信息化背景下的人事檔案管理方向分析

王洋

摘要：人事檔案管理是人力資源管理中基礎的部分，人事檔案管理的現代化和信息化建設可以提高人力資源管理的效率，節約時間和成本。但是目前人事檔案管理僅僅實現了初步的數字化和信息電子化，管理系統也相對簡單，無法從根本上解決人力資源管理中面臨的現實難題。本文根據作者自身的學習和實踐經驗，首先分析了將大數據技術引入檔案管理的必要性，然后提出了信息化背景下人事檔案管理信息化的實現途徑，最后總結了大數據在檔案管理中的應用問題。

關鍵詞：大數據;人事檔案;信息化管理

1 引言

互聯網技術的成熟和信息時代的到來使得各種角色之間的大量輸入和輸出信息所衍生的數據已經進入了信息爆炸的時代，也就是大數據時代[1-2]。隨著云計算、移動互聯網和物聯網等技術的不斷發展和完善[3]，大數據浪潮得到了越來越廣泛的關注[4]。從大數據角度來看，檔案部門應當更新思路，進行整體規劃，擁抱大數據浪潮，制定自己的大數據戰略[5]。

2 大數據技術引入檔案管理的必要性

2.1 將檔案整合到智慧城市需要大數據技術

檔案館是永久保存和提供社會檔案的科學和文化機構，檔案館里面保存著海量的信息，是信息資源集中的地方。但是，由于信息管理制度落后，人才匱乏，社會上對于檔案的意識低下，對于這些信息資源開發和利用十分有限。智慧城市的建設可以真正實現檔案信息資源開發和利用，將檔案館融入到城市建設中，提升城市的整體形象。智慧城市依賴于信息的使用，它需要整理和存儲每份檔案中的大量信息，將信息與智慧城市的信息流融合，以供上層決策和公眾使用。它不能僅靠人力完成，而必須依靠數據驅動和整理挖掘大量的文件信息，大數據處理技術與之十分適配。

2.2 大規模文件管理需要大數據技術

大數據應用需要處理大量的文件和數據，因此需要解決在文件系統管理層中累積的元數據問題，處理不當就會降低系統的可擴展性。檔案管理員在電子文件管理中面對非結構化文件的快速增長遇到了諸多困難。當前，基于大數據技術的數據庫不僅可以處理關系數據，還可以處理非結構化數據。此外，基于對象的存儲體系可以在單個系統中管理數十億個文件，解決了傳統存儲遭受元數據管理的問題。

2.3 海量文件存儲和備份需要大數據技術

文件數據庫的使用大大提高了文件管理和利用的效率，但是近年來文件數據庫的使用過程中經常遇到不能將新文件數據添加到數據庫的問題這與傳統文件管理中“庫擴展”很相似，即庫容量是有限的，這會導致有些需要添加的文獻無法正確儲存到庫里。如果識別并儲存了這些文件，并且進行了文件信息化，那么生成的文件量將是巨大的。文件信息化和大數據技術對于文件數據庫的存儲空間提出了更高的要求。

2.4 從實體管理到知識管理的文件工作需要大數據技術

當前，檔案用戶對數據或文件的使用并不滿意，他們希望在獲得數據的同時，可以進一步挖掘數據背后的信息以及深層的知識。因此在檔案歸類時不僅要提供信息和數據，還應當提供相應的知識。技術引擎是檔案服務最重要的部分，大數據技術的可以為檔案館創建新的知識服務引擎。

3 信息化背景下人事檔案管理信息化建設路徑

3.1 改變檔案管理負責人的觀念

大數據管理如果要在人事檔案管理信息化中得到實際應用，必須得到部門領導的支持和積極參與。如果沒有負責相關工作的知識型領導，很難在一個部門中進行文件管理信息化和大數據的使用。

3.2 加強檔案管理的設施建設

良好的軟硬件設施是將文件管理信息化進行實際應用的基礎，沒有基礎設施的話先進的概念就無法實現。從目前來看，市面上已經有成熟的信息平臺集成在技術和產品，因此還需要配套相應的硬件和軟件設施。單位應當根據自身實際情況，考慮成本和投入產出，為檔案管理配套合適的硬件條件，并開發適合自身需求的軟件。

3.3 檔案資源的統一管理

大數據技術可以滿足海量數據存儲和處理的需求，從而實現資源的統一管理和備份。在中國某些地區已經建立了大數據工業園區，這對文件部門的工作開展很有幫助。為了保證文件安全和資源的全面控制，需要對文件進行備份。目前中國已經有數據倉庫，那么在大數據工業園區中建立檔案備份中心就已經成為可能。如果可以將檔案資源數據集中，那么就滿足了利用大數據技術進行檔案資源的管理、開發和利用的外部要求。

3.4 尋求與大數據開發公司合作

數據技術廣泛而復雜，如果要推廣使用大數據技術，就需要破除偏見和技術壟斷，與專業人員開展合作。一方可以提供數據分析所需要的大量數據，另一方可以提供數據分析技術。此外不同的行業對于數據分析的需求和開發要求是有差異的，因此只有熟悉文件行業的檔案管理員與專業公司或者專門從事數據開發工作的人員進行合作，才能開發出符合自己實際需求的數據分析工具。

3.5 大數據使用的安全性

大數據管理需要儲存大量的數據，數據設備的損壞或程序失效，會影響文件分析的準確性。文件存儲的安全性和可靠性關系到業務是否可以順利開展，當系統出現故障后，首先需要測試數據存儲、備份和恢復功能。如果無法快速恢復數據，或者無法恢復到斷點數據，就會影響使用者的滿意度。安全性可可靠性是文件管理行業的主要要求。

4 大數據在檔案管理中的應用問題

首先，需要明確的目標和標準。在文件管理中使用大數據必須要明確自身的需求，否則浪費了大量的時間分析數據，卻得到了無用的信息。檔案資源有很多，如果沒有明確的目標，即使通過數據分析可以得到結果，也需要時間進行二次處理，這違背了使用大數據技術的初衷。因此，應該定義使用大數據的目標和標準，然后再使用大數據工具解決特定的問題。

其次應當注意使用大數據是存在隱患的。檔案資源的開發和利用對于個人隱私問題比較敏感。因此在使用大數據技術管理文件時必須注意風險，采取相應的法律法規，明確權限和責任。

5 結論

大數據時代的到來為檔案管理工作帶來了新的突破點，檔案管理工作者需要積極地參與其中，帶來創新性的工作。隨著大數據技術的發展和完善，檔案管理工作的信息化必將迎來光明的前景。

參考文獻：

[1] 徐曼. 基于信息化背景的高校人事檔案管理探索[J]. 科技經濟導刊， 2016， 000（028）：P.213-，209.

[2] 楊秀春. 信息化背景下單位人事檔案管理研究[J]. 現代農業， 2018， 509（11）：106-108.

[3] 朱莎. 信息化背景下高校人事檔案管理策略[J]. 黑龍江檔案， 2015， 000（002）：54.

[4] 康琴. 信息化背景下高校人事檔案管理創新研究[J]. 辦公室業務， 2020（16）.

[5] 張瑾. 信息化背景下高校人事檔案管理的創新研究[J]. 山東女子學院學報， 2014（4）：94-96.

作者單位：河南信息工程學校