淺談我院儀器網絡化管理模式的建立與應用

王德利 楊昊 姜俊

摘 要 利用計算機互聯網技術，借助我院集成辦公平臺，構建儀器網絡化管理模式，真正實現儀器管理的溯源性、審批逐級性、智能化、儀器信息電子化、統計快速篩查信息化、無紙化辦公功能的升級換代，以便更好地服務于檢驗檢測工作。

關鍵詞 儀器;網絡化管理;模式;應用

隨著我國對藥品監管力度的不斷升級，藥品標準的不斷提高，科研項目日益增多，這幾年我院招標采購的各類儀器設備數量急劇上升，儀器管理水平相對落后，與實驗人員不斷增長的檢驗需求逐漸成為檢驗工作中的主要矛盾之一。在這種新形勢下，既能保證檢驗工作的需求，又能滿足科研項目特別是大型高端精密儀器的需求，還能方便讓管理層對院內實驗儀器的種類、數量、分布和使用狀況做到了如指掌，顯然創建更為科學、方便、高效的管理模式，已成為我們當前亟須解決的問題。筆者借助我院集成辦公平臺建立的院內儀器網絡化管理模式，現介紹給大家，希望能與同行相互學習和交流。

1儀器網絡化管理模式的建立

借助我院集成辦公平臺按儀器管理個人、院內儀器查詢、儀器采購、儀器維修與維護、儀器檢定、儀器安裝驗收、儀器相關資料移交管理七大模塊建立了院內儀器網絡化管理模式。見圖1。

圖1 儀器網絡化管理模式的建立

2管理模塊的應用

2.1 儀器管理個人

實驗人員通過統一登錄窗口輸入個人姓名及密碼進入集成辦公平臺，點擊儀器管理項下儀器管理個人模塊，根據權限查詢屬于本人名下分管的儀器。

2.2 院內儀器查詢

實驗人員通過統一登錄窗口輸入個人姓名及密碼進入集成辦公平臺，點擊儀器管理項下院內儀器查詢模塊，可以查詢全院所有的儀器信息。

2.3 儀器采購

由實驗科室主任根據工作需求，提出儀器采購要求。科室主任通過統一登錄窗口登錄，點擊進入儀器管理項下儀器設備采購模塊，填寫儀器采購申請表，將購買儀器名稱、申購理由及儀器基本參數等信息填寫完成，提交科室分管院領導審核，審核通過后提交儀器科主任審核批準，儀器科根據院內經費情況制定儀器設備購置計劃，報院領導審批。

2.4 儀器維修維護

儀器維修維護模塊分為三個分項：①儀器維修申請;②小設備維修;③設備維護保養。現以儀器維修申請為例說明，當儀器出現故障需要維修時，由儀器所屬科管理員通過統一登錄窗口進入集成辦公平臺，點擊儀器管理進入儀器維修界面，填寫儀器維修申請表，寫明故障原因，點擊發送科室主任名下審閱同意，發送至儀器科管理員名下，儀器科管理員收到維修申請，實地對故障診斷排查后，確定解決問題的手段，如需相關儀器工程師上門維修時，聯系供應商給出維修預報價，提交儀器科主任審核通過，提交分管院長審核同意，再由儀器科管理員安排工程師來院維修。儀器經維修后恢復正常運行后，儀器所屬科管理員在維修工作報告上簽字確認，再由儀器科管理員將維修報價單、發票等相關票據上傳到系統中保存辦結。

2.5 儀器檢定

儀器檢定模塊分為四個分項：①儀器檢定申請、②非計劃內儀器檢定申請、③無編號儀器檢定申請、④儀器自檢。現以儀器檢定申請為例說明，由儀器所屬科管理員通過統一登錄窗口進入集成辦公平臺，點擊儀器管理進入儀器檢定界面，填寫儀器檢定申請表，表里內容逐一填寫完成后，點擊發送儀器科確認，統一匯總院內需檢定的儀器，聯系計量機構預約檢定時間，待計量機構全部檢定完成出具檢定報告，再由儀器管理科相關人員核查檢定報告，然后發送儀器管理人員，儀器管理人員再次對檢定報告進行符合性實驗校準并在系統內填寫檢定時間、檢定數據等相關內容，系統會自動更新檢定相關信息。

