辦公室行政管理的問題和對策研究

李堯

【摘? 要】辦公室行政管理工作任重而道遠，復雜且多變。為了積極主動地完成組織機構關于此方面的工作內容，就需要不斷加強行政管理自身的制度建設，積極推動組織快速發展。論文通過對行政管理問題和對策的闡述，旨在幫助組織機構行政管理工作實現長效發展，行之有效地搭建完善的行政組織運營模式，提高行政管理的質量和效能，營造更富人文性的組織氛圍，使行政管理人員積極地發揮自身的主觀能動性。

【Abstract】The task of office administration management work is heavy， and this work has a long-term path， and it is complex and changeable. In order to actively complete the work content of the organization in this aspect， we need to constantly strengthen the system construction of administration management itself and actively promote the rapid development of the organization. Through the elaboration of the problems and countermeasures of administration management， this paper aims to help the organization's administration management work to achieve long-term development， effectively construct a perfect operation mode of administration organization， improve the quality and efficiency of administration management， create a more humanistic organizational atmosphere， and make administration management personnel actively play their own subjective initiative.

【關鍵詞】辦公室;行政管理;問題;對策

【Keywords】office; administration management; problems; countermeasures

【中圖分類號】C931.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）08-0003-02

1 辦公室行政管理的概述

組織的行政部門是一個機構整體發展軌跡的記錄和縮影，更是一個單位運營的縮影，起到承上啟下的作用，集機要保密、后勤保證、督促指導、后續落實、文職撰寫等工作職能于一身。可見，只有做好辦公室的行政管理工作，才能為其他工作提供更加便捷的服務，從而提高組織運營機制的效率。

在新形勢下，隨著社會公共服務要求的不斷提升，辦公室行政工作有了新的變化。面對紛繁復雜的現狀，自身的工作內容多樣化，范圍也在發生翻天覆地的改變。組織中具有綜合性、協調性的工作都由行政部門來完成。所以，時代的發展對辦公室工作人員的工作內容已經提出了更高的要求，更需要為單位的發展樹立一種主動、超前、優質的服務理念，讓組織機構能夠順暢運營。

2 辦公室行政管理工作存在的問題

2.1 行政服務的效果不盡如人意

行政辦公室面臨的服務對象眾多，承擔的服務品類繁多，服務工作常常伴隨著艱巨性、復雜性、客觀性、兼容性等特點，造成行政辦公室中行政服務很難達到人人都滿意的狀態，服務評價參差不齊，工作實施起來難度較大。

2.2 行政工作的創新能力不足

行政辦公室工作人員對于行政辦公的創新性能力不足，意識也跟不上時代發展的大環境，對服務大局的思想也缺乏深入性的研究，行政工作內容常常是按部就班，沒有任何突破和進展，創新能力不夠，導致行政工作進步緩慢。

2.3 行政人員的思想認識不準確

行政辦公室工作常常受到傳統思想和傳統觀念的影響，有時在問題的理解上，常常具有片面性，缺乏全面性的考量。在具體實踐工作時，缺乏行政管理細節處理，最終很難能夠全面性地處理問題。某些情況下，行政辦公室人員工作會強調客觀因素多，分析主觀因素少，常常按部就班地完成工作，缺乏主動研究思考，造成創新型工作很難全面展開。

2.4 行政人員的理論知識學習不足

行政辦公室工作由于具有工作要求高、覆蓋面廣、業務項目繁多等特點，對于辦公室行政人員的要求也相對嚴格，需要擁有較寬的知識面和較強的業務能力。本身行政管理的工作內容繁雜，行政人員很難沉下心來，深入系統學習新的知識、新的理論，所以導致理論聯系實際的協調性較差。一些人常常認為工作是硬任務，理論學習是軟指標，忙于工作而放松政治學習，忽略自身的思想覺悟，重實用知識、輕理論素養的現象時常發生。

2.5 行政工作的制度建設不足

在組織的實際工作中，規章制度的建設和行政配套的舉措還不夠完善。有些制度的實施也并沒有執行到位，辦文辦會具體操作時限不夠明確，有些人員思想意識不到位，導致行政工作中的積極性和努力性不夠，存在相互推諉現象。因此，不愿多干活、怕辛苦、怕擔責任的現象頻頻發生。

