優化高校財務服務的思考
——以J大學網上預約報銷為例

張蓮銀

(江蘇理工學院 財務處，江蘇 常州 213001)

隨著高校辦學規模的擴大，科研經費的增加，日益增長的科研經費報銷壓力與有限的財務人員之間的矛盾成為財務處提升管理服務能力道路上的主要障礙。一方面面臨較大的工作壓力，為了盡快完成經費報銷加班加點；另一方面科研任務繁重的教師為順利完成經費報銷不得不將自身修煉成“賬房先生”。為響應國家對科研人員減負的各項行動，高校紛紛采取措施簡化財務報銷程序。網上預約報銷系統已被眾多高校用來提高財務報銷效率[1]。

1 高校財務審核工作的特性

1.1 政策性、專業性和流程化

高校財務審核工作是對教職工各項報銷業務依據各高校的報銷制度和流程進行檢查及確認入賬的過程。每所高校都會按照國家和省級文件制定自有的報銷制度，如差旅費管理辦法要點、科研項目管理辦法等。審核人員按照學校的規章制度對前來報銷的教職工提供的發票進行審核確認，對符合規章制度的票據進行報銷。審核工作沿襲政策的特性，具備較高的嚴肅性和一致性，財務處所有審核人員對同一項報銷業務給出相同的報銷意見。至于報銷流程，財務人員要求教職工將各類票據按會計科目進行分類粘貼計算，這一專業性的流程要求教職工有較強的財務知識，能辨別各類發票真偽并按內容分類[2]。在流程上，財務報銷總體來說就是“粘單—簽字—入賬—支付”的過程。為確保經費的使用，高校財務報銷簽字有其特殊性，各歸口部門領導或負責人需要對各自項目的發生項進行簽字確認，只有各項手續完備的報銷資料才能順利完成報銷過程。這就帶來了報銷手續的繁瑣，而作為政策執行的財務部門就成為了廣大師生抱怨的對象。

1.2 時效性和階段性

會計的及時性原則要求會計核算及時進行，做到及時記賬、算賬、報銷。為確保會計信息的及時性，各大高校都對票據的時效性做了規定，J高校要求當年12月份票據最遲到下一會計年度的3月底結束，這就造成了每年的3月份財務報銷扎堆現象，財務處人滿為患。此外，高校財務報銷階段性現象在學期末、招生結束、學生實習結束后表現明顯，這造成在特定時間段，財務人員面臨工作任務重、壓力大的現狀，教師排隊報銷現象明顯，雙方抱怨尤為激烈。

2 高校財務審核工作存在的問題

2.1 輕管理、重核算，工作環境嘈雜

高校財務核算中心主要負責教職工的報銷業務，在財務報銷過程中，核算中心往往將工作重心放在對票據的核算上，每天反復和教職工溝通票據如何分類粘貼，哪些屬于有效票據和可報票據，報銷需要哪些領導簽字等繁冗的細節，而隨著高校規模的不斷發展，財務處日益增長的財務報銷壓力與有限的財務服務人員成了財務處的主要矛盾[3]。這就造成了財務人員每天都面臨著較大的工作壓力，尤其是在學期末或者放假前，財務處更是如“小春運”一般迎來工作的高峰，工作環境嘈雜，不僅有報銷師生之間的閑聊，還有財務人員和報銷師生“苦口婆心”的解釋，造成財務人員和報銷師生都怨聲載道。然而隨著高校的發展以及對人才的重視，高校財務人員學歷和職稱都較高，這種僅注重核算的財務報銷模式只會是對人才的浪費，最終嚴重降低工作效率。

2.2 政策理解不到位，信息傳遞不及時

政策是財務人員工作的風向標，然而不同的財務人員對同樣的文字表述有不同程度的理解。政策傳遞不到位也是導致“報銷難”的原因之一，政策宣傳不到位主要體現在宣傳方式單一、財務網站信息更新不及時、不完善，相關部門財務報銷的要求多變，教職工的關注延遲，因此經常有師生抱怨報銷規則朝令夕改[4]。

2.3 排隊等候時間長，報銷方式單一

受制于信息化建設條件與傳統報銷的習慣，目前大部分高校還是以現場報銷這種集中式、面對面的方式進行。師生需要到財務報銷大廳完成排隊、審核等一系列報銷流程。在此情況下，師生報銷缺乏靈活性，必須在財務工作時間才能完成報銷，年底或寒暑假前后，屢屢出現師生瘋狂占位報銷現象。一方面財務人員加班加點高強度應對現場報銷人員的報銷需求；另一方面，師生抱怨報銷耗時長，浪費時間。如此往復，造成師生與財務處關系緊張。可見，單一的報銷方式也是財務工作困難的原因之一。

