基于信息化視角的會計檔案管理研究

龍梅

摘要：企業財務是企業進行自我發展的基礎，為此會計檔案管理研究成為企業最為關注的話題。信息化時代的到來，為企業會計檔案管理提供了良好的發展機遇，企業能夠通過充分運用信息技術實現會計檔案管理的現代化建設。本文從信息化條件下的會計檔案管理研究人手，對當前企業會計檔案管理形勢進行了分析，并指出了會計檔案信息化過程中的缺陷，最終提出了相應的有效對策以供參考。

關鍵詞：信息化;會計檔案管理;形勢分析;缺陷;對策

引言

會計檔案管理是企業檔案管理工作的重要組成部分，其中記載著企業財務發展的歷程、財務發展的情況、財務報表、資金流轉情況等內容。這些資料都屬于企業內部的機密性材料，能夠為企業的信息決策提供過依據，對企業未來良好的發展具有重要的意義。為此，企業必須將會計檔案管理作為企業管理的重點工作，充分利用信息化的特點，實現會計檔案管理的現代化建設。

1.當前會計檔案管理形勢分析

社會信息化條件下，為會計檔案管理帶來了一些新形勢和新變化，主要表現在以下三個方面：

第一，與電子檔案及電子安全相關法律法規的出臺為應用電子會計檔案提供了基礎。近些年來，國家頒布的有關信息與網絡技術的相關法律法規相繼出臺使得電子檔案管理在法律上也得到了相應的肯定。如，2012年8月出臺的《電子檔案移交與接收辦法》，對電子檔案移交與接收工作進行了規范，并且明確了電子檔案載體的標注內容和存儲結構。類似上述這類法律文件的出臺，為電子會計檔案管理提供了法律保障，使電子會計檔案管理具有可實施性[1]。

第二，電子商務、網絡銀行等的發展使得原始憑證以電子數據的形式存在。原始憑證是會計檔案管理的重要組成部分，也是經濟業務發生或完成的證明，并且傳統的原始證明均已書面和紙質的形式存在。然而，隨著電子商務和網上銀行的發展，原始憑證開始以電子數據的形式存在，越來越多的經濟業務證明不再以紙質的形式產生，原始憑證形態的變化定會使得會計檔案管理的形式發生相應的變化。

第三，會計檔案的信息源作用將會逐漸受到人們的重視。會計管理信息化的主要目標就是實現會計職能由傳統財務會計向現代管理會計理念轉變。在這一轉變過程中，傳統的財務會計系統加工處理形成的財務固化信息已經難以滿足企業內部管理者的信息需求，因此會計人員將會更加注重檔案信息源的作用，并且通過各種數據處理工具來滿足企業科學的管理對經濟信息的需求。

2.當前會計檔案信息化中存在的缺陷

2.1宏觀管理存在缺陷

現存的有關會計檔案管理的法律規范體系主要1984年頒布的《會計檔案管理辦法》，該辦法在1998年獲得第一次修訂，在2011年7月又再次提出修改意見。盡管修改意見已經提出，然而最終的定稿仍未正式確定和發文，并且在修改的內容上也是部分的修訂與補充，并未發生實質性的改變，對電子檔案管理的具體內容以及形成過程規范也沒有涉及，使得會計檔案管理信息化的宏觀管理存在明顯的缺陷[2]。

2.2電子檔案管理未得到重視

在我國，會計管理工作主要由各級的財政管理部門負責，與此同時行業部門對其所屬單位的會計工作肩負著指導、管理和監督的責任。然而，在實際工作中，由于受到人力、物力和財力的限制，各級財會部門的管理人員并沒有對單位具體的會計工作實施有效的管理，行業主管部門在會計管理中發揮的作用也逐漸衰弱，管理機制落實不夠到位，電子檔案管理處于一種無人問津的狀態，嚴重缺乏重視。

