初探醫(yī)院檔案文化建設與管理

續(xù)華

摘要：隨著現(xiàn)今我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)院的發(fā)展水平也隨之不斷提升，科學技術的進步也使得信息化管理逐漸普及，加強檔案的構建可以更好的管理醫(yī)院科室相關物資，不僅切實的提高了人事管理的效率，還有效的降低了人力資源的浪費。所以要加強醫(yī)院檔案的文化建設以及管理，以幫助醫(yī)院有良好的管理秩序。醫(yī)院科室具有非常龐大的醫(yī)療隊伍，只有做好相關的人事管理，才可以有效避免人員安排混亂的情況發(fā)生，否則是極其不利于醫(yī)院正常的人事安排，也切實的影響了醫(yī)院正常運行的效率。

關鍵詞：檔案;醫(yī)院;檔案文化建設;有效措施

目前醫(yī)院檔案管理工作所存在的問題

檔案管理時效性較低

目前醫(yī)院的檔案管理工作存在時效性低的問題，檔案資料是一個醫(yī)院決定發(fā)展決策以及轉型的重要參考依據(jù)。在一個新常態(tài)的發(fā)展下，醫(yī)院面臨的是要快速的轉型升級。然而低時效性的檔案管理，以及不規(guī)范的醫(yī)院檔案管理方式，不能為醫(yī)院的快速轉型提供有效的幫助和支持。對于檔案時效性的管理，嚴重的影響著醫(yī)院檔案的價值，要保障醫(yī)院的時效性，只有這樣才可以讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮出積極的作用，更好的服務于醫(yī)院發(fā)展。

安全意識較低

醫(yī)院的檔案管理部門存在著一系列的問題，其中主要包括人員流動性大、人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的問題。并且部分醫(yī)院檔案管理的工作人員非常的缺乏安全保密意識，對于該醫(yī)院的一些電子版的檔案資料來說，電子版檔案資料由于無法使用規(guī)范的程序加以儲存和保存，以及現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點，這非常容易使得其他醫(yī)院從網(wǎng)上的一些非法途徑獲取到該醫(yī)院的相關資料，這是非常不利于該醫(yī)院的良性發(fā)展的。

檔案管理知識不充足

醫(yī)院給予檔案室以及檔案管理人員非常少的預算，沒有充足的預算對相關人員進行系統(tǒng)性的培訓，或者是外出參加培訓【3】。檔案管理人員只能自身不斷提高本身的專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身檔案管理的專業(yè)水準。有許多醫(yī)院的檔案管理人員不能很好的界定檔案，極其缺乏專業(yè)知識，這直接導致檔案的管理魚龍混雜，不能及時在需要相關檔案的時候找到，這樣的管理是存在著極大的弊端的，是一種無效的檔案管理。

二、目前醫(yī)院科室物資管理的現(xiàn)狀

雖然現(xiàn)今醫(yī)院也在不斷的發(fā)展當中，醫(yī)院內(nèi)部的管理也在不斷的完善，并且在各個科室物資管理當中有了很大的提升，但是落實在實際當中仍是存在了很多的問題，這些問題依舊影響了物資管理的效果。所以，要想更好的提升醫(yī)院物資管理的水平，還需要切實的解決這些問題。

物資管理缺乏一定的科學性

目前仍有很多的醫(yī)院在對該醫(yī)院物資進行管理時，仍然是以存貨作為基礎的，醫(yī)院倉庫當中往往存儲著大量的醫(yī)用物資，這占用著醫(yī)院的大量資金，也會加重該醫(yī)院的運行成本。如果無法切實的將醫(yī)院的物資和醫(yī)院日常的供應進行全面的協(xié)調，是極其不利于該醫(yī)院的發(fā)展的。為了切實的解決醫(yī)院物資的管理問題，首先要建立適用于本醫(yī)院的倉庫管理的一體化制度，要對各個科室實際使用的物資情況進行實時的記錄，并且對于不同的科室物資進行庫存數(shù)值的設定。這樣可以有效的避免醫(yī)院材料存量過多占用資金，讓醫(yī)院各個科室的物資保持在一定數(shù)值上下。