3 J大學網上預約報銷模式

隨著財務信息化建設的推進，高校財務信息化建設進入了新的階段。財務報銷經歷了窗口報銷、取號報銷及網上預約報銷模式，旨在提高報銷效率，緩解財務報銷難的局面。

J大學是省屬本科院校，近些年正處在高速發展階段，科研經費逐年增長。科研經費總量從2014年的2 750.41萬元增長到2018年的7 058.71萬元，可以說在過去的5年時間里，J大學經歷了科研經費的高速發展期，然而受制于辦學規模以及編制數量，財務處的發展規模卻保持原有的態勢，財務人員依舊維持著2014年的數量，可以說在科研經費猛漲的這五年里，財務人員面臨著較大的工作壓力，財務人員與師生的矛盾也日漸凸顯。在經過調研兄弟院校及學習網上預約報銷系統之后，2018年9月J大學以四個學院為測試對象首推網上預約報銷系統，具體網上預約報銷流程如圖1所示，項目負責人或被授權的報銷人只需要將簽字后的預約報銷單及原始票據送至財務處即可，而不必現場等候報銷；與此同時，財務人員只需將符合報銷規定的預約報銷單自動轉成記賬憑證，通過銀企直連及無現金支付系統即可完成支付。經過一個月試運行后，全校全面推行網上預約報銷系統。自網上預約系統運行以來，財務處也一改往日擁擠的排隊現象，只見排列整齊的待處理預約報銷單，一定程度上緩解了師生與財務處工作人員的報銷矛盾。

圖1 網上預約報銷流程

網上預約報銷后，財務工作效率大大提高。以J大學年底報銷工作量為例，J大學每年12月15日封賬為年底結賬及來年開賬做準備，所以文章以實行網上預約報銷系統前后，即2017年11月16日至12月15日的日憑證處理量與2018年同期數據進行對比，對比情況如下圖2所示(2018年與2017年財務人員數量相同，工作時間也相同)。數據來源于J大學2017—2018年12月系統憑證量。

圖2 財務處日均憑證處理量對比

橫軸表示11月16日至12月15日間的工作天數，縱軸表示日憑證處理量，由圖2可見，實行網上預約報銷后，年底財務人員憑證日處理量遠大于未實行前，這足以證明網上預約報銷系統大大提高了財務人員的工作效率。此外，財務處憑證日處理量在11月16日至12月15日的前期較多，臨近財務封賬期反而降低，這一現象相比之前財務處封賬前幾天排隊人山人海的現象，師生可以提前將報銷單據送至財務處，財務人員根據工作量合理安排每日的憑證處理量，這也給師生和財務人員足夠的時間處理退單，確保在截止日期前報銷完畢當年的發票，可見網上預約報銷系統的使用大大提高了師生和財務人員的報銷效率。

4 網上預約報銷模式分析

4.1 網上預約報銷系統的優勢

(1) 無等候。傳統的報銷，師生需將原始發票粘貼好,并攜帶至財務處，經由財務人員現場審核無誤后填寫報銷單和無現金支付單。有限的財務人員在一定的時間內要服務全校師生，難免造成財務報銷排隊現象，特別是學生實習結束、招生后及年底，財務報銷大廳如春運般熱鬧，一方面財務人員短時間內要承擔較大的工作壓力，另一方面師生排隊也易產生不滿情緒。財務人員在處理報銷業務的同時還需要和師生溝通細節，大大降低了財務工作效率。實行網上預約報銷系統以后，師生不再需要現場排隊。根據網上預約報銷細則，師生只需要將網上報銷預約單協同原始票據裝在財務處報銷專用文件袋里，投遞至財務處[5]。財務人員依次審核投遞的發票及預約單，將財務報銷有問題的單據與師生電話溝通。一方面減少了師生的排隊等候無效時間，另一方面增強了財務人員工作的靈活度，可以根據實際情況處理每日的接單量，而不是一味地忙于應付繁忙的報銷業務。

(2) 創新性。網上預約報銷改變了傳統的會計核算及內控模式，會計服務方式也從線下變為線上服務的控制。從會計核算上，預約報銷的師生需要將所填報的原始票據按財務要求網上填列，網上預約報銷系統會在相應的報銷細目說明提示該項目核算內容，財務人員不再如以往重核算、輕管理，而是根據采集的信息化會計數據判斷師生預約報銷的合理與否，自動生成記賬憑證。此外，網上預約報銷系統與無現金支付系統無縫對接，支付信息由財務系統自動傳遞到無現金支付系統，在提高財務工作效率的同時也減少了現金的存儲和管理，降低了資金風險。

