對加強社區衛生服務中心檔案管理工作相關研究

陶敏

摘要：文章論述了加強社區衛生服務中心檔案管理工作的意義，并分析這項工作在實踐中凸顯出的問題，最后提出加強社區衛生服務中心檔案管理的有效途徑

關鍵詞：社區衛生服務中心;檔案管理工作

一、引言

社區衛生服務中心是基層醫療工作的主體，負責為社區群眾提供健康醫療服務。因為社區中的人數很多，產生的檔案資料也很多，這給中心開展檔案管理工作帶來新的挑戰。尤其是信息技術普及應用的形勢下，中心需要落實檔案信息化管理模式，以提高管理效率和質量。

二、加強社區衛生服務中心檔案管理工作的意義

中心開展檔案管理工作，首先是衡量管理工作質量的依據之一，檔案是中心重要的資料內容，涵蓋很多方面的信息，對其進行管理有十分積極的意義。經過長期的工作實踐，中心積累了大量的檔案工作經驗，促進了中心業務工作的開展，其管理工作也逐漸規范化和標準化，這提高了中心管理工作的水平。其次是可以充分發揮檔案的作用，為中心各項業務工作的開展提供服務。中心是基層醫療服務機構，承擔著提供基本公共衛生和基本醫療服務的重任，而中心獲得的檔案中，有明確的中心開展工作取得的醫療診治、疾病防控、健康教育等的詳細信息，屬于醫療資源重要數據庫之一。這些檔案資料是醫療信息共享的重要組成，所以借助檔案管理工作的開展，可以對中心的醫療信息有全面的了解，并對醫療服務的提供進行考察，直接為醫療工作提供參考。另外，隨著社會的進步以及城市化水平的提升，中心管理工作也取得顯著進步，管理模式、管理內容不斷革新，這給檔案工作開展，促使中心管理工作趨向體制化和系統化有積極意義。

三、社區衛生服務中心檔案管理工作存在的問題

（一）工作的規范性不足

中心落實檔案管理工作需要遵循較多的法律依據，相關文件對此有明確的規定，對其管理服務有詳細的要求。但是在具體實施過程中難免出現問題，導致規范性不足，對于法律依據的執行存在漏洞。比如工作人員對于檔案資料的收集不夠全面，對此缺乏有效的重視，并不能充分了解到檔案的重要作用;缺乏相應的支持和投入，使得相關的資料數據得不到全面的收集和科學的分析，無法形成準確的數據分析結果。同時由于中心對檔案工作的重視程度較低，使得各個檔案管理環節并不能得到有效的支持，導致檔案收集和整理過程較為混亂，嚴重影響資料的真實安全;同時隨著社會的發展，傳統的以紙質載體為主的資料呈現形式已經不能適應中心運轉的需求，特別是信息技術的引進，使傳統的檔案管理模式面臨嚴峻的挑戰，需要檔案部門積極引進先進的思想和技術手段，提升檔案管理水平。

（二）信息化水平不足

隨著信息技術的高效和廣泛應用，大量的數字化數據隨之出現，檔案部門需要對數字化檔案進行全面的收集和處理。同時社區衛生服務中心的業務范圍更加細致，建設規模也逐漸擴大，業務工作逐漸規范化，產生的檔案資料也逐漸增加，使得以人工收集、整理為主的管理模式已經不能滿足中心工作的實際需求，需要進行數字化的轉變。但是當前的檔案管理工作信息化程度相對較低，相關基礎設施和網絡建設相對落后，使得檔案信息收集不全面、不快速，信息化利用率不高，不能保證檔案管理的時效性。同時在實際的管理工作中，仍然存在大量的紙質資料，需要進行有效的管理和維護，提升管理成本，在數字化載體轉變過程中缺乏相應的設備和技術支持，不能實現資料數據的數字形式呈現。