2.3會計軟件存在問題

傳統的會計檔案管理，在會計電算化階段需要從紙質的憑證中選取部分的信息手工輸入到電算化系統之中，通過部分軟件的掃描能夠將紙質轉化為電子圖片存放于系統的數據庫中，這一做法比較適合紙質原始憑證。但是，隨著電子發票等的出現，許多大量的原始憑證開始以電子數據的形式存在，而現有的軟件不能直接對電子數據源進行轉換，從而導致會計信息與原始業務數據源之前的聯系被割斷。

3.完善會計檔案信息化的有效對策

3.1對相關法律法規進行完善

信息化背景下，會討檔案最大的變化就是反應經濟業務的原始憑證以及反應會計業務處理過程的記賬憑證、報表等的電子數據化，這就對會計檔案管理相關的法律法規提出了更高的要求[3]。會計檔案管理相關的法律法規不能僅停留于對原始法規的修改和補充上，而應該進行不斷地創新與突破，依據電子數據化所帶來的變化，并結合現有的《檔案法》、《會計法》等內容，對電子檔案管理的法律法規的概念、內容、傳遞和保管等進行不斷的補充和完善。

3.2重視宏觀管理

依據目前我國會計檔案管理信息化的現狀，單位會計檔案管理工作的質量和成效不佳，這主要與部門宏觀管理的不善和缺失有關部分省份已經初步建立起了會計人員工作考核機制，并且通過稅務部門的信息反饋對會計人員的工作水平和工作表現等進行考核與評分。雖說這一做法在某種程度上有利于稅務部門征稅工作的順利進行和開展，但是其在目的和程序上依舊比較片面。因此，要全面加強單位會計檔案管理的工作，首先還是要加強會計檔案工作的宏觀管理，將管理的主體由會計人員轉向企業，并依據會計法的相關規定來規范會計檔案管理工作的各項內容。同時，會計管理部門應該將會計檔案管理的各項條例納入企業會計基礎工作的內容之中，并結合各方信息對企業會計工作進行年度考察，并且將這種考察與單位的稅收檢查與優惠以及信用評級等進行相互的關聯，在此基礎之上來不斷完善單位會計人員的考核機制，以此來實現對企業單位會計檔案管理工作的宏觀管理。

3.3對平臺建設給予重視并加強標準化建設

加強會計檔案信息化管理平臺的標準化建設，主要從兩個方面人手：其一，要重視原始憑證標準化和交換平臺的建設，不斷提高會計軟件對電子原始憑證的處理能力。在會計電算化時代，賬務系統的唯一人口就是記賬憑證，各業務系統的外部數據主要依靠手工輸入。而在會計信息化時代，電子數據逐漸增多，需要通過標準接口完成原始憑證的導入。而要實現這一過程，就必須建立電子原始憑證的元數據標準，形成電子原始憑證數據交換平臺，從而為會計軟件自動處理原始憑證打下堅實的基礎。其二，要重視會計檔案歸檔的標準化建設。信息化條件下，會計檔案歸檔的保管可以采用紙質形式，但這種形式不利于數據的二次利用，為了能夠有提高數據的二次利用，可以采用電子文件的形式，通過運用XBRL技術實現平臺與軟件的無關性，從而不斷完善電子檔案的生成和歸檔工作。

4.結語

信息化時代的到來為企業的會計檔案管理帶來了機遇，通過計算機技術與互聯網平臺實現電子檔案資料的管理，大大提高了檔案管理的質量和效率。當然，在會計檔案信息化管理的過程中也存在著一定的缺陷，需要通過各項措施的實施加以有效解決。

參考文獻

[1]劉錦萍，王雪.淺談信息化環境下中小企業會計檔案管理問題[J].中國管理信息化，2014（i7）

[2]湯志星.信息化環境下單位財務會計檔案管理的創新[J].辦公室業務，2013（05）.

[3]李業巍.網絡信息化環境下會計檔案管理[J].辦公自動化，2015（04）.