從內控角度考慮，網上預約報銷系統將以往的事后預算控制改為事前預算控制。在網上預約報銷過程中，對于超支項系統會自動提示，每一份系統生成的預約報銷單均在項目可列支金額范圍之內，項目負責人不僅是以往的項目經費的使用人，而是參與經費的預算管理過程。此外，網上預約報銷需要得到項目負責人的授權，這樣可以避免由于失誤造成經費錯用或者項目經費冒領、冒用現象。

4.2 網上預約報銷的新問題

(1) 退單率高，電話溝通量大。 網上預約報銷模式下，師生只需要將預約單及原始發票按要求封裝在文件袋送至財務處即可。在網上預約報銷過程中，系統會提示師生具體細目填列在哪些預算項中，但會計工作專業性及政策性強，而非專業的師生由于缺乏必要的知識背景易造成具體細目填列錯誤，或者由于理解失誤而錯填，故財務人員需要和師生電話溝通報銷中出現的問題。有時專業的知識并非在電話中即可解決，師生需要多次往返財務處。

(2) 重復簽字或者簽字不全造成的低效率。如圖1所示，交至財務處的任何一張網上預約報銷單都需要經過相應部門(項目)負責人的簽字確認，一方面部門負責人可能出差或者上課等不能及時簽字；另一方面教科研項目簽字涉及多部門，任何一個部門的管理人員不在崗都可能影響該筆經費的報銷。等待簽字這一流程會大大降低網上預約報銷的效率。此外，并不是任何一份交至財務處的網上預約報銷單都是合格無誤的，容易造成重復簽字等無效行為，這將降低財務報銷效率。

5 優化高校財務服務的措施

5.1 引入電子簽名模塊

高校的經費來源和項目種類繁多，分管項目的領導也不盡相同，有時一筆業務涉及多位領導簽字，領導簽字也有先后順序，其中任何一個領導不在崗都將影響報銷的效率。電子簽名可以有效避免領導不在崗的現象，分管領導可以通過手機APP、OA等軟件實現隨時辦公。J大學使用的網上預約報銷系統是由上海復翼軟件開發公司開發的復旦天翼財務系統，該系統在提供電子簽名模塊的同時，附帶短信通知模塊，財務人員可以將問題報銷單存在的問題通過短信形式告訴師生，一方面避免頻繁的電話通知，另一方面短信形式更清晰明了。

5.2 聘用財務助理

為貫徹執行《關于深化科技體制機制改革推動高質量發展若干政策》(蘇發〔2018〕18號)、江蘇省財政廳《關于開展高校、科研院所科研經費使用管理改革(第三方服務)試點的實施方案》的精神[6]，J大學提出財務聯絡員服務模式，每一位財務人員對應一個教學單位或者行政部門，通過現場答疑或者電話答疑等方式為各位師生財務報銷答疑解惑，這一服務模式深得師生喜歡。在網上預約報銷模式下，財務報銷顯得更專業、更注重細節，但依靠財務聯絡員這一模式僅能解決政策等大方向的報銷難題，細節之處難免應接不暇。所以,在網上預約報銷模式引入財務助理，由專人負責經費管理及財務報銷，能夠有效提高財務報銷效率，降低退單率，同時減輕財務人員的負擔，將大部分精力投入到提升服務質量上。

5.3 加強財務信息化建設

財務處可以建立微信公眾號來推送財務處的各項文件政策以及財務相關政策，第一時間傳遞財務報銷變化。根據騰訊2019年第三季度財報數據顯示，截至2019年第三季度，微信月活躍賬戶數達11.51億，可以說微信成為各類人碎片時間應用較多的媒介平臺[7]。基于此，財務處可以充分利用這一平臺進行財務政策宣傳，第一時間推送財務新聞。

6 結語

近年來，國家出臺政策要求給科研人員松綁。科技部、財政部、教育部、中科院四部門也聯合召開“減負七項行動”推進會，其中一項就是簡化報銷程序。科學研究作為高校的重要職能之一，科研經費占據高校經費較大比重。財務處是科研經費管理的重要職能部門，通過引入電子簽名模塊、聘用財務助理、加強財務信息化建設等措施，可以進一步改進網上預約報銷模式，優化高校財務服務能力，提高財務管理對人才培養的支撐作用。