2.6 儀器安裝驗收

儀器安裝驗收模塊分為兩個分項：①儀器安裝、②儀器組件安裝。現以儀器安裝為例說明，由驗收科室儀器管理員通過統一登錄窗口進入集成辦公平臺，點擊儀器管理進入儀器安裝驗收界面，提出申請，聯系經銷商確定安裝時間及相關事宜，安裝完畢，開機調試，各項技術指標符合要求，將儀器安裝驗收記錄表內容逐一填寫完成后，發送至科室主任名下審批，再發送至儀器科管理員名下審核發放編號，發送儀器科主任審批。

2.7 儀器相關資料移交

由儀器所屬科管理員通過統一登錄窗口進入集成辦公平臺，點擊儀器管理進入儀器相關資料移交界面，填寫維護移交記錄表，逐一填寫表內內容后，發送至科室主任確認，再發送至儀器科確認。以上流程完成后，將紙質儀器資料一并交由儀器科歸檔保存。

3應用儀器網絡化管理實現的成效

（1）實現“一機一編號”。我院所有儀器按照我院程序文件《儀器設備管理程序》檢測儀器設備編號的規定進行編號，如HY-01-10，即“HY”代表科室;“01” 代表儀器分類號;“10” 代表同類儀器序列號。確定儀器使用科室，明確科室儀器分管人員以便責任落實到人。

（2）實現“一機一溯源”。登錄院內儀器查詢界面，儀器編號、儀器名稱、科室、管理員、放置地點、價值、制造商名稱、品牌型號、出廠編號、安裝日期、檢定方式、狀態、組件、使用記錄、維保核查等信息映入眼簾，工作人員想查哪臺儀器，輸入儀器編號，以上信息就會顯示到界面，方便工作人員查詢相關信息。

（3）實現“一機一維修費用核算”。登錄院內儀器查詢界面，輸入儀器編號，系統自動顯示這臺儀器當月或全年的維修次數、故障原因、儀器維修費用及合計金額等信息，便于掌握儀器現狀。

（4）實現儀器設備強檢周期提醒。每年需要檢定的儀器都必須按計量器具周期檢定制度及計劃按期進行檢定。在系統中所有儀器的強檢日期在臨近到期前都會在集成辦公平臺界面留言信息中得到提示，儀器管理員看到后，隨即核實科室本年度需強檢的儀器種類、數量，特別是新增強檢儀器，認真核對無誤后，填寫科室儀器設備強檢申請，點擊發送至儀器科確認，由儀器科統一安排和部署。

（5）實現儀器設備網上申報業務。我院儀器網絡管理模式中的“儀器采購”、“儀器維修與維護”、“儀器檢定”、“儀器安裝驗收”、“儀器信息移交管理”等模塊全部實現網上申報功能，真正實現無紙化辦公，大大提高了工作效率。

（6）實現儀器處于維修時停用狀態。當儀器出現故障申報維修，系統顯示維修狀態時，儀器停止數據采集，不再記錄任何實驗數據，直至儀器維修工作結束，經系統申請辦結，儀器狀態變為正常，方可重新投入使用，一改往日儀器維修時管理混亂情況的發生。

（7）實現儀器信息共享模式。傳統計算機管理模式下的儀器信息是“電子版”的[1]，只是簡單的“臺賬式管理”而已，管理者不能對儀器信息進行實時更新，無法有效地對儀器實施動態管理，管理與使用情況無法實現“無縫對接”。而解決上述問題最好的辦法就是利用計算機互聯網技術[3]，實現儀器網絡化管理。在時代發展的推動下，我院借助集成辦公平臺建立的儀器網絡化管理模式，在此管理模式下的儀器信息是“網絡版”的[1]，它最大的優勢就是可以根據儀器的變化實時進行更新，科室主任根據權限可實時更新本科室儀器管理人、儀器放置地點等信息，及時對數據進行維護，保證數據的實時性和準確性，實驗人員可隨時上網查詢所需儀器的相關信息，實現了信息共享，開啟了儀器管理動態化管理的新模式。

