淺談高校檔案管理中的問題與對策

王麗娟

摘要：隨著我國經濟與科技的發展，我國已經進入了知識經濟時代，而我國高校在檔案管理工作中長期處于落戶的地位，導致高校檔案管理工作中存在較多的管理問題。為了解決這些問題，高校應該不斷革新檔案管理例數與方法，不斷引進具有專業知識能力的管理人才，更新檔案管理的手段。受到我國長期落后的檔案管理形式影響，高校不僅要從專業技術層面提升管理人員的管理意識，同時還應該不斷完善檔案管理的機制，改變其內部職能管控，優化檔案管理人才培養策略，提出解決當前檔案管理工作問題的對策。

關鍵詞：高校;檔案管理;問題;對策

高校檔案是高校教學質量評估和教學工作水平評價的重要依據之一，它是從事學校管理、教科研工作、教學活動和教育督導評估必不可少的資料，但也存在一些問題，檔案管理還不夠規范，各項制度還不夠健全，檔案管理的隊伍建設和管理人員業務素質還有待提高。隨著信息技術的迅猛發展，成熟的信息及電子技術被迅速應用到檔案管理中。

一、高校檔案管理工作的意義

高校的檔案管理內容主要為學生的檔案資料以及各種學術資料，不僅是保障高校教學正常進行的前提，同時也是衡量高校管理水平的指標。隨著我國教育事業的不斷發展，高校檔案管理的信息數據不斷增加，加大了高校檔案管理工作的難度。現階段，我國高校檔案管理工作的質量不高，同時還存在技術落后以及功能不全等問題，高校應該正視其檔案管理工作中存在的問題，不斷進行改善，才能夠提升其檔案管理工作的質量與效率。檔案本身具有信息保存以及記錄的功能，能夠為實踐活動留下歷史記錄，其記錄的形式較為多樣，包括文字、圖片以及視頻等。作為一種原始的文獻形式，檔案不僅具有記錄以及保存的功能，同時還能夠為高校之后的發展提供數據支持與指導作用，促進高校的持續發展。

二、高校檔案管理工作中的問題分析

（一）管理方式落后

就目前的情況來看，很多高校在進行檔案管理工作時基本上還在使用傳統的管理模式與方法，依賴于人工的記錄與管理，缺乏信息技術的使用。這樣就會導致高校檔案管理工作的效率落后，在查詢以及信息更新方面都存在滯后的現象，無法為大家提供有效的信息查詢以及管理服務。管理方式的落后已經無法適應時代的發展，這樣還會導致檔案管理與其他部分工作出現脫節的情況，影響高校整體管理工作的開展。

（二）管理水平不高

很多高校并沒有意識到檔案管理工作對于學校管理以及發展的重要性，因此在進行人員管理與安排時存在不夠嚴謹的情況，導致檔案管理部門人員的專業素質不高，管理水平較低，進而影響檔案管理工作的開展，出現檔案雜亂、位置錯亂的現象。除此之外，管理人員在進行檔案管理工作時對于之前的檔案處理不夠科學，對于應該完善或者清理的檔案分類認知不足，這樣就會導致檔案出現泄漏以及丟失的情況，造成高校的損失。檔案管理不是任何人都能夠勝任的，高校應該招聘具有較高專業水平的工作人員參與管理，同時不斷增強管理人員的先進知識培訓，不能直接任用沒有檔案管理工作經驗的退休人員參與工作，這樣會嚴重影響學校檔案管理工作的質量。

三、提升高校檔案管理的策略分析

（一）增加技術支持

隨著我國信息技術的不斷發展，高校在檔案管理工作中也逐漸意識都信息技術的重要性，對此，高校更是急缺信息技術專業人才，只有提供更多的技術支持，才能夠完善信息檔案管理系統，提升高校檔案管理的水平。除此之外，高校檔案管理部門還應該充分考慮時代的發展需求，制定出新的管理制度，加強檔案信息系統的安全防護功能，構建病毒系統以及監測系統，保障檔案管理工作的安全性。

最后，高校還應該通過網絡技術建立屏蔽通道，避免受到外部因素的干擾，進一步確保信息的安全。像這樣使用多種技術方法提升高校檔案管理工作的水平與效率，才能夠不斷完善其管理方法，保障高校檔案管理工作的正常進行。

（二）加強人員建設

高校檔案對于高校今后的發展具有支撐性的作用，因此，要想促進高校的現代化發展，高校就必須加強檔案管理人員建設工作，提升管理人員的專業水平，建立一支高效的檔案管理隊伍。高校可以開展檔案管理人才的再培訓與教育工作，不斷提升管理人員的專業能力，提升其自我修養，才能夠不斷提升管理的職業道德素養與職業技能。只有不斷提高高校檔案管理人員的專業能力以及管理技巧，才能夠完善檔案管理工作的內容，不斷促進工作質量的提高，進而為人們提供更好的檔案管理以及查詢服務。

（三）創新工作理念

在開展高校檔案管理工作時，學校還應該不斷創新工作理念，發掘有效信息，完善檔案管理機制。對此，高校應該加強檔案巡查管理工作，對于負責的工作人員開展專門的技能培訓，并將檔案管理的成果納入高校的建設目標體系內，提升對檔案管理工作的重視程度。除此之外，高校的管理層以及基層檔案管理人員應該對檔案管理工作有更加深入的認知，并且能夠實現檔案的集中管理，增加對檔案管理信息系統的建設資金投入，不斷推進高校檔案管理信息化建設，促進高校的現代化發展。管理人員還應該完善檔案管理工作的獎懲制度，優化信息技術的利用，激勵員工的工作積極性，不斷提高工作管理的效率，處于工作馬虎以及態度不認真的員工更加應該給予懲罰，才能夠端正其工作態度，提高管理的效率。

結束語：

綜上所述，對于高校發展來說，檔案管理是其基礎的管理工作，能夠為高校的起來發展提供保障以及信息數據服務，因此，高校應該正視其檔案管理工作中存在的問題，通過增加技術支持、加強人員管理以及創新工作理念等方法提升檔案管理的力度，完善管理工作體系，促進高校的發展。

參考文獻：

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