煤礦企業文書檔案管理的信息化建設策略

陳娜

內容摘要 在各個行業的發展中，檔案管理工作是企業管理中的關鍵內容，檔案直接記錄了人類社會的理論和實踐活動。隨著社會文明水平的提升，檔案工作逐漸滲透到社會的各個領域，并發揮著重要作用。因此，在煤礦企業的運營、管理和發展過程中，管理部門需要強化檔案信息的規范化、法制化、科學化，強化文書檔案管理信息化基礎建設力度，文章主要針對煤礦企業文書檔案管理的信息化建設策略進行了分析。

關鍵詞 煤礦企業 文書檔案管理 信息化建設策略

1 引言

在煤礦企業的發展過程中，文書檔案是企業發展最原始、最基礎的資料、信息，它可以減少風險問題的出現，為煤礦企業的持續、穩定發展提供支持。在社會經濟的發展中，檔案管理工作逐漸成為企業整體管理活動中的關鍵內容，有助于將紙質檔案轉變成數字化、網絡化，確保檔案的真實性、有效性。基于此，文章介紹了檔案管理信息化建設的相關內容，闡述了煤礦企業文書檔案管理的信息化建設意義，總結了煤礦企業文書檔案管理的信息化建設策略。

2 檔案管理信息化建設的相關內容

檔案管理信息化建設屬于抽象概念，其主要是將傳統檔案管理模式轉變成信息化管理模式的過程，確保檔案的數字化、網絡化，傳遞、接收、存儲、利用各項檔案信息，實現檔案信息的高度共享[1]。檔案管理信息化建設指的是利用現代化技術，如數據壓縮技術、數據庫技術、高速掃描技術，將傳統紙質文件、聲像文件轉變成電子檔案，存儲到計算機數據庫中，存儲到移動硬盤中，存儲更多的檔案信息。

3 煤礦企業文書檔案管理的信息化建設意義

在現代化社會經濟的發展中，信息技術、數字技術逐漸滲透到各個行業的發展中，尤其在煤礦企業文書檔案管理中發揮著重要作用，從檔案管理前期內容整合到內容處理與輸出，利用大數據技術，為煤礦企業提供更多服務。但是，很多煤礦企業實行傳統的管理辦法，無法滿足現有的數據記錄，而信息化管理建設可以針對文書檔案進行重新管理、備份，避免出現丟失問題，還可以建立企業數據庫，為企業提供更多優質服務，確保企業的持續、穩定發展。

3.1 實現信息交互

在傳統的文書檔案管理過程中，管理人員普遍利用紙質檔案記錄各項信息，這樣會出現檔案記錄不完善、損失丟失情況，導致紙質檔案被人為破壞。另外，紙質檔案存檔內容中存在很多問題，而現代化信息存儲可以有效地解決這些問題。因此，在煤礦企業文書檔案管理過程中，管理部門需要根據信息化操作，設立電子檔案管理系統，如此可以節省很多空間，為管理人員提供很多便利，有助于企業內部工作人員查詢、存儲更多的信息。這是因為，在電子檔案管理系統下，查找過程很少出現失誤問題，工作人員在查詢檔案過程中，無須花費很多的時間，只需利用計算機技術輸入更多內容，便可獲取更多想要的結果，利用現代化信息技術可實現信息共享、交互。

3.2 提高工作效率

在文書管理、信息技術融合的過程中，各項信息技術都會連接各個程序，避免管理人員工作過程中出現失誤，提升文書管理工作的整體效率。在煤礦企業文書管理過程中，管理人員利用計算機技術針對檔案進行調取、核算和管理，在修改檔案時利用預設的計算機程序完成修改，有效地解決檔案管理問題。

3.3 實現傳輸方式的多樣性

在傳統的企業檔案管理過程中，管理部門往往通過郵寄方式確保雙方之間的傳送，這樣會導致內容互動時間比較長，極易在郵寄過程中出現檔案遺失問題，給企業帶來經濟效益[2]。在新時期的社會發展中，很多現代化信息技術已融入各個行業的發展中，為人民群眾的學習、生活提供了很多便利，電子郵件既能夠利用網絡傳輸更多的文件內容，又可以確保接收雙方存儲更多資料，減少文件丟失問題的出現，且網絡傳輸可以讓雙方在短時間內接受更多的文件內容，提高信息傳輸的時效性，為文件存儲提供安全環境。

