探究新時代如何做好檔案管理工作

趙瓊

摘?要： 伴隨著當前新時代的快速發展，各行各業都迎來了新的發展階段。而對于檔案管理工作而言，不但要充分滿足當前的工作需求，還要在很大程度上迎合當前時代發展特點，只有這樣才能夠更好地促進社會的發展，最終我國綜合國力的有效提升。

關鍵詞： 新時代;檔案管理工作;互聯網

【中圖分類號】G271?????【文獻標識碼】A?????【文章編號】1674-3733（2020）23-0295-02

1?新時代檔案管理工作的重要性分析

一是，檔案是一種真實性憑證。檔案具有法律上的一個效力，記載著工作的歷程。檔案的類型很多，涵蓋紙質版檔案、電子版文件以及視頻和影音等文件。其具有客觀性、公正性的特點，正因為它是一種真實性的憑證，才能一直被保留下來。二是，檔案是具有重要參考性的資料。檔案由于是真實事件的反映，一般具有不可復制的特點，例如音頻、視頻以及簽字的文件，因此檔案是具有歷史參考價值的。比如煤礦行業中一些關于安全質量問題的文件，具有非常重要的參考性意義，后期被用來作為員工培訓的頻率非常的高，也可以為后期的相關政策的制定提供非常詳細的依據。三是，有利于保守秘密。很多單位技術秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事項均會存在一定的檔案，如果檔案管理工作不完善，就會導致涉密文件的缺失，甚至會導致涉密文件的丟失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及財務、采購價格以及薪酬等方面的秘密泄露，會給各項工作的開展帶來不可估量的損失。

2?新時代下檔案管理工作存在不足

2.1?對檔案管理缺乏充分的重視

企業檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現出來的，記錄企業生產經營活動中具有保存價值的信息材料，其對企業、個人的發展具有重要的借鑒參考作用。企業檔案是企業歷史沿革的記載，更是一些核心技術、重要管理經驗、成功之道的有效載體。在提高企業之間競爭力時期，這些信息都是企業成長發展的關鍵要素，一旦泄露對企業的打擊將是毀滅性的。很多企業對于檔案管理工作未能引起足夠的重視，將工作的重心都放于經濟效益及其他方面。而且，一些檔案管理人員甚至是由其他人員兼任，在日常工作中不能利用有效的時間，檔案工作的各環節，不能達到預期的效果，因是兼職故對檔案管理工作的重視程度也不夠，致使企業很多的檔案資料未能及時收集，存在企業內部的檔案資料不夠全面，在提供利用時無法查找相關資料，檔案的作用就不能很好地發揮，從一定程度上影響了企業的發展需求。

2.2?與實際的工作服務存在脫節問題

檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業的后續發展服務，如核查資料的準確性，為企業發展提供可鑒的資料等作用。但當前的檔案管理工作，未能將管理與實際的服務環節有效銜接起來。在企業員工中加大對企業檔案管理的宣傳力度，讓企業自己的員工了解自己企業檔案管理工作的細節，提升企業檔案管理在企業內部員工中的認識度。一方面，部分檔案管理人員并未對檔案的利用價值引起重視，檔案資料的科學性、規范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”，對企業員工、群眾的服務還需加強。檔案管理與服務相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務工作有機結合，才能最大程度地發揮檔案的價值。另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，企業各相關部門的人員，對日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時，會被人為地設置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動，以至于影響檔案工作按計劃整體推進。

3?淺析新時代如何做好檔案管理工作

3.1?加強對檔案管理工作的重視

各單位要加強對檔案管理工作的重視，要將檔案管理工作當作重點工作來抓。通過上級領導的重視，帶動基層的工作人員，形成合力，共同推進單位檔案管理工作的開展。

3.2?注重相關管理機制的完善

建立健全檔案管理人員崗位職責和歸檔、查閱、借閱、保密、鑒定、銷毀、移交、音像及圖片、現代化設備管理使用等一系列管理制度，要求檔案管理人員嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，嚴加管理，防止丟失、泄密。單位來查閱檔案時，應嚴格履行登記手續，需要摘抄和復制的機密文件，必須經領導簽字批準;需要借用的檔案，要說明理由，經領導簽字批準，履行登記手續，遵守檔案管理規定，不得擅自抄錄、復制檔案，并限期歸還。個人查閱檔案，須憑單位介紹信、本人身份證、工作證等合法證明，嚴格遵守保密制度和閱檔規定，確保檔案安全完整。

