科研院所外事工作創新管理研究

摘要：本文根據科研院所外事管理的需求，建立了一種新型科研院所外事工作管理方法，該方法從流程梳理，創建指南和建立集成表單三個主要方面入手，全面提升科研院所外事工作的效率與準確性。

Abstract： According to the needs of foreign affairs management of scientific research institutes， this paper establishes a new method of foreign affairs management in scientific research institutes. This method starts from the three main aspects of process combing， creating guides and establishing integrated forms to comprehensively improve the efficiency and accuracy of foreign affairs of scientific research institutes.

關鍵詞：科研院所;外事工作;創新管理

Key words： scientific research institution;foreign affairs;innovation management

1? 研究背景

因公臨時出國（境）團組管理具有手續復雜、信息量大、時效性強等特點。各類團組有組團、參團的差別，也有因團組成員構成導致的各種審批、辦理流程方面的重大差異。粗略統計，最復雜的團組辦理流程中與組團單位相關的步驟就有六、七十個，涉及表單十幾類。

與此同時，各單位負責團組辦理的人員相對較少且極不穩定，所以動蕩的人力資源保障與復雜的團組辦理流程間形成了不可調和的沖突，以致團組辦理過程中問題頻出，周期不定，給國際合作事務的推進和各職能部門的工作秩序都帶來了很大的影響。

所以迫切需要建立一套高效便捷的運營管理體系，為團組辦理工作提供保障和支持。

2? 管理思路的建立

應用運營管理體系建設（AEOS）理念，梳理優化團組管理工作流程，集成流程運行保障相關要素，建立因公臨時出國（境）團組管理業務域運營管理體系，從而實現流程高效、信息集成、知識傳承、數據積累，在提升團組辦理工作效率的同時，也為流程效率的持續提升提供載體和信息支撐。

2.1 體系建設及優化的核心思路

①確定流程關鍵路徑—其它活動并行;②縮短關鍵路徑時間—多種預案備選;③建立表單數據關聯—數據自動集成。

2.2 體系實現的主要功能

①精細業務指南;②自由剪裁流程;③自動生成“寬松”和“緊迫”兩種倒排計劃;④多項目進程監控;⑤快速聚焦當前任務;⑥特殊情況說明;⑦項目周期數據統計積累;⑧團組信息自動歸集。

3? 新型管理方法

3.1 流程梳理

面向因公臨時出國（境）團組管理，我們梳理了相關業務流程和管理要素，清理出各個業務環節涉及的管理表單以及表單的應用場景。完成了《因公出國（境）流程圖》、《因公出國（境）流程要素清單》、《因公出國（境）流程表單》。

3.2 創建指南

高效實用的工具是實現管理理念的重要保證。為了確保流程和各項管理標準落地，在流程和要素清單的基礎上，創建了《團組辦理指南與進程監控表》，從而進一步細化步驟、明確標準、提示風險、監控進程、聚焦任務，同時積累體系運行數據。

建立《團組辦理指南與進程監控表》，通過建立該表，實現以下幾個主要功能：

3.2.1 精細業務指南

通過精細梳理團組辦理流程，細化各步驟需要完成的具體工作，形成團組辦理業務指南。結合“任務”、“工作內容”及“特殊情況說明”板塊內容，無經驗的團組辦理新人可快速掌握團組辦理流程，明確操作標準，及時預判關注風險，學習積累特殊情況處理方法;而有經驗的團組辦理人員可使用此表作為團組辦理工作檢查單，避免遲辦、漏辦、錯辦（例如，本表中提供了關于一年多次往返簽證辦理工作的五處特別提醒）。

3.2.2 自由剪裁流程

團組人員的構成直接影響團組辦理進程。《團組辦理指南與進程監控表》中的“任務”等內容是按照最復雜的流程設置的。當確定了團組人員后，辦理人員可以根據團組人員的構成類型，通過“類型”列將無關步驟標識忽略或刪除。全部辦理步驟類型分為所有團組（空白）、邀請軍方人員參團團組（“軍”）、邀請集團人員參團團組（“集”）、動力所副職以上領導參團團組（“所”）及邀請其他單位人員參團團組（“參”）五類。通過“類型”列可自由裁剪辦理步驟，根據具體情況形成不同流程。

3.2.3 自動生成兩種倒排計劃并積累團組辦理周期數據

完成流程剪裁后，可以通過時間軸提供的各關鍵事件辦理周期，形成“緊迫”、“寬松”兩種倒排計劃。可自動生成計劃，也可根據實際情況（如節假日、特殊辦理事項要求等）具體調節各步驟辦理周期。團組辦理完結后可以積累出新的團組辦理數據，以便持續優化各類團組辦理全流程周期數據。

3.2.4 多項目進程監控與快速聚焦當前任務

在同時辦理或管理多個團組的情況下，需要隨時、快速跟蹤每個團組的辦理進程。《團組辦理指南與進程監控表》可實現多項目同時監控的功能。通過“當前任務正在辦理或等待”列可快速聚焦各團組當前待辦事宜、存在的問題以及下一步工作任務。這一功能有助于團組辦理人員從容、快速、高效地管理多個項目。

3.3 建立集成表單

團組辦理涉及的各類表單大約有十幾種。這些表單信息量較大，但多處重復。針對團組辦理過程中數據量大、表單繁多但存在重復信息的特點，我所編制了《團組信息自動歸集表》，將《人員分工表》、《人員信息采集表》、《因公出國（境）團組照相簽字表》、《外事系統上報信息表》、《名片制作表》、《邀請信信息表》、《派遣函》、《照會信息表》、《簽證預約申請表》及《X國簽證信息表》等十余張表單合并到一個表單文件中，并建立了各個數據的關聯關系。

使用《團組信息自動歸集表》可實現部分數據一次輸入、校對，多表單多次輸出的功能。多個表格中重復的信息只需要在首次出現時填寫（黃色部分為首次出現），后續表格自動同步信息（白色部分無須重復填寫）。這一功能既有助于快速、精準、高效地完成各類表單，也有助于完成數據積累。

在節省團組辦理人員時間的同時，還應用《團組信息自動歸集表》主動為外單位相關業務環節提供數據支持以提高全流程的辦理效率。該表格自動生成的《邀請信》、《照會》及《簽證預約申請表》草稿可通過互聯網發送至相關單位，為其編制相關文件提供文件信息支持，減少信息錄入時間。

4? 結論

通過流程梳理優化和要素關聯集成，應用《團組辦理指南與進程監控表》和《團組信息自動歸集表》實現了多項目同時管理、團組半自動化辦理等改進提升，大幅提高了流程運行效率，保證了信息同步精準度，完成了數據歸集積累。

目前，《團組辦理指南與進程監控》總表還需專人隨時維護，比較費時費力。后續擬進一步優化以實現辦理進度由各團組辦理人員實時更新、后臺自動同步。

《團組信息自動歸集表》中的《人員分工》和《人員信息采集》等表單中的信息仍需辦理人員人工采集并手動完成信息輸入。后續擬關聯所人力資源管理相關系統，實現部分數據的自動采集并將新形成的團組辦理信息集成到相關系統中去，從而實現數據信息的更大范圍的集成。

參考文獻：

[1]袁于珊.淺析新時期國企外事管理工作[J].經貿實踐，2018，05.

[2]秦小川.國際化背景下科研院所外事管理工作研討[J].黑龍江科學，2018，19.

[3]李鳳.淺析新形勢下如何做好國企外事管理工作[J].價值工程，2018，27.

————————————

作者簡介：叢嘉（1988-），女，遼寧沈陽人，工程師，碩士，從事新型國際合作管理方法研究。