3.4 確保信息存儲的穩定性

在現代社會的發展中，信息技術會對企業文書檔案帶來一定的影響，信息管理以不同方式存儲，不會受外界環境的影響，只需根據一定格式進行存儲、歸檔，為后期查詢、提取提供更多便利。另外，管理人員需要存儲現有的檔案，充分發揮出現代化信息技術的作用，收集更多的信息內容。

4 煤礦企業文書檔案管理的信息化建設問題

4.1 缺乏對文書檔案管理信息化的認識

在新時期煤礦企業的發展中，管理部門還未認識到文書檔案管理的重要性，缺乏對信息化建設的認識，普遍將文書檔案管理作為一項基礎性文職工作，導致企業對檔案管理部門的要求相對較低，甚至會出現兼職管理的情況，造成人員短缺、管理滯后問題的出現。

4.2 文書檔案管理不夠安全

在文書檔案管理信息化建設中，管理部門普遍利用網絡平臺進行管理，但網絡的開放性比較強，文書檔案普遍以電子化、數字化、網絡化形式存在，缺乏一定的安全性、穩定性，在網絡病毒侵入的情況下，很難確保檔案資源的真實性、完整性。

4.3 檔案管理隊伍有待優化

目前，很多煤礦企業檔案管理部門對人員素質、知識層面的要求相對較低，管理人員自身的基礎知識、專業技能還有待更新，尤其在計算機設備遭到異常、病毒、黑客侵襲的情況下，管理人員不能及時維修、攔截，引發一系列檔案泄露、丟失問題。

5 煤礦企業文書檔案管理的信息化建設策略

5.1 加強各部門之間的合作

在煤礦企業的運營、管理過程中，檔案人員需要主動了解各個業務部門的實際工作，根據中心工作進行檔案管理，強化檔案管理部門、相關部門之間的協調、溝通，及時、完整地收集更多檔案資料。另外，企業可以成立以公司領導的檔案工作小組，各個部門也可以設立專門的兼職檔案員，更好地收集、傳遞檔案資料，確保檔案收集的及時性、完整性。

5.2 加強網絡安全防護力度

在煤礦企業文書檔案管理過程中，管理部門需要做好安全防護工作，為企業內部安全管理工作的有序進行提供支持，并制定完善的信息安全管理方針，根據檔案內容明確安全保管方案。煤礦企業需要制定完善的管理規定、管理制度，文書檔案管理人員要嚴格按照各項規章制度做好管理工作，還要加強對文書檔案管理工作的認識，不能輕易泄露資料、信息，提高管理人員的綜合素質。另外，檔案管理人員還需要明確自身的崗位職責，做好自身的本職工作，學習優秀員工的工作方法，形成和諧的工作氛圍，并加大檔案管理人員的監督和管理，為文書檔案管理工作提供安全保障。

5.3 強化文書檔案管理人員教育和培訓

在煤礦企業文書檔案管理過程中，管理部門需要嚴格考核、審查工作人員人品、知識、技能的掌握程度，并遵循擇優錄取的原則，針對在職人員定期開展思想教育培訓活動，向管理人員傳達先進的管理理念、管理模式，及時轉變管理人員的思想，定期開展專項培訓活動，提升管理人員的專業技能，使其盡快適應更新速度快的可行技術，更好地分析、判斷企業和市場發展形勢，以滿足信息時代的發展需求。

5.4 增加對文書檔案信息化建設的投入力度

在煤礦企業文書檔案信息化建設過程中，管理人員既要注重檔案管理的安全性，還需要強化檔案管理建設基礎設施，做好資源保存整理工作，并安排專業人員做好防火、防電、防高溫工作，成立專業的監督稽查小組，加大文書檔案管理工作建設力度，提升檔案管理工作的整體效率，并制定完善的獎懲制度，監督檔案管理人員的日常操作，確保辦公室行為、存儲內容的規范性，促進煤礦企業文書檔案管理信息化建設[3]。

6 結語

綜上所述，在檔案管理信息化建設過程中，管理人員需要注重煤礦企業檔案管理工作效率，為后續管理工作的有序進行提供支持。在煤礦企業的發展、運營過程中，相關管理部門需要認識到檔案管理信息化建設的重要性，強化檔案室軟件、硬件設施建設，并大力開發檔案信息資源，提升檔案管理人員的專業技能和綜合素質，提升煤礦企業檔案管理整體水平。

【參考文獻】

[1]唐小紅.加強煤礦企業文書檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2019（6）：93-94.

[2]王珍.淺析如何加強煤礦企業文書檔案管理的信息化建設[J].才智，2018（27）：200-201.

[3]李曼.煤礦企業文書檔案管理的建設思路分析[J].內蒙古煤炭經濟，2017（10）：77+96.