案更加安全可靠。

（七）拓展會計檔案的內涵，傳統會計檔案指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，企業在存檔中側重會計憑證，賬簿和財務報告的存檔而忽視與會計相關合同協議，重大決策判斷，財務報告相關的內部控制等存檔，導致編制財務報表過程中相關交易，披露不充分，財務報告存在舞弊或錯誤導致的重大錯報風險，會計檔案電子化以后，基于會計檔案生成的信息系統，檔案的傳輸，讀取，輸出，格式已發生顯著變化，相關信息系統和應用技術構成會計檔案重要組成部分;

（八）推進會計檔案信息共享溝通，電子化的檔案信息方便檢索獲取的同時，亦為公司溝通決策提供基礎，電子化的會計檔案結合現在移動信息技術，互聯網信息技術，將顯著改變信息共享溝通的范疇，屆時基于業務，流程，交易的可視化，圖形化的溝通將帶來更加直觀的體驗。

顯然，會計檔案電子化大勢所趨，雖然目前還不具備全面取代紙質檔案的條件，但是在可預見的未來，會計檔案電子化將極大發揮其經濟價值，即會計檔案不僅是記錄過去，監督過去，而是預測決策未來;

三、主流信息技術影響會計檔案電子化主要方面

（一）云技術，影響會計電子檔案的存儲地址，以前會計電子檔案存放于公司服務器硬盤上，云技術后，所有數據存在在第三方云服務器上，有第三方提供檔案的保管，降低由于斷電，自然災害等極端條件導致數據丟失損毀的風險，另外云技術實施，基于云平臺的數據的安全性，保密性由更加專業的云服務商提供，企業在會計電子檔案管理方面存在更加緊密的分工;

（二）5G技術，5G技術加速移動端應用指數級增長，針對電子檔案，電子檔單的生成環節將更多來源于智能化的移動終端，比如手機，實現數據生成即存儲，低延時;在檔案查詢方面，響應更多移動端即時輸出請求， 在移動端可以繪制出交易記錄的全息圖（流程的整個生命周期，業務流程各節點，各節點相關的控制，交易事項產生會計記錄）;

（三）電子簽名技術，電子簽名指在數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據，此技術作為目前B2B端重大且應用廣泛的基礎技術，成為取代紙質合同合約協議的馬前卒，電子簽名作為電子合同推廣的基礎技術，基于簽約人真實身份的認證技術，此技術的應用將會計電子檔案被篡改，偽造，變造的風險降到更低;未來會計電子檔案的工作重點不再是鑒定識別會計原始憑證的真偽，傳統紙質檔案存在舞弊導致簽名偽造，蘿卜章等問題，而電子檔案生成控制環節已經能夠規避文檔被偽造，篡改，基于電子簽名的協議在法律層面為簽署方的真實意愿表達，除非惡意串通，電子簽名技術將檔案的真實完整有效提升至更高水平;

（四）區塊鏈技術，區塊鏈技術核心的分布式記賬技術+共識機制+加密算法，區塊鏈技術保證數據生成記錄具有不可篡改性，一旦將數據在區塊鏈上寫入記錄并加以驗證，后續不可篡改，區塊鏈目前廣泛應用于智能合約，金融領域，未來亦可改善會計電子檔案的安全性，提高電子檔案可信程度;

（五）電子發票，隨著電子發票的廣泛使用，在電子發票存檔環節仍然存在打印紙質發票存檔的現象，降低了電子發票使用效果，隨著金稅三期實施，在國家層面建立電子發票數據庫，電子發票存檔將告別紙質時代，會計原始憑證電子化為會計檔案電子化邁出了第一步，隨著電子發票的存檔技術完善，電子發票作為會計檔案重要組成部分，將發揮承上啟下的關鍵作用。

四、企業應對會計檔案電子化舉措

（一）認清形勢，企業高級管理層明辨會計檔案電子化利弊，評估企業現狀條件，明確是否將會計檔案電子化作為挑戰目標，技術變革是一個量變到質變的過程，就像3G取代2G，就像三星這種企業不遺余力推進產品數字化，這需要企業高級管理層的魄力勇氣決心，也是企業構建競爭力的關鍵。

（二）積極準備，隨著信息化技術的發展，信息技術應用已經是企業生產要素的基本要素，在技術可行，經濟回報合適，企業加大信息技術投資可以帶來超額回報，在會計檔案電子化領域，企業可以從組織協同與溝通，大數據分析運用等方面，提前預判，積極儲備相關的人力，安排投資預算，積極布局發展，做到敢為人前，敢為人先。

（三）長期規劃，會計檔案電子化只是信息化大潮中的一朵浪花，需要整個信息系統環境迭代升級，企業應當明確信息技術應用目標，制定信息技術中長期發展計劃，其目的就是在信息化中投入最優，產出最大。這需要企業高級管理層在信息化中進行頂層設計，明確各個應用系統目標指向，系統之間的相互關聯，數據的傳輸等。

五、結語

綜上所述，企業在信息時代下，重視數據的收集存儲，發揮數據的價值，改進管理決策效率，會計檔案電子化將是一個不斷實踐創新過程，在這個實踐中借鑒創新，整體布局，靈活分工，做到成本最優，將會計檔案價值發揮到最大。

作者簡介：

楊森，重慶東銀殼牌石化有限公司。