司法改革背景下法院數字化檔案建設路徑研究

董金鳳?周佳蕓?錢岑

摘要：隨著社會的不斷進步，信息技術的廣泛應用，檔案管理工作也在向著信息化的建設方向發展，旨在通過檔案數字化建設來提高檔案管理的質量和效率，讓法院檔案資源的價值得以最充分的開發與利用，為法院審判體系的完善、審判能力的提升提供參考依據。這不僅是檔案管理工作進一步發展的內在需求，也順應了當前司法體系改革的要求和規律，更是促進了法院的跨時代性發展。但在具體的實踐過程中由于管理制度不科學、管理隊伍能力發展失衡以及對信息技術的利用程度偏低都方面的影響，數字化檔案的建設工作始終無法取得預期的效果。若想改變現狀就需要做出系列調整和優化。在此，文章就詳細的論述了法院開展數字化檔案建設工作的意義，分析了建設中存在的問題，并針對現狀提出了對應的解決對策作為參考。

關鍵詞：司法改革;數字化檔案;建設意義;存在問題;建設路徑

一、引言

早在十七大會議中就對提出了司法改革，旨在通過對司法系統的進一步規范

化來確保司法的公平、公正，提高司法能力，踐行司法為民，從而為切實維護人民的利益、促進經濟的發展與社會的和諧與穩定提供有力的司法保障。人民法院也在這樣的大環境中對各項司法工作的開展進行了調整和優化，其中檔案管理工作的創新與發展則成了司法改革之下人民法院最為重視的一部分，再加上當前數字化建設已成了社會各個領域發展的必然趨勢，鑒于此，人民法院也將焦點放在了數字化檔案建設的工作中。

二、開展數字化檔案建設的意義

（一）有助于提高法院審判工作能力。檔案數字化能夠提供詳細、即時的數據信息，使查詢資料變得非常方便快捷，檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調用中心。那么法官在調閱和使用案件資料時就能更加便捷、途徑也更加多樣，對檔案資料信息也能一目了然、全面掌握。如此不僅解決了調卷難的問題，也極大的提高了審判效率。

（二）有助于檔案資料實現更高的社會價值。當前法院系統的檔案數量越來越多，涉及的內容和領域也更加復雜、繁瑣和多樣，傳統的人工管理模式有著極大的難度。而數字化建設則能極大的節約檔案的存儲空間，它可以按照檔案資料存儲時間的長短、利用價值的高低、重復使用頻率等對海量的檔案資料分門別類，方便法官及其他用戶隨時查閱。尤其是法官在查閱一些時間久遠但并未結案的案件時更加便利。如此檔案資料的價值就被充分的利用了起來。

三、法院檔案建設中存在的問題

（一）信息技術的利用程度偏低。在具體的建設過程中信息技術的并沒有得到最充分的利用。比如管理軟件的使用。一方面當前法院在管理檔案資料時所使用的軟件部分是從社會渠道購進或者被推薦的，某種程度上是與法院的實際工作不相符的，另一方面也有部分軟件是上級機關統一認定或者研發的，具有普遍性，并不適合所有的法院系統;而更重要的是這些軟件幾乎都是同步運行的，這就導致了數據、資料之間的難以兼容和整合。

（二）建設機制不完善。社會是不斷發展的，政策也會隨之而變化，社會對檔案服務的標準和要求也在不斷的提高，因此原有的檔案制度就具有了明顯的滯后性特點。比如對檔案的歸檔流程、行為、時間以及如何開展數字化建設、應該遵循和的原則和流程等并沒有做出規范而明確的規定、管理和借閱使用時也沒有針對后果制定違規懲處制度，致使資料丟失、損害，在數字化建設中也無法確保資料的完整性。

（三）管理隊伍發展不平衡。目前的檔案管理隊伍專業人員偏少。很多管理人員對信息技術的運用只體現在文件的輸入、輸出和傳送等基本功能上，對于如何將文件、資料等轉化成數字化、如何進行妥善保存，又經過怎樣的授權才能訪問以及當信息載體出現異常時或被入侵時怎樣防范和控制等更加深入的知識和技能掌握的并不熟練，這樣的人才也相對較少，不足以完全滿足海量檔案的數字化建設需求，從而影響了數字化建設。

