高校辦公室人才隊伍建設研究

摘要：高校辦公室的人才隊伍建設在具體實踐中仍有不足，可以通過做好人員的配置工作、加強人員的培訓學習、建立科學有效的激勵制度、創建團結和諧的工作氛圍來加強。

關鍵詞：高校;辦公室;人才隊伍;建設

高校辦公室是高校重要的綜合協調部門，不但是領導的參謀助手，而且是整個學校的“大管家”，具有承上聯下的重要作用。在機構設置上部分高校還將黨委辦公室和校長辦公室進行合署辦公，使得辦公室在高校中的地位更加凸顯。而要想加強辦公室建設，核心要義是要做好“人”的文章，只有鍛造一支有理想、有水平、有能力、充滿熱情的辦公室人才隊伍，才能使辦公室始終保持高效運轉狀態，從而助力學校飛速發展。

1.高校辦公室工作人員的主要職責

1.1做好領導的參謀助手工作

參謀助手工作可以說是高校辦公室的核心工作之一，其發揮的程度多少能夠直接體現辦公室的工作水平和質量。辦公室作為學校的重要行政部門，在職責上不但要完成日常事務性的信息統計、數據報送、文稿起草、公文流轉等工作，還要積極為領導出謀劃策，提供可靠信息，輔助領導做決策，有時候在某些特定場合和時刻還要代替領導做出判斷。這就要求辦公室工作人員必須要具有大局意識和較強的綜合分析能力，不但能夠充分領會上級文件政策精神，還要全面掌握學校的基本情況和動態，從而為領導決策提供有價值和針對性的建議。

1.2做好綜合事務的協調工作

高校工作千頭萬緒、紛繁復雜，這其中需要協調的工作有很多。為使這龐大的工程能夠順利有序地進行，除了個別需要領導親自協調的事務，其余大部分由辦公室從中溝通協調，加強各部門之間的協作，提高整個學校的工作效率，切實落實上級和領導決策。這就要求辦公室工作人員能夠緊緊圍繞學校的中心工作，堅持原則性和靈活性相統一的原則，既要堅守原則、又要具體問題具體分析，在實際工作中不斷增強工作藝術性。

1.3做好全院師生的服務工作

辦公室一直被認為是一個純粹的行政部門。但是隨著“服務型政府”的提出，“服務型高校”建設勢在必行，其中高校辦公室首當其沖。在這個時代背景下，高校辦公室要積極進行轉型，不單要服務好領導，還要做好各職能部門和廣大師生的服務工作。這就要求辦公室工作人員要不斷提高自己的服務意識，想他人所想、急他人所急;不斷提高服務水平，講求工作效率，注重工作細節。

2.當前高校辦公室人才隊伍建設中存在的主要問題

2.1人才數量不足

重視并加強專任教師隊伍建設是現在高校普遍的共識，因此各高校在人員配置、職稱晉升等方面均給予了專任教師一定的政策傾向。與之形成對比的是行政管理隊伍建設長期受不到重視，所以雖然近年來高等教育得到了飛速的發展，但是辦公室人才隊伍的數量規模與成長速度都沒能及時跟上，不能很好地與高校全局工作對辦公室的高要求相適應，一些高校或多或少都存在人才不足的情況，這其中包括綜合能力強、溝通協調佳的行政人員，負責檔案管理等的專業技術人才，也包括理論水平高、寫作能力強的文字秘書。這些人才數量上的不足將嚴重阻礙學校行政管理水平的提高和運轉效率。

2.2主動培養性不足

不少高校對主動培養辦公室人才的積極性不高。由于辦公室工作又多又雜，工作人員經常處在十分忙碌的狀態，疲于應付，缺乏參與培訓的熱情。與此同時，出于對辦公室工作的了解不充分，認為辦公室工作很簡單、誰都能做，容易造成“重使用、輕培養”的現象，使領導忽略掉對辦公室人才的培養。在實際中，大多數高校的辦公室工作人員在入職時也基本是通過“以老帶新”的方式進入角色，再在具體工作實踐中不斷進行自我摸索和私下請教，從而達到自我成長的目的[1]。一所高校如果缺乏對辦公室人才的培養，將造成辦公室后備人才儲備力量不足、人員潛力得不到充分挖掘。

2.3人才結構不合理

雖然目前高校辦公室工作人員的學歷有了極大幅度的提升，有部分人甚至取得了博士學位，但是依舊還有不少人停留在本科及以下學歷，信息化水平和現代教育理念掌握不夠，個人整體素質與學校的發展需求不相匹配。再加上現行的職稱評聘對教育管理研究類的限制比較多，導致辦公室工作人員的職稱整體水平也不高。同時還存在團隊中男女比例、年齡結構、學科知識背景、工作經歷等要素構成不合理，無法最大限度地發揮“1+1〉2”的團隊優勢，從而一定程度上影響辦公室工作的有序開展。

