企業檔案收集工作的多維度轉變

國測

摘? 要：隨著現代企業的飛速發展，企業的各類文件、信息，以其高效、快捷、數量巨大等特點，沖擊著企業的固有管理模式。檔案收集工作作為檔案管理工作的第一步，也應當順應時代的潮流，緊跟企業的步伐，從途徑維度、角色維度、時間維度這三方面進行多維度的轉變，以助力檔案管理在現代企業中發揮更大作用。

關鍵詞：檔案收集;企業檔案;檔案管理

Abstract： With the rapid growth of modern corporations， all kinds of files and information are efficient， fast and huge， which have an impact on inherent management modes of corporations. Archives collection are the first step of file management and should keep up with corporations and the times， which means it urgently needs multidimensional transformation， including three dimensions： channel， role and time， to help archives management play a bigger role in the development of modern corporations.

Keywords： Archives collection; Enterprise archives; Archives management

在企業的檔案工作中，收集作為企業檔案工作的第一步，扮演著至關重要的角色。做好收集工作，是企業檔案有序開展的有力保證。[1]在當代企業的檔案收集工作中，從多維度進行轉變，才能跟上企業發展的步伐。根據當今企業高速、高效、移動辦公等特點，企業檔案的收集工作應從途徑維度、角色維度、時間維度等三方面進行多維度的轉變。

1 途徑維度

完善當代企業的檔案歸檔范圍。正式的紅頭文件和每年各部門的常務工作文件，都已經納入企業的檔案歸檔范圍之中，成為了企業正常運轉的組成部分，收集起來沒有太多障礙。但是企業中各部門每年的機動性工作、專項工作，因為檔案管理部門不能完全掌握各個部門的工作成果，一旦責任部門沒有足夠的歸檔意識，往往在歸檔時就會造成檔案漏歸。為克服這一弊端，最大程度地實現檔案歸檔全覆蓋，盡可能地運用OA辦公系統和微信等企業官方賬號，可以有效補充加強企業檔案的歸檔范圍。[2]

1.1 通過OA辦公平臺獲得需歸檔的檔案信息

檔案作為企業信息的一種，OA辦公平臺作為企業信息化建設的產物，檔案應與OA有機結合，在OA上盡可能發揮檔案的作用。[3]例如，OA辦理的文件，可以無縫與檔案管理系統對接，完成直接錄入。再例如，在OA上開辟檔案版塊，用以公布檔案的開發成果，以及上傳企業的資料信息，成為企業的知識庫。我們不僅應通過OA完善既有檔案工作，展現檔案成果，更應利用OA上呈現的企業全方位信息，以多維度的角度，完善檔案收集的范圍，以實現歸檔更全、更好、更有質量的檔案。

例如，企業簽訂的生產經營合同，簽署的戰略合作協議等，這通常會在OA上進行動態發布。由于不同的合同、不同類型的戰略協議，通常由企業中不同的部門牽頭辦理，所以在歸檔時，不同部門的兼職檔案人員的檔案意識不同，難以通過各部門兼職檔案人員自動的歸檔實現歸檔范圍的全面和統一。這就需要企業的檔案管理部門，通過對日常OA發布信息的梳理，將這些簽訂的文件，以詳細的條目，納入第二年的檔案歸檔范圍。再例如，企業印刷的各類內部出版物。這通常是企業一個專項工作的記錄和總結，是企業中質量較高的檔案，但卻往往成為了企業辦公室“書柜”里的資料，而忽視了作為檔案進行歸檔的這一環節。檔案管理部門也需要通過OA上的信息抓取，及時掌握企業每年的各類出版物信息，將其納入到企業歸檔范圍之中。

1.2 通過微信公眾號等社交新媒體平臺獲得需歸檔的檔案信息

微信、微博、Facebook等社交媒體新平臺因數量巨大，質量也有所差異，在納入到檔案歸檔范圍時，需要檔案工作人員甄別有用信息，將真正對未來工作具有查考利用價值的信息納入企業歸檔范圍。[4]這一歸檔途徑對檔案工作人員檔案信息甄別和獲取能力提出了較高的要求。檔案管理部門應該根據微信公眾號等新媒體的特點，去粗取精，成為檔案資源的重要組成部分，充實檔案歸檔內容。

例如，企業制作的以視頻、圖片為載體的工作總結、宣傳材料，通常以微信公眾號、微博等多媒體形式予以發布。這種視頻和圖片集，作為新時代宣傳的手段，相較于傳統的新聞性質的通稿，需要花費大量的精力編輯，通常是一段時間工作的形象生動的總結。如果不歸檔，對企業而言，無疑是一筆精神財富的損失。所以，檔案管理部門應該注意以微信為代表的新媒體上內容的發布，將對日后工作具有查考利用價值的材料納入檔案的收集范圍，充實管理類檔案、聲像檔案。需要特別注意的是，由于這些新媒體平臺通常有流量限制，最終的發布版本往往不是最高像素的。所以在收集時，要留意收集最清晰的版本。

2 角色維度

2.1 承擔文件資料中心職責，實現前端控制

前端控制一直是檔案工作做好做優的有效途徑。例如檔案管理部門通過OA和微信公眾號等途徑，獲取了企業完成了某項工作總結、文件匯編、某某新聞稿匯編等專項工作的信息后，不是僅僅將這些信息納入到企業下一年的檔案歸檔范圍，等待下一年移交之后的歸檔。而是可以從角色維度進行轉變，承擔文件資料中心職責，將企業這些雖然仍處于第一價值，但并不是只有一份的文件進行過渡性保管。之后在下一年度的歸檔工作中，直接完成相應的移交歸檔，最大范圍、最高質量地完成檔案歸檔工作。這一雙重角色維度的轉變，雖然會增加檔案管理部門的工作壓力，但卻是檔案部門勇于擔當、敢為人先、對企負責的表現。