四、司法改革背景下法院數字化檔案建設路徑

（一）依托信息技術完善數據庫。檔案數字化建設是需要有一個完善的數據庫和網絡體系來支撐的，因此法院就需要針對自身的特點以及工作需求來加強對檔案數據庫的建設，從而建立起法院檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，規范檔案數據化的技術系統，逐步建立互通兼容系統，使各種電子檔案在通用標準下順暢轉換，確保能對各類電子檔案予以及時的存儲和歸類，方便使用者對其進行查詢和借閱。例如，利用關鍵詞檢索、姓名檢索查找犯罪嫌疑人、被告人的犯罪前科，利用建立起的專題編研成果，為法官辦案提供案例參考，為領導決策提供信息支撐。

（二）打造優質隊伍提升建設水平。針對當前人才隊伍發展的不平衡性和數字化建設對人才的標準和要求，法院要提供各種平臺和機會對在職檔案管理人員進行教育培訓，不僅要大力宣傳檔案管理意識，讓他們樹立起正確的管理理念，端正工作態度，同時也要通過檔案管理理論知識、政治常識、法律常識等的專項教育活動來提升他們的思想覺悟、提高業務管理水平，更重要的是可以鼓勵在職人員參加社會信息技術教育機構來學習信息技術，或邀請、委托、聘請該領域的專家、教授等進行現場教學和指導，讓管理人員既能學到知識，也能完善實踐活動，更好的將理論與實踐融合起來。另外，在任用或錄用管理新成員時，法院方可以著重考慮其道德修養和信息技術應用能力，以便他們能盡快的適應工作環境，如此來推動數字化檔案的建設工作。

（三）提高數字化管理。在管理工作中利用網絡光纖與硬盤的連接陣列，提升數字化檔案管理的系統性，同時增加系統內部的儲存量。其次，對磁盤陣列產品的結構和硬件的組合要按照嚴格的標準進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數字化檔案管理提供了系統保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統的維護功能，使得數字化檔案的管理可以實現在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

（四）建立完善規章制度。規章制度是各項工作開展的重要保障，法院要基于自身工作的實際情況制定出完善的規章制度。比如制定具體的工作標準、建設的內容、每個人的職責范圍、考核標準及指標等，這樣就能對管理人員等行為進行有效的管理和控制，增強工作的標準化程度，為整合應用檔案數字化資源創造條件。另外，針對檔案資料的保密工作，制定科學的責任制度，便于責任落實到人。比如分管院領導要對整個檔案部門負責，管理人員按照自己的職務和工作范圍做好保密工作，保密部門監管并向檔案管理人員傳達相關的保密規定，尤其是一些極其要緊和機密的檔案資料原則上不予公開，若確實需要使用該檔案，那么必須要經過辦公室、原承辦部門審核，分管院領導批準;通過U盤為載體存儲的檔案資料也不能交叉使用，應該嚴格區分檔案室局域網、法院系統專網和外網，做到物理隔離，從源頭杜絕泄密行為的發生，確保檔案數字化建設的順利開展。

五、結語

概括而言，基層人民法院開展數字化檔案建設工作是司法系統發展的內在需求，也是檔案管理工作發展的必然趨勢，但針對當前數字化檔案建設中存在的問題，法院應當予以重視，并通過隊伍建設、平臺建設、制度建設等來改善現狀，為數字化檔案的建設工作營造良好的環境。

參考文獻：

[1]梁智怡.司法改革背景下人民法院信息化建設思考[J].信息化建設.2016：24.

[2]張世紅.海南法院檔案數字化模塊構建與流程設計研究[J].山西檔案.2014（03）：62-64.

[3]項永峰.檔案數字化管理體系建設的問題研究[J].辦公室業務.2019（06）：47.

作者單位：江蘇省盱眙縣人民法院