（三）檔案利用率不高

借助檔案管理工作，中心可以結合其中的資料內容對衛生服務事項、工作情況進行總結和分析，監督醫療服務工作進展，評估干預各位職工的履職情況，為上級衛生部門的工作開展提供參考以及監督依據。但在實際意義上說，中心對于檔案的利用率并不高，一般只是收集業務工作的資料，對檔案資料的利用很少，無法為中心評估和發揮職工的價值等工作提供依據。還有的中心遵循傳統模式，單純記錄和總結工作實情，沒有進行全面分析，很少進行查閱和利用，所以利用率很低，存在資源浪費現象。

四、加強社區衛生服務中心檔案管理的有效途徑

（一）規范檔案管理機制

中心要充分結合工作開展需求，完善現行的檔案管理機制，對各個管理環節進行規范，對檔案資料的收集、整理、存儲、利用環節制定相應標準，保證檔案管理活動能夠嚴格按照政策制度的規范進行高效執行。中心要落實管理責任制，明確權責劃分，針對檔案管理崗位的工作內容，編制合理的工作程序，并保證各項制度和環節的高效落實。同時要健全監管機制，對檔案管理工作中出現的問題進行深入分析，找到現狀根源，對管理制度進行針對性的完善。檔案管理工作要充分結合中心的管理要求，將之納入日常工作事項中，對數據資料進行全面收集和科學分析，并對管理環節進行科學規范，保證這項工作的徹底落實，推動檔案管理體系的高效建設。同時檔案管理部門要考慮中心檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式，提高信息化工作水平。

（二）完善檔案資料

中心進行檔案管理工作的前提就是有完善的檔案資料，所以要做好檔案資料的完善工作。社區衛生服務中心要積極借助信息技術和軟件的使用，提高檔案資料的收集速度和全面性，將中心每天工作的內容都匯總成檔案，錄入到檔案資料庫中，進行處理和分析。比如可以借助“八爪魚”等軟件，實現檔案資料的自動收集和錄入，并定期導出到數據庫中。檔案人員還要將傳統的紙質檔案轉化為數字檔案形式，對于其中價值較高、類型多樣的檔案，轉化為結構化數據庫形式，然后進行聚合、分類、分析和處理，檢索數據之間的相關性，實現檔案信息的高效整合、分析應用和資源共享;保證收集到的檔案資料的真實性，提高其利用價值。

（三）進行挖掘分析和利用

中心要注重對檔案進行挖掘分析和利用，對檔案的巨量原始資料進行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數據分析，發現其中隱藏的價值內容，找出數據間的潛在聯系，解除中心運行期間存在的信息孤島問題，促進內部干部個人信息的傳遞和共享，展現檔案數據的價值。中心的檔案部門可以積極利用先進的檔案管理技術，如聲像技術、數據庫技術、網絡技術等建立檔案數據庫、檔案管理系統、檔案檢索系統，對檔案進行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區域的檔案資料，然后經過細化分類、組織、整合等操作，逐漸落實信息化管理，將對檔案的管理從面向檔案實體管理轉變為數字化信息資源管理，這樣可以提高對檔案的提供效率和利用效率，實現檔案信息的增值。

（四）強化人員培訓

社區衛生服務中心要注意加強人才培訓工作，針對現有的檔案管理人員進行專業培訓，組織他們參與定期的學習活動，針對檔案管理工作的重要性、意義、問題等進行分析，引進最新的檔案管理理念、方法等，提升檔案管理理論知識水平;還要注意在每次學習和培訓之后組織考核工作，定期對檔案管理人員進行考察，并將考核結果與績效、晉升等相掛鉤。另外，中心要適當提高人才招聘的門檻，真正招收到檔案管理理論知識豐富，技能熟練，并且信息化水平高的人才。

五、結語

社區衛生服務中心要針對當前檔案管理工作存在的問題進行分析，制定針對性的措施，提高工作質量與效率，從而有效促進中心業務工作的開展。

參考文獻：

[1]徐青青.對加強社區衛生服務中心檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2017，（14）：134-135.

[2]諶雅娟.對加強社區衛生服務中心檔案管理工作的思考[J].科學與財富，2018，（18）：170.

作者單位：豐都縣三合街道社區衛生服務中心