醫(yī)院物資的管理缺乏信息統(tǒng)一化管理

醫(yī)院的物資管理是一個系統(tǒng)性的管理工作，管理任務需要跟醫(yī)院的各個部門醫(yī)技科室進行關聯(lián)，這就需要在醫(yī)院內(nèi)部搭建一個統(tǒng)一性的信息化平臺，這個平臺可以切實的進行醫(yī)院物資信息的共享。并且，物資管理部門可以通過平臺的管理，對各個科室的醫(yī)用物資的使用情況有具體的了解，可以根據(jù)實際的使用情況對物資進行采購，這樣可以使得物資的存放更加的合理，切實的提升醫(yī)院物資管理的科學性和合理性。目前我國很多醫(yī)院還沒有在該醫(yī)院內(nèi)部進行醫(yī)院物資信息化平臺的構建，醫(yī)院要切實的借用相關技術做出改變，結合自身醫(yī)院的運行情況來促進醫(yī)用物資的共享，有效提升醫(yī)院整體運行的效果。

三、提高檔案管理工作有效性的策略

加強電子檔案的有效保管

醫(yī)院對于電子檔案的管理，有著一定的不穩(wěn)定性，由于電子檔案的儲存介質極易受到環(huán)境因素的影響，例如磁場、溫度、濕度等等因素。除此以外，電子文件本身還極其容易受到計算機病毒，又或者電腦黑客的破壞，使得電子檔案內(nèi)容流失。所以醫(yī)院對于電子檔案的管理必須建造專用的儲存庫房，以及檔案柜進行電子檔案的存放，并且需要配備具有專業(yè)性的電子檔案機房，以及安全性較高的電腦設備。還需要使用一次性的寫入光盤，光盤的儲存效果，比磁盤、磁帶以及硬盤更具有穩(wěn)定性，光盤是具有只讀性的，并且有著防蟲、防塵、以及防磨損、防震動的性能，可以良好的對信息進行保存。

加強醫(yī)院的網(wǎng)絡安全的管理

要切實的對檔案平臺進行網(wǎng)絡上的管理，網(wǎng)絡檔案平臺的瀏覽需要驗證用戶信息、輸入調閱口令，還需要設定一些限制訪問和閱讀權限。除此以外，還需要對電腦設備進行一定防毒殺毒高級軟件的安裝，建立起穩(wěn)定的防火墻來防止病毒和黑客，對醫(yī)院電子檔案的破壞。還需要有效的采用鑰匙管理等一些先進的科學技術，有效的保障醫(yī)院網(wǎng)絡管理的有效性，不同的工作人員對于查閱的權限要進行設定，并且要實時的監(jiān)控查閱人員的網(wǎng)絡瀏覽動態(tài)，切實防止電子檔案被一些不法人員進行篡改，而造成了不可挽回的損失。

完善設施，有效加大軟硬件的建設

硬件上，醫(yī)院相關部門要切實的按照檔案管理的要求，配備數(shù)量足夠的檔案柜，有一些加密的文件可以使用到密集柜，同時還需要購進一系列的必要設施，例如防盜門窗、吸塵器、滅火器等等設施，針對于軟件方面，首先要做到加強對于檔案信息化的建設，要保障醫(yī)院有足夠的信息化設備。對于醫(yī)院的文件材料都需要進行電子存檔，要及時對往年的檔案進行掃描錄入，這可以有效的為醫(yī)院外來的檔案信息化進程奠定基礎。還需要配備由國家檔案局或者是省檔案局統(tǒng)一開發(fā)的檔案管理軟件，這可以讓醫(yī)院電子檔案的管理更加的規(guī)范、科學，也可以高效的利用到電子檔案。

結束語：

醫(yī)院的檔案管理，是目前醫(yī)院有效管理人員以及物資的重要方式，通過信息化檔案的管理，不僅有效的規(guī)范了醫(yī)院人員和物資的管理，更重要的是推動了醫(yī)院運行的效率，信息檔案的構建切實的順應了時代的趨勢，為醫(yī)院的發(fā)展作出了良好的保障。