信息時代如何做好基層電視臺檔案管理工作

張曉文

泰安市泰山區融媒體中心

關鍵字：信息時代；基層電視臺；檔案管理工作

在信息化加快發展的今天，對傳統的工作管理模式形成了嚴峻的挑戰，很多領域也都要利用信息化技術取得了很大的成果，為企業的發展帶來了機遇，但是在某些看似不重要的領域還未真正發揮其良好的作用，就以檔案管理領域為例，在電視臺的檔案管理工作上來說，這份工作一直是電視臺最基礎性的后勤類工作，看著不起眼的工作卻承載著電視臺最多的信息資源，它卻包含著一個電視臺的“成長史”，也記錄著它的一路走來的“點點滴滴”。所以在這樣的一個大環境之下，不得不建立和信息技術相配套的檔案管理工作模式，因此才要真正明白它對于一個基層電視臺的重要性。

一、檔案管理工作的對電視臺的重要性

（一）電視臺檔案管理工作的參考價值

檔案對于電視臺的發展有重要的參考價值。它能夠在電視臺的重大決策或者戰略規劃中根據它的資料價值把控方向，也能夠在電視臺的重大會議日程和工作計劃中出現，根據往日會議的資料信息價值和本次會議作對比，依據這兩點來說明檔案管理工作給電視臺的發展提供了一個框架和可以上升的平臺。

（二）電視臺檔案管理工作的判斷審查價值

平日里感覺不起眼的檔案，在關鍵的時候總能體現它的作用。檔案不僅有法律效力，他還有客觀性、真實性、保密性等固有的特點，這些都使得檔案不論在何時何地都能具有說服力。越是時間越久的檔案只要在管理工作做得好的基礎之上都體現它的重要價值。

（三）電視臺檔案管理工作的維護合法權益價值

隨著科學技術的日新月異，企業檔案的項目也會越來越多，這些越來越多的項目使得都會成為企業最寶貴的信息資源，也是在關鍵時候維護電視臺基本權益的重要來源和角色。

（四）電視臺檔案管理工作的市場營銷價值

隨著新媒體的出現，電視臺與新媒體以及電視臺之間的競爭越來越激烈，那么電視臺必須順應市場發展，適當地參與到市場的競爭中去，同時還要加強電視臺節目的宣傳力度，運用一切合法的手段方法向全社會展現電視臺形象和節目品質，提高電視臺自身的知名度想方設法的要得到市場的認可，來幫助電視臺獲得更多的經濟效益。

二、基層電視臺檔案管理存在的問題

（一）電視臺忽略了檔案管理工作

對于一個電視臺來說，電視臺的形象、知名度或者節目的好壞才是最重要的，要取得這些成果，就要對節目的策劃或者廣告宣傳以及招商方面下功夫，那么這樣一來整個電視臺的重點就不在檔案管理工作上了，總會認為它可以有也可以沒有，就是因為這樣的忽視導致檔案管理工作出現很多問題，比如說檔案管理人員玩忽職守、不認真對待本職工作、心態越來越放松，即便做得再好也不出成績得不到領導的認可導致對工作的積極性消失殆盡，工作的規章制度形同虛設，這樣一來檔案管理工作的效率也難以提高，在一定程度上會影響電視臺的整體發展。

（二）檔案管理的基礎設備相對落后

由于時代和企業本身條件的限制，以往都是通過紙質版的形式管理檔案，這樣的管理方式是對于檔案工作來說本身就談不上能提高效率。現在隨著電子信息技術的發展，大多都通過計算機進行檔案管理工作，也叫做電子化檔案。這樣的檔案工作管理模式就對電腦這樣的硬件基礎設施要求高。但現實中由于電視臺對檔案工作的不重視，不管在資金還是人力上都投入的很少，導致檔案管理部門的基礎設施比較陳舊落后，更是沒有專門的檔案管理部門。基礎設施太差的情況下在工作過程中會出現很多意想不到的問題，比如很多珍貴的資料因為電腦出現問題而突然丟失、電子檔案管理不慎就會出現偷盜等類似問題，有些資料管理上不嚴謹就會失去它原本的參考價值，這都會給電視臺帶來不小的損失或者影響。

（三）檔案管理部門人員缺乏專業知識

被經常忽略的檔案管理工作想象中或者表面上覺得是一件很簡單的工作，其實則不然，它不僅要求專業性強，還具有高度重復性、枯燥無味等特性，所以在這份工作崗位上的人往往由于這樣的工作性質流動性就比較大，更重要的是缺乏專業的檔案管理知識，一方面是電視臺對檔案管理工作的忽視所以缺乏專業知識的培訓，另一方面來說在工作崗位上受工作性質的影響而產生敷衍的現象導致缺乏專業性。這兩者結合起來就給電視臺的檔案管理工作造成了很深的不良影響。

三、電視臺檔案管理工作的應對策略

當前信息化技術的發展與檔案管理的實際管理工作還有一定的距離，在對認識到檔案管理工作重要性的基礎之上必須做到電子信息技術與檔案管理工作相結合的統一模式，利用好信息技術來管理檔案工作，有效地提高基層電視臺檔案管理工作效率實現電視臺創新與發展，因此，結合以上電視臺檔案管理工作的問題來從以下幾個方面進行探討在信息時代如何做好基層電視臺檔案管理工作