2.4缺乏職業生涯頂層設計

長期以來，辦公室工作得不到認可，被認為只是簡單收個表格、做個統計等事務性工作而已，技術含量不高，因此得不到領導和師生的重視，特別是辦公室中的機要、行政等人員。而且高校辦公室人員長期處在忙碌繁瑣的工作中，沒有足夠的時間和精力去提升自己的學歷和職稱，在科研業務上也不具備優勢，也沒有機會參加各種比賽獲獎，工作業績很難被衡量，個人的提升空間小。長期以往，辦公室工作人員很容易失去工作的熱情和主動性，造成人才“出走”，隊伍的不穩定將影響辦公室整體的工作質量和效率。

3.加強高校辦公室人才隊伍建設的有效途徑

針對辦公室工作，習近平同志曾用“重”“苦”“雜”“難”四個字來概括，并提出要有“高度的責任感”“高效率開展工作”“實行高水平服務”的三點希望[2]。高校辦公室人才隊伍建設要以此為向導，加強作風建設，不斷提高整體素質和能力。

3.1做好人員的配置工作

高校辦公室作為一所高校的中樞部門，要處理的業務不但廣泛而且繁瑣，因此要根據崗位的需求配足配齊工作人員，否則容易將辦公室工作人員局限于日常繁瑣小事，而沒有充分的時間和精力去自我提升，影響辦公室工作的進一步專業化。在選拔配置的過程中要提前規劃好辦公室的人才隊伍結構，使男女比例、年齡結構、學科背景等達到平衡狀態。并嚴把辦公室出入關，按需設崗、按崗擇人，不搞特殊照顧，按照公平、公正、公開的原則將社會上或者校內政治水平高、文字表達能力強、綜合素質突出的同志通過招聘、選調、提拔等方式吸納到辦公室的人才隊伍里來。對于不適應辦公室工作的同志也要及時進行調換，為辦公室始終保持高效率運轉提供強有力的人才保障。

3.2加強人員的學習培訓

黨的十八大指出，要努力辦好人民滿意的教育，就要加強和改進干部教育培訓，提高干部素質和能力[3]。一所高校要想獲得快速發展，需要加強教師隊伍的建設，也需要重視辦公室人才隊伍的建設。領導層面首先要在思想上重視對辦公室工作人員的學習培訓工作。鼓勵辦公室工作人員不斷提高自己的學歷、專業技術職稱，提供一定的經費支持進行辦公室業務相關課題的研究，提升辦公室工作人員的研究能力和創新能力。探索具有針對性的培訓方式方法，既要“走出去”，鼓勵參加辦公室公文寫作等相關業務的專業培訓、到兄弟院校學習別校先進的經驗做法，進行交流、開拓視野;也要“引進來”，邀請專業人士開展高校管理制度、信息手段使用等相關講座，學習業務知識、提高思想理論水平。

3.3建立科學有效的激勵制度

在高校的發展過程中，建立起科學有效的激勵制度，不僅是提高整體素質的需要，也是提高個人綜合素質的有效途徑。在辦公室人才建設的過程中也不能忽略激勵制度的作用。要努力創造平等、公正的職場競爭環境，合理設計、規劃辦公室工作人員的職業生涯，暢通上升途徑，讓每個人通過努力都能擁有平等的晉升機會。豐富并細化評價體系，將辦公室工作人員的績效同工作表現、技能水平、他人評價、目標完成情況等因素掛鉤，使用物質獎勵和精神獎勵相結合的方式，最大限度調動辦公室工作人員的工作熱情和積極性，自覺提高綜合素質，更好地為學院未來發展服務。

3.4創造團結和諧的團隊氛圍

工作氛圍是影響工作效率的重要因素之一，團結和諧的工作氛圍能夠有效提高工作人員的工作效率和積極性，還能增強團隊的凝聚力和對集體的歸屬感、認同感。想要營造良好的工作氛圍，首先要有明確的分工，這樣才能造就良好的合作。每個崗位都要有明確的職責，避免日后在工作上出現相互推諉和推卸責任的情況。其次要打造尊重、平等、自由、真誠的辦公室內部溝通方式，使每個工作人員都有表達觀點的權利，杜絕官僚作風的盛行。最后還應重視團隊內部建設，可以通過聚餐、游玩等方式增進工作人員之間的感情，為辦公室留住人才。

4.結語

一所高校的發展離不開辦公室的有力支撐，只有重視并加強辦公室人才隊伍建設，做好辦公室的選人、培養人、留人工作，才能不斷增強辦公室的戰斗力，更好地服務于學校的發展全局，助力高等教育的長遠發展。

參考文獻：

[1]楊宏.新時代對高校二級學院辦公室隊伍建設的思考[J].工作指導，2018（03）.

[2]習近平.秘書工作的風范--與地縣辦公室干部談心[Z].人民網-理論頻道，2014-10-27.

[3]新華社.十八大報告全文[N].人民日報，2012-11-17.

作者簡介：夏穎穎，浙江安防職業技術學院黨院辦科員，研究方向：教育管理。