辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

張飛

摘要：檔案管理辦公自動化的實現對醫院管理者及工作人員乃至對整個社會來講都極為重要，醫院相關領導一定要重視檔案管理的辦公自動化，加大投入力度，建立完善的辦公自動化檔案管理系統，健全醫院檔案管理制度，推進辦公自動化建設，增強檔案管理人員自身素質，促進檔案管理的現代化，只有做到以上幾點，才能真正的實現檔案管理的辦公自動化，為醫院、為社會做出貢獻。

關鍵詞：辦公自動化;醫院;檔案管理;探討

引言

近年來，我國的科學技術不斷發展，國內各行各業也深受其益，享受著科技的發展帶來的好處。其中，醫療衛生行業尤為突出，醫院的工作性質要求其必須保持高效優質的運轉。在醫院，處處都有檔案管理的影子，它需要對病人的病情和醫生的診治情況進行記錄歸檔。還需要對醫院內部的人事變動、醫院的各類基建進行歸檔，這一切一切都是醫院維持正常運轉的工作基礎，包含著重要的信息。辦公自動化的普及和應用對醫院檔案管理來說極為重要，至此，辦公自動化環境下對醫院檔案管理的探討勢在必行。辦公自動化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質量。管理人員可以利用信息化和自動化特征，開展后續的管理，為決策人員在進行決策的時候，提供有力的參考依據。非專業性的檔案管理人員從事這一項工作，他們自動化意識淡薄，缺乏基本的操作技能，無法熟練應用相關的檔案管理系統，這就使得辦公自動化環境下的檔案管理難以有序開展，提升醫院檔案管理人員的專業素質是實現辦公自動化、信息化的關鍵。隨著醫院業務的發展，檔案管理作用十分明顯。現階段，依托先進的信息技術，醫院業務通過網上傳輸方式進行信息交流，使醫院的辦公效率大大提高。醫院需要應用信息技術加強檔案建設，發揮其歸檔、儲存和管理作用，做好檔案管理基礎工作，從而提高醫院檔案管理質量，使之有效促進醫院發展。

一、目前我國醫院檔案管理現狀

（一）檔案管理人員的綜合素質水平有待提高

我國的很多醫院都存在著“重專業而輕管理”的現象，很多醫院的管理者都會比較重視對醫生醫術的提高，重視先進儀器的使用卻忽視了對醫院的運營管理。而檔案管理是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種管理工作，是一項尤為繁雜且見效期較長的工作，更是不被很多醫院管理者所重視。故而醫院檔案管理部門的人員配備也往往不是那么的精良，專業能力較差，綜合素質有待提高。

（二）醫院檔案管理制度有待完善

由于思想上的認識不足，很多醫院都對醫院檔案管理工作沒有一個完善的制度和執行的標準，醫院體系的龐大，工作任務的繁重，致使很多檔案管理工作難以落實的部門，使檔案管理的工作存在著混亂。因此，由于電子化檔案制度管理的不完善，很多時候讓很多檔案管理執行人員也會感到無所適從，造成檔案管理部門的工作松散，打壓其工作積極性。

（三）檔案管理工作辦公自動化效果有待提高

目前，雖然很多醫院已經將檔案管理的辦公自動化納入到工作任務內，但是其自動化效果依舊有待加強。造成這種結果的原因首先是因為醫院對檔案管理工作的認識不到位，常常會忽視它的作用，對檔案管理工作的經費和精力投入不到位，致使缺乏精良的、先進的信息化設備。其次，檔案管理部門缺乏專業的檔案管理人員，使檔案管理工作辦公自動化效果不佳。

二、醫院檔案管理辦公自動化的有效措施

加大投入力度，建立完善的辦公自動化檔案管理系統醫院檔案記載著醫院的所有重要信息，是確保醫院信息安全的重要工作，醫院的有關負責人應充分認識這一點，利用移動化聯網技術可以在一定程度上提升電子檔案管理的實效性和安全性。在醫院具體的實踐過程中，可以建立針對于醫院的檔案管理工作內容，有針對性的建立一個電子檔案管理系統，利用網絡平臺電子檔案的內容，提高檔案調取的便捷性和高效性。

（一）健全醫院檔案管理制度，推進辦公自動化建設

醫院要健全檔案管理制度，完善管理體系，推進辦公自動化建設。院內各人員要嚴格的按照管理制度和技術實施，確保其檔案的真實性、安全性和完整性。加強對文件的形成、積累、鑒定、歸檔及檔案的保管實行全過程管理，由電子檔案管理人員統一協調負責，保證管理工作的連續性。院內各部門要明確分工，確認在檔案的形成和管理方面的職責，要形成全面的、嚴格的檔案管理網絡。此外，要建立統一、規范的辦公自動化操作和工作模式，以便于后續的檔案整理與歸檔工作，提升檔案管理工作便捷和高效。

（二）增強檔案管理人員自身素質，促進檔案管理的現代化

要適當加大對于檔案管理部門的資金投入，配備先進的檔案管理相關的儀器設備。另外，管理人員的自身素質是影響檔案管理的重要因素。醫院應有意識、有計劃、有目標的去增強檔案管理人員的自身素質，加強管理隊伍隊伍建設。醫院要聘請專業的、經驗豐富的檔案管理人員對本院的檔案管理人員進行相關的技術培訓和自動化檔案管理培訓，加強檔案管理人員的事業心、責任感。

結束語

綜上所述，在信息技術高速發展的今天，人們無時無刻不在享受著信息技術帶給我們的便利。辦公自動化這個主題在信息技術發展之初就一直被人們所提出，并不斷地為之進行實踐研究。現今，檔案管理的重要性不斷地被人們所認識，對于如何辦公自動化來進行檔案管理工作，使人們所需要的探討的一個十分重要的話題。檔案管理是辦公發展的重要組成部分，它記錄著相關主體發展的歷史進程，客觀反映了問題處理、決策、建設、研究和發展的過程和結果。隨著辦公室改革的不斷推進，如何提高檔案管理水平，及時、準確、完整地提供檔案信息，滿足需求，適應新的發展形勢，是檔案工作面臨的新課題。在信息時代背景下，醫院檔案管理工作逐漸發展成自動化檔案管理。如果可以在辦公自動化背景下加強檔案管理工作，這將意味著醫院管理水平和工作效率將有所提升，從而可以促進醫院檔案工作的發展。但是現階段部分醫院還存在一些問題，沒有認識到辦公自動化檔案管理的作用，這些都會阻礙檔案管理工作的開展。

參考文獻：

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