2.2 與其他部門深度合作，走出偏居一隅

當代企業的檔案管理工作，要融入企業前沿，要使檔案成為企業最有價值的信息。這其中，檔案部門主動與其他部門深度合作，加強交流，有針對性地充實檔案歸檔范圍，提高檔案歸檔質量。

例如，企業的宣傳部門，承擔企業對外形象塑造的責任。在歸檔時，通過與企業宣傳部門合作，不僅歸檔在OA和微信公眾號展現的內容，還要通過交流溝通，將其向國資委、外交部、商務部等宣傳的，但是不對企業內部公布的資料納入歸檔范圍。此外，中央電視臺、新華社、人民日報等官方媒體對企業的報道宣傳，也需要檔案管理部門與有關部門的密切配合，才能收集齊全。如果僅僅依靠檔案管理部門主動去尋找，將是困難重重，難以實現零死角全覆蓋。再例如，企業的發展規劃部門，通常是檔案一定時期專項工作的牽頭者，至少是參與者。比如針對企業某個工作項目的經驗總結，檔案管理部門如果掌握不全，在歸檔時，容易遺漏。但是如果與企業的發展規劃部門等形成有效的合作，由其提供歸檔范圍的補充，則可以事半功倍。

3 時間維度

3.1 實時歸檔

正如在本文的途徑維度中提到的，現代企業的檔案管理中，微信公眾號等沒有任何時差的信息，應實時關注、收集，納入到企業的檔案歸檔范圍中。這些信息是實時的，來源也是復雜多樣的。如果按照傳統檔案的歸檔時間，在納入歸檔范圍后，等到次年再進行集中歸檔，是不符合這些信息快捷的屬性的，也有可能造成準確性降低，來源無處可尋。所以，檔案管理部門應以擔當、高效為己任，作出時間維度轉變。

例如，OA、微信公眾號中圖片的展示，因為大小限制，會被壓縮，如果不及時收集歸檔，可能照片的拍攝者刪除了照片，那么就無法歸檔到照片的源文件。再例如，視頻的歸檔中，僅僅歸檔最后的成片是很不專業的，就日后作為企業視頻檔案資料的使用而言，也是遠遠不夠的。在有條件的情況下，應該在歸檔視頻的無壓縮高清版本的同時，歸檔視頻制作中的全部工程文件，即實現元數據的保存。即使受到視頻設備、聲像檔案容量保存限制的企業，也至少要保存視頻的無字幕版。因為如果只保存最后的成片，在作為視頻檔案利用時，有字幕的視頻檔案，制作單位只能采取將字幕模糊的處理方式進行利用，這樣一來，視頻的利用會大大地受到限制，也不美觀。這種情況下，如果檔案管理部門不要求各種格式的視頻文件及時歸檔，則很難收集齊全工程文件和無字幕版。

3.2 年度歸檔轉變為季度歸檔

當代企業如果按照文書檔案第二年歸檔，會計檔案第三年歸檔的傳統模式，往往會顯得過于保守。需要改變“固步自封”的面貌，主動實現自身的優化提升。例如企業慣常的檔案收集模式，是每年發布前一年、前兩年的文書、會計、科技檔案的歸檔清單。但是現代企業的歸檔量陡增，歸檔時效也要求更高，所以一年一度的歸檔清單已不適宜當代企業的自我需求。可以按季度，將歸檔清單的公布作為抓手。也正如前文所述，在以季度為單位公布檔案歸檔清單時，檔案管理部門也要承擔文件材料中心的雙重身份。將清單的文件及時收集到檔案室，過渡性地提供文件材料中心的服務。一方面，繼續發揮文件的第一價值，做到隨用隨取。另一方面，以檔案的視角，完善文件的完整性。這里的完整性，不僅針對檔案清單的完成度和高質量，也包括視頻、照片的工程文件和源文件的齊全統一。[5]

現代企業的檔案管理部門，在發展進程中，應向信息中心，甚至知識中心轉型，這不僅是檔案管理部門在企業中向上向前的需求，也是檔案管理發展和努力的方向。根據目前企業高效快捷的辦公需求，以檔案收集途徑、角色、時間這三個維度，進行檔案管理的轉變，將實現檔案管理在企業中穩步健康持續的發展，檔案管理部門也將以信息的化身、知識的使者的身份，在企業做大做強的過程中，成為企業有積淀、有內涵、有歷史的記錄者。

參考文獻：

[1]曾向前，張建波，苑惠林.國家綜合檔案館檔案資料征集辦法研究[J].檔案學研究，2019（06）：35-40.

[2]何京娟.綜合檔案館有償征集工作初探[J].北京檔案，2016（12）：24-25.

[3]黃文靜.北京市檔案館文書電子檔案接收的問題與對策[J].北京檔案，2018（11）：31-33.

[4]崔學柳.淺議基層檔案室的檔案收集工作[J].檔案天地，2017（06）：49-51.

[5]劉東斌.對檔案收集的若干思考[J].檔案管理，2009（01）：38-40.

（作者單位：中國土木工程集團有限公司 來稿日期：2020-04-28）