（一）管理上規范化提高信息化水平

現如今，信息化技術運用在各方面，包括在日常“默默無聞”的檔案管理工作都要運用電子信息技術來開展。因此，作為基層電視臺必須先要在規范管理模式的基礎之上來提高信息技術水平。

首先要將信息化技術作為檔案管理工作當中去作為一個規范管理的突破口。一直以來，基層電視臺由于沒有意識到檔案管理的重要性，所以就沒有將電子信息化技術建設成為一個標準，更沒有及時更新檔案數據資源庫，導致無法發揮檔案信息資源的實用價值。正因為如此，作為基層電視臺必須要統一規范信息化技術管理的標準模式，健全檔案的信息化系統，及時將分散的檔案資料整理記錄然后錄入檔案數據資料庫來完善整個資料庫的信息資源，為日后檔案資料能夠及時、完整、準確的查詢而奠定基礎。

其次，在完善統一標準的信息化技術過程中，還要運用具備先進技術的檔案管理軟件來加強對電子檔案的管理，要隨時確保電子檔案資料的真實、完整。

最后，在運用電子信息技術管理檔案過程中，務必建立信息資源的安全機制，從建檔、查檔、歸檔、調檔這一系列的程序中，都要提高安全防范意識，比如在建立檔案的時候就設置信息資源專用目錄，還可以使用加密方法，在此基礎之上還要做好數據備份，確保檔案信息的安全。

（二）在系統化管理基礎上做好檔案的分類

工作內容的分類在檔案管理工作中最為顯著，無論是過去紙質版的檔案還是如今利用電子化檔案都不能缺少分類這一環節。基層電視臺的檔案管理工作就要考慮到實際的工作需求，在根據檔案管理的流程和制度必須建立信息化檔案管理系統，這樣能方便檔案管理各個功能的使用，實現檔案信息共享體制，同時也能提高檔案的使用效率。

對于基層電視臺檔案管理系統化的建設本質上也就是在電視臺各個部門之間建立一個完善的信息框架，比如說電視臺的編輯部、欄目組、廣宣部等能夠通過這樣一個完善的檔案信息系統框架進行檔案信息的溝通交流和有效利用，能夠進一步提高基層電視臺的整體工作效率。

在傳統的人工管理檔案時，由于工作量很大很多檔案資料沒有進行分類整理導致檔案工作越來越不受歡迎。那么在如今的信息技術支持下必須做好檔案的分類，因為對于基層電視臺來說工作面比較廣，涉及到的檔案資料也會很多，比如說走視頻資料、音像資料、照片資料還有紙質資料等，還要根據檔案內容分為素材檔案、新聞檔案、節目檔案等，在將分類好的檔案儲存在檔案的數據資源庫里面，便于電視臺內部人員能夠在需要的時候查閱。

（三）提升現代化管理和自動化程度

既然處于這樣一個信息化技術的時代，那么肯定對于檔案管理的現代化和自動化程度的要求就更高了。首先，電視臺要在重視檔案管理工作的基礎之上必須給檔案管理配備現代化的基礎設備，還要將它作為發展過程中重要的項目規劃來滿足信息化時代檔案管理中的物質條件。比如說在信息化管理檔案過程中要及時將落后、損壞的計算機、打印機、復印機以及掃描設備這樣的硬件設備進行更新，同時必須給這些和檔案管理有關的硬件設備安裝最先進的自動化管理軟件確保檔案資料能夠實現數字化、網絡化以及自動化發展。其次，在配備好硬件設施的基礎之上還要給配備相適應的軟件系統。要確保軟件系統的檔案數據在使用過程中沒有任何障礙。還要使用自動編目檢索、自動標引、計算機輔助立卷等這樣的現代化管理手段來提高檔案管理的自動化手段。其次還要不斷的更新優化電子檔案，電子檔案在使用上有粘貼、復制的功能，所以要比紙質檔案用起來更加便捷。所以基層電視臺的檔案管理部門應該利用信息技術手段將紙質版檔案及時通過掃描、拍照的手段轉化成電子檔案來完善檔案庫的數據信息。最后，基層電視臺所有的電子檔案應該標準化存儲資料做好檢驗和審核保證它的真實性，還要在現代信息技術將重要的檔案資料上傳做好備份工作。

（四）著重培養信息化人才實現人性化管理

信息化的人才對于基層檔案管理有著重要的意義，所以在采用先進的基礎設施同時還要對檔案管理人員進行專業知識的培訓確保檔案管理人員的信息化技術水平。同時檔案管理人員也要加強自身的學習，不斷突破自身知識局限性。電視臺平常的管理工作中要主動地關心、鼓勵檔案管理工作者。

四、結語

本文就電視臺檔案管理工作的重要意義、目前存在的問題以及應對的方法來闡述說明基層電視臺檔案管理工作的內容，因為它掌握著整個電視臺的信息數據資源，所以在這樣一個信息化時代也要讓檔案信息數據庫發揮著它本就有的信息使用價值，為基層電視臺的發展“保駕護航”，更進一步要讓基層電視臺檔案管理工作更加具備完善性、規范性、科學性和安全有效性，最后就必須結合基層電視臺的實際問題利用信息技術手段創新管理模式、完善管理機制、從而讓檔案管理工作更加有效。