事業單位檔案管理的電子化與現代化探討

彭惠平

摘要：事業單位是我國的一類職能單位，具有社會服務性和公益性特點。作為重要的社會服務組織，事業單位承擔的工作項目很多，涵蓋教育、科技、文化等。而檔案資料是對各項活動的記錄，是開展工作的依據和標準，因此要進行科學的檔案管理。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子化;現代化;探討

一、事業單位實現檔案管理電子化與現代化意義

信息時代的出現，給很多方面的工作帶來巨大的變化。對于檔案管理來說，出現的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據此，事業單位作為檔案資料十分豐富復雜的單位，實現檔案的電子化與現代化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動檔案資料的利用和開發。在新的時代背景下，檔案管理實現數字化轉變，檔案資料的形成、存儲和管理，都需要借助互聯網的先進性，實現現代化管理。對事業單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數字化要求，需要實現電子化與現代化發展才能適應這種要求，滿足新時期的要求。利用信息技術進行事業單位的檔案管理，進行數據資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。

二、事業單位實現檔案管理電子化與現代化措施

（一）實現檔案的無紙化保存

這是事業單位實現檔案管理的電子化與現代化的基礎和前提。因為過去事業單位以紙質的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準備專門的適宜的保存場所。因此要普及電子化與現代化管理，首先需要實現所有檔案資料的無紙化保存。事業單位需要利用新的電子載體，將過去的紙質檔案資料以及新出現的檔案資料，以數字化保存。事業單位將所有的檔案資料轉變成數字信息，方便進行查閱和共享，提高了工作效率。

（二）加強信息化基礎設施建設

事業單位進行檔案電子化與現代化管理，還要有基礎設施建設的支持，需要有較高的建設水平，提供設備支撐。一方面，要加強信息化基礎設施建設，事業單位要配備計算機、網絡，控制好儲存環境，做好溫度、濕度、通風的控制。借助大數據技術等建立檔案信息化平臺，配備數據庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進專業軟件和設施，進行檔案資料的電子化轉變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進軟件落實檔案資料的動態更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業單位要完善數據庫建設，科學進行檔案資料的錄入、分類、目錄建設、整理，建立科學的查詢系統。借助信息技術加強對檔案資料的開發工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

（三）優化信息服務功能

事業單位落實檔案管理信息化建設，需要與多個部門和單位溝通合作，所以事業單位要積極與這些部門和單位溝通，建立相連的檔案管理系統，實現一體化管理，尤其是事業單位內部，需要建立統一的檔案管理平臺，為每個部門開辟單獨的檔案模塊，并設置交互式交流模塊，推動單位內部檔案信息的溝通和傳輸;同時設置對外接入的端口，積極與其他業務單位相連，獲取全面的信息，比如對某位黨員干部的個人信息，需要與人社局的學籍檔案信息等相結合，統一全面的信息，提供個性化服務。積極借助微博、微信等新媒體技術，對黨員干部所有工作和活動的情況進行實時交流和資料收集，進行實時跟蹤，保證檔案資料的實時更新，避免資料丟失和損毀。

（四）完善管理制度建設

事業單位要聯系檔案工作實際，建立獨立的管理部門，負責對單位的所有業務信息監督、歸檔和管理;借助信息技術打造一體化的檔案管理系統，收集全面的檔案數據資料;將檔案資料的記錄和歸檔列為績效考核的一部分，嚴格按照相應標準進行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學的獎懲機制，提高工作人員的積極性。單位還需要對檔案信息化管理的各個環節進行詳細分析，加強對檔案內容的分析和判斷，以及強化對業務工作的分析，提升檔案管理的效率。同時加強與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規范性和全面性。事業單位還需要對檔案管理的各個環節進行詳細分析，加強對檔案內容的分析和判斷，以及強化對業務工作的分析，提升檔案管理的效率。同時明確檔案信息管理的責任劃分，將責任落實到具體的工作人員，方便進行績效考核和出現問題時追責。同時，因為檔案內容繁多，容易出錯，而內容的意義重大，所以要有專業檔案管理人員負責進行檔案信息的收集和整理，并進行編目和分類，同時加強與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規范性和全面性。對于檔案的管理，建立與之匹配的考核機制，定期評估管理成效，對出現問題的管理人員和部門進行懲罰。尤其是在部門進行檔案檢查時，如果發現出現問題，需要先與檔案管理人員進行合計，查看是否是檔案信息記錄時出錯，以避免出現錯誤操作。

（五）提升檔案管理人員的專業水平

針對事業單位的檔案管理工作實際，為了實現電子化與現代化管理要求，要定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，提升信息技術的掌握和應用水平。對此，事業單位需要安排專業人員進行檔案管理，避免出現兼職;重視提升管理人員素質，強化檔案管理理論知識和技能的培訓，重點在于利用信息技術進行檔案管理的能力的提升;定期組織開展檔案管理相關知識的培訓，強化思想素養的提升，指導管理人員建立科學的職業道德品質，提升對工作的責任意識，強化對相關法律法規的認識;強化對專業軟件的操作，進行訓練和提升，提高信息水平;定期組織開展討論會議，針對檔案工作進行分析和評估，挖掘存在的問題，思考電子化管理的途徑;針對這項工作建立科學的指標，將之列入到績效考核中去，配合先進的獎懲機制，提升工作人員的積極性;另外鼓勵對檔案管理進行創新，提出自己的意見和看法;強化檔案的規范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標之一。

（六）整合信息化檔案資源

事業單位需要加強對檔案信息的收集和整理，進行科學的編目和分類，建立檔案數據庫，實現檔案資源的整合和應用。單位要對檔案資源進行集中統一管理，盡量整合資源，提供先進的條件進行資源的挖掘和分析，發揮其潛在的價值。同時進行集中管理，也可以避免檔案管理工作中出現錯誤和漏洞，保證資料的全面性，提升檔案管理效率。因為單位提供的服務涉及到的對象比較廣泛，來自于天南海北各個地區，有的還是其他單位聯合服務的，所以有時需要從這些地區和其他單位調動資料。所以整合檔案資源，一方面將分散在各個地區和其他單位的資源集中到一起，完善檔案部門落實基本功能的基礎條件，另一方面按照能夠最大限度地根據社會對于服務的要求，進行檔案資源的優化配備和整理加工。只有通過檔案資源整合，才能把檔案工作真正作為向單位提供利用價值和信息服務的工作。

三、結束語

事業單位檔案管理實現電子化與現代化的發展趨勢已成為時代發展下對事業單位發展的必然要求。在新的時代背景下，傳統的檔案管理模式已難以適應新形勢下事業單位的發展，所以需要對檔案管理進行創新，引進先進技術，實現電子化與現代化管理。但是在這個過程中，需要保證適應市場經濟體制下的要求，能夠更好的推動事業單位的發展。

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