私有云環境下企業數字檔案室的構建實踐

摘要：大數據時代的到來，加速了云計算、云存儲的崛起。企業日益劇增的案卷和傳統“收、存、管、用”管理工作模式，讓檔案工作者面臨的壓力越來越大，集團企業各公司之間的數據也不能很好共享。構建云上數字檔案室是檔案信息化發展的必然選擇。探討了基于私有云環境的數字檔案室的構建意義、構建思路、管理策略等。

關鍵詞：云計算;私有云;國有企業;數字檔案

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）19-0234-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

1 概述

近年來，隨著企業檔案數量劇增，檔案載體呈現出多樣化的特點，僅靠紙質查詢難以滿足用戶的需求;另一方面，檔案作為企業的一種重要資源，對企業的競爭力和服務管理有著重要的影響，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化企業發展的需求。因此，檔案管理工作面臨著新的挑戰，必須改變傳統的管理模式，采用新的管理形式。

2017年，國家檔案局辦公室印發了《企業數字檔案館（室）建設指南》的通知，鼓勵國有企業逐步推進企業數字檔案館（室）建設。在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的通知中的檔案管理發展目標提到，到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系，全面推進檔案資料存量數字化、增量電子化、利用網絡化。由此可見，數字檔案室將成為檔案信息化發展的必然趨勢。

所謂的數字檔案室是指運用數字設備和技術，實現檔案收集、管理、保護，以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心，將數字化的檔案信息以網絡為媒介而建成的數字管理系統。采用現代高新技術所支持的數字檔案信息系統，是檔案信息的一種新穎的組織模式，代表的是一種信息環境和基礎設施構建，是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。

2 云計算及私有云模式

云計算的產生是借用了量子物理中的“電子云”，強調說明計算的彌漫性、無所不在的分布性和社會性特征。云計算是并行計算、分布式計算和網格計算的綜合發展，或者說是計算機科學概念的商業實現，同時又提升了虛擬化、效用計算。云計算擁有超大規模的各種信息資源，可以將這些分布在不同地理位置的數據資源、模型資源、知識資源及計算資源等整合在一起，達到數據和資源共享的目的。云計算已然成為趨勢，2010年國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》，其中明確“鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術為各立檔單位提供軟件服務和存儲服務”。

私有云是指針對單個機構（例如金融機構或企業）特別定制的云服務平臺?？紤]到檔案的特殊性和安全性要求，一般企業都不應該盲目地將檔案信息交給公共的互聯網，而是應該采用私有云的服務模式。這里的私有云不是指在原來第三方提供的公有云的基礎上開辟一個私有空間僅供某個企業使用，而是在集團企業內部搭建一個獨立的云平臺，將該集團的資源集中起來，形成其內部的“自有云”。它的實質是將集團各公司的計算、存儲和數據資源整合，再面向檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者提供云服務，如圖1所示。這種模式的優點是特定的“云”為特定的用戶所用。企業既能合理地應用云計算，享受到高效率的云服務，又可以適當地規避公有云的信息風險。

3 企業數字檔案室建設意義

使用先進的計算機和網絡技術建立起高效、便捷的檔案管理信息化系統，并將系統部署在云端，可以最大限度地實現檔案資源的有效利用和共享，大大提升企業的檔案管理水平，提高檔案工作的社會地位。檔案數字化建設為企業帶來的成效具體體現在：首先，確保檔案安全。數字化后，檔案數據實現異地異質備份，后續的統計、開發、借閱等工作，可以減少檔案出、入庫頻率，減少檔案的人為和自然的損害;其次，節約企業人力成本。根據分析，處理傳統的檔案借閱每件需要0.3小時.數字化后，處理每件時長大約在0.15小時，人力成本節省了50%，把檔案員從繁重的重復勞動中解脫出來，極大減輕了工作人員的負擔;然后，節約公司紙張成本，數字化后，檔案復印量減少，按年需復印的借閱量1550件計算，每年節約紙張大約36000張，經年累月，是一筆不小的費用;最后，提高工作效率。檔案信息化后，企業的無形資產可以快速向需求者提供瀏覽，檔案室逐漸從保管部門轉變為信息中心、記憶庫。

4 構建企業數字檔案室的思路

構建企業數字檔案，需要對企業檔案進行分類，依托企業現有的辦公系統、信息管理系統等資源和云計算技術，建立符合企業自身管理、生產經營相匹配的云上檔案館。其具體實施步驟主要包括存量數字化、增量電子化、部署云端等三步。

4.1 存量數字化

存量數字化是指對歷史既已形成的實體檔案，有選擇性地開展進行數字化。國有企業成立早，出現一批產生年代久遠的檔案，隨時間推移，早期檔案容易風化受損。另外，有一批檔案在實際工作中利用頻率比較高，因此甄選出這類檔案開展數字化。檔案數字化主要是通過掃描或者拍照方式實現，但整個工藝流程復雜，包括檔案前期登記檢查、對破損檔案重新修復和整理，已有條目的核對、補缺、完善，檔案掃描，圖像處理，圖像存儲，數據掛接，已掛接文件的核對、更改（對掛接錯位或明顯不能利用的頁面重新進行掃描），OCR識別（手寫檔案不要進行OCR識別），數據上傳，數據驗收，數據提交，數據備份，檔案實體消毒、入庫上架等整套工作。

4.2 增量電子化

增量電子化是指與將企業新產生的各類信息按標識輸入到檔案管理系統，實現增量檔案電子化。根據國有企業的行業特征、生產經營、內部管理等情況，通過調研形成一個符合自身要求的檔案管理系統建設方案，基于Intranet/lntrente和大型網絡數據庫，建成一套具備人員組織管理、系統權限管理、檔案分類管理、檢索管理、借閱管理、統計管理等為一體的大型信息管理系統。將企業管理、生產經營各環節產生的數據與檔案管理系統建立數據對接。

4.3 部署云端

將檔案管理系統部署在云平臺上，將云計算技術與檔案信息資源共享進行有機融合，可以使得人們對數據信息獲取的方式得到有效轉變。在云計算環境下，要想完善數字檔案資源信息共享，最主要的是應用資源和軟硬件的緊密結合，營造一個虛擬的檔案館服務平臺，幫助用戶隨時隨地登錄云上檔案館，確保用戶對數據信息資源進行快速地搜索與查閱。在私有云數字檔案館建設的過程中，數據信息直接從該企業集團的各數據中心上傳至中心服務器的云端，并且由檔案管理人員對數據信息進行全面管理，確保檔案信息的安全有效并得到及時更新。

5 結束語

云計算技術作為“既能提高資源利用率，節省總擁有成本，又能增強IT靈活性和效率”的新方法，被視為科技領域的下一次革命，它將帶來工作方式和商業模式的根本性改變。然而，目前基于云計算技術的企業數字檔案建設還有許多問題有待解決，比如安全問題、數據集成問題、標準問題、版權糾紛問題、技術和系統管理問題等。因此，在企業檔案數字化建設中，應積極加強對數據標準的規范統一處理，不斷提高信息資源管理和共享的水平，并且重點考慮檔案的安全問題，涉及國家安全或未解密文件不得上傳到云端。

隨著云計算技術的進一步發展及云計算理念被用戶的廣泛接受，云計算技術必將成為最為重要的信息技術，云計算平臺必將成為最為重要的基礎設施，基于云計算平臺的應用也將成為人們最重要的選擇，值得進一步認真追蹤研究。

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【通聯編輯：王力】

作者簡介：葉國梅（1977-），女，江西撫州人，廣州市檔案專家，南京郵電學院通信工程本科。