3.3?不斷提高管理人員的綜合素質

檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時檔案管理工作的專業性和技術性也很強，這就需要檔案管理人員，要以嚴謹的態度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個環節的具體工作。進而確保各個環節都能做到精準，工作的質量有保證，便于后期企業對檔案資料的查閱和利用。檔案管理人員要對工作具有責任心與敬業精神，對檔案要有一定的職業敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學習，可以身邊常備檔案業務相關書籍等資料便于及時查閱，不斷提升自己業務水平和競爭力，更好地服務與檔案管理事業。企業層面也要積極組織檔案工作者進行培訓和進修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學習，拓展知識層面，以提升其管理、服務的效率和業務水平，這對企業的長遠發展十分重要。建立相關的獎懲機制，讓員工能夠自覺接受學習，不斷學習相關的專業技術，提升自己的業務能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內容、性質，明晰自己的職責。同時企業還可以制定出自己企業的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關部門明確工作職責，更好地進行檔案管理工作。

3.4?促進檔案管理的信息化發展

3.4.1?提高檔案的信息化管理水平

一方面，建立檔案信息目錄數據庫。在落實檔案信息化管理的過程當中，首要步驟便是建立與完善檔案信息目錄，把完整的信息目錄錄入內部電子系統當中。檔案目錄作為內部檔案管理的基礎條件，亦是實施檔案信息化管理的前提

條件。管理工作者應以制作詳細、具體的檔案目錄為著眼點，使信息化目錄支撐檔案高效、便捷的查詢檢索。經過持續完善與健全目錄數據庫，同時把所有館內檔案數據整合到儲存媒介中，經由客戶端與網絡等介體展開傳播，從而為廣大受眾群體提供更為便利的信息查閱服務。在構建目錄數據庫時，要以自身特征為依托，建設相對完善和健全的檢索框架，可實現分類別的信息檢索，從而提升受眾檢索效率，實現科學化檔案管理。另一方面，建設全文數據庫。檔案應在目錄數據庫建設且完善后，進一步構建完備的全文數據庫，把目錄數據庫指向的資料全文錄入數據庫內。如此一來，把檔案原文數據實施精益化錄入后，使內部整個檔案數據庫所涵蓋的內容更具層次化，亦更為完善。建設全文數據庫，不但可便于受眾群體引用內部檔案資料，而且還可提升檔案資料信息關注度，強化館內特色檔案數據的建立，從而真正展現檔案數據特色。

3.4.2?注重信息化復合型人才的引進

在我國科技迅速發展的大環境下，內部檔案管理逐漸趨于信息化與數字化發展態勢。在此形勢下，若想確保檔案管理工作質效與水平，必須加大引進復合型人才的力度。具體而言，一方面應對于內部檔案管理工作者展開專業化培訓，強化內部檔案管理工作者信息技術相關知識以及計算機實操能力等層面的培訓，令檔案管理工作者專業素養得以提高，充分順應信息化與數字化檔案管理工作。另一方面，應引進社會復合型檔案管理人才，并建立完善健全的激勵制度，使這些人才能夠認真負責的完成檔案管理工作。同時，還應針對這部分管理人才展開培訓工作，在培訓后實施專業化考評，所有考評工作全部結束并合格后方可上崗，針對考評不理想或不合格的管理人才展開二次培訓，相關培訓考評完全合格后準許其上崗工作，令管理人才可切實順應信息化檔案管理的崗位工作任務。除此之外，在實施檔案管理當中，應對于信息化檔案管理設備設施展開定期檢查與維修等工作，強化網絡防護，防止檔案被不法人士侵權的現象發生，真正提高檔案管理水平與質量。

4?結束語

綜上所述，為了在新時代做好檔案管理工作既要加強對檔案管理工作的重視，又要注重相關管理機制的完善;既要不斷提高管理人員的綜合素質，又要促進檔案管理的信息化發展。

參考文獻

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