3 辦公室行政管理工作的改進對策及建議

隨著經濟的發展，時代的要求在改變，對于行政辦公室工作提出了新的要求。所以必須理清思路，分清輕重緩急，做好統籌兼顧，做到合理安排，才能步調一致，有條不紊，讓行政辦公室的工作質量提高到一個新的水平，能夠更好地服務整個組織機構，不斷地提高行政辦公室的行政服務水平和整個辦公室的工作效率。

3.1 加強行政理論學習，強化行政服務意識

堅持做到理論聯系實際，不斷地完善行政管理工作的學習計劃，不斷地提高辦公室行政工作人員的服務意識和業務水平。積極做好辦公事務，增強綜合能力。積極倡導行政辦公人員制定終身學習計劃，鼓勵在線學習，提高自身水平和綜合業務能力。在具體的工作中倡導熱情服務、主動服務、快捷服務。努力正確處理好對上服務與對下服務的關系，要自覺樹立良好的服務觀念，同時，要處理好主動服務與被動服務的關系。

3.2 加強行政管理調查研究，提高行政參謀水平

積極協調行政管理與外部協調的關系，維護和樹立好部門的整體形象，發揮辦公室的作用與協調外部的作用。辦公室作為機關辦事機構，首要任務是強化內部管理，發揮參謀助手、督促檢查、綜合協調的作用，同時，也要加強與外部的溝通協調，維護和樹立部門的整體形象。緊密聯系行政工作的發展全局，借助外部力量，采取聯合調研、專題調研的形式，積極開展“大調研”活動，努力做到參得準、謀得高，提高行政管理參謀的水平。

3.3 建立健全行政管理制度，不斷提高行政管理效能

規范行政辦公室各個崗位的基本業務、工作程序，使行政辦公室的各項工作統一納入工作制度化、標準化的軌道之中，特別是對行政辦公室有關文件、會議嚴格把控，層層審批。進一步明確科室職責和每個崗位的能力席位標準，著力強化貫徹執行意識、能力意識和崗位責任意識。積極努力加強和改進目標管理、干部考核和行政問責工作。建立健全責任體系和建設行政辦公的長效機制，不斷推進干部隊伍執行能力建設，力求達到執行能力有提升、本職工作上水平，讓服務群眾的業務水平見實效。

3.4 強化行政團隊意識，注重團隊合作與建設

行政辦公室的人員分工不同，職責也各有差異。在組織機構中要不斷地強化團隊的協作能力。保證行政辦公室整體的能力提升，最大限度地發揮其潛力，做到多角度、多層次、多方面的溝通協作，取長補短，集思廣益，讓工作質量和效能得到雙重提升。

3.5 堅持人才引進，打造復合型人才隊伍

解決好組織行政管理效能低下的問題，關鍵在于人才的培養。打造可持續發展的復合型人才隊伍成為大勢所趨。不斷地加強人才導向的綜合能力，為行政管理工作注入新鮮的活力。構建完善的人才培訓機制，立足工作單位的實際情況，提升辦公室行政管理工作人員分析問題和解決問題的能力。辦公室行政工作人員要不斷地轉變自身的思想觀念。行政辦公室工作集文件處理和運轉、信息傳遞、內部交流和監督于一體，具有較強的綜合服務特質，對于組織機構具有較強的工作意義，對組織的前進與發展、工作效能的提升都起到積極的作用。

3.6 加強行政管理工作的信息化建設

在信息化時代，組織機構加強信息化建設，不斷將自己的技術優勢轉化為行政管理優勢，努力實現行政管理減負的目標。強化信息安全管理機制，做到內部事務內網，外部事物外網。借助信息化時代優化行政管理系統，完善各項功能，將自身的軟件需求積極反饋給供貨商。營造出更加人性化的工作環境，讓行政管理工作人員在這樣的工作環境下能夠發揮自己的主觀能動性，從而更好地為組織機構服務。

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