4儀器網絡化管理后續完善的問題

（1）引入科學合理的儀器使用率評價指標。儀器使用產出值的引入，是評價儀器使用情況和水平的重要數據指標。儀器使用產出值=? （總機時-200） *（儀器總價值15%-年維修總價值）（注：200指額定機時）。總機時大于等于200或產出值為正值時，說明 儀器使用率及產出價值較高，正直越大說明儀器在我院現階段處于高產出階段，儀器使用率較高，儀器狀態較為穩定;總機時小于200或產出值為負值時，說明本儀器設備存在空閑嚴重或損耗情況較為嚴重，產出率較低 。

（2）儀器故障現階段還無法對故障的源頭做出準確判定。發生故障的原因多種多樣，歸納起來有以下幾種：①使用多年老化造成的。②意外災害等不可抗拒原因造成嚴重損壞的、③檢驗人員操作不規范不到位造成的。④客觀環境造成儀器損壞的。鑒于發生故障原因的多樣性，后續可采用分級管理的模式，由管理員和工程師聯合排查故障原因，寫出故障排查，明確責任;建立儀器巡查制度，組織有關人員不定期進行儀器巡查，排除隱患;加強對新員工責任心的培養和建立，減少故障發生率，降低維修費用。

（3）儀器報廢未納入儀器網絡管理系統。對儀器使用期限的界定還未找到一個很好的指標去評價它;對于超期“服役”的，或因各種原因致毀壞程度已無法修復的儀器，如何辦理報廢程序，現在還是管理盲區。

（4）對特種儀器設備的管理精細化。目前，我院現有的各種型號全自動高壓滅菌鍋、脈沖式雙非高壓滅菌器大型消毒等設備，按照TSG08-2017特種設備安全技術規范的《特種設備使用管理規則》的要求，操作人員應取得相應的特種設備作業人員資格證書，才能上崗操作。下一步在系統中將輸入特種設備作業上崗人員名單，加強對特殊崗位人員的繼續培訓，增強安全意識，定期進行培訓考試。

（5）儀器檔案未納入儀器網絡管理系統。 我院所有儀器按照我院程序文件《檔案管理程序》規定將儀器的采購申請表、采購合同、出廠裝箱單、產品合格證、驗收記錄、接受和啟用日期、說明書、校準或檢定日期及結果以及下次校準或檢定日期、維護記錄、維修記錄等信息全部歸檔案管理，由儀器設備科歸檔保存。傳統的紙質管理模式已經不能滿足現代化儀器的管理需求，計算機信息技術的應用為我們提供了高效快捷的管理方式，下一步計劃將紙質檔案上傳至儀器管理系統，實現電子和紙質檔案“雙軌制”運行管理模式，有利于檔案的長期管理，方便檔案的查詢和共享，提升檔案的利用價值[2]。

綜上所述，利用計算機互聯網技術[3]，實現儀器網絡化管理，是目前新的發展方向，隨著我院檢驗資質的不斷擴大，實驗室不斷增加，大量儀器設備數量快速增長的同時，結合網絡技術建立一套實驗室儀器管理系統是十分必要的，通過我院集成辦公平臺，建立儀器網絡化管理模式，即可減輕管理人員的勞動強度，又可以提高管理人員工作效率，實現儀器管理與各科室之間網絡信息化交流，同時又將儀器資源信息在網絡管理平臺上發布，與實驗人員實現信息共享，達到“人與信息共同體” 完美結合，真正實現儀器管理的溯源性、審批逐級性、智能化、儀器信息電子化、統計快速篩查信息化、無紙化辦公功能的升級換代，以便更好地服務于檢驗檢測工作。

參考文獻

[1] 彭世金，施岱松.儀器設備網絡化管理的研究與探索[J].實驗室研究與探索，2006，25（8）：1032-1033.

[2] 紀英俊.檔案信息化建設與檔案管理的思考 [J].才智，2019（33）： 219.

[3] 李梅，王桂榮，吳三玲，等.高校大型儀器設備網絡化管理的實踐與思考 [J].實驗技術與管理，2017，34（6）：256-259.

作者簡介

王德利（1968-），男，山東省濟南人;學歷：大學本科，職稱：工程師，現就職單位：山東省食品藥品檢驗研究院，研究方向：實驗儀器管理。