大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

楊強

摘 要：大數據時代的到來，對各個行業都有新的影響，利弊各有，也使傳統的人事檔案管理模式受到了極大的沖擊。在這種形勢下，人事檔案管理模式必須從根本上創新和完善，適應新的市場形勢，如此才能長久發展。事業單位人事檔案管理在單位的行政管理及人才管理中占據了極其重要的地位和極大的比重，它是全面記錄和反映事業單位個人的品德才能表現和個人信息的原始資料，進入大數據信息時代，傳統的紙質人事檔案管理的方式和思路已很難適應大數據時代對人事檔案管理工作的需求，只有創新人事檔案管理的體制、方法和手段，才能適應事業單位發展對人才需求的要求。

關鍵詞：大數據時代;事業單位;人事檔案工作;工作模式;工作改革

一、大數據時代背景下事業單位人事檔案管理的重要性

國家的進步和社會經濟的快速發展使信息技術不斷加強，給人們的生活和工作帶來了很大影響。在事業單位人事檔案管理工作中融入信息化技術，能有效提升工作效率，也能夠大大地改善工作質量。例如使用信息加密加鎖鎖定等先進的信息技術方式，不僅能將人事檔案的數據信息安全妥善地管理起來，也能夠防止對人事檔案信息的作假，很好地保證了檔案信息的真實性和完整性，有助于相關人員在驗證數據信息真偽時有了可靠的具有公信力的查詢依據，方便工作人員的查詢。此外，在檔案管理工作中應用大數據技術時，可以完整快速地錄入各種動態的數據信息，在進行保存和歸類時能夠一目了然。數據分類排列為檔案信息使用者分析整理數據時提供了便利，節約了大量時間。

二、事業單位傳統人事檔案管理存在的問題

（一）忽視人事檔案管理工作

事業單位是政府建立的具有一定公益性的組織機構，為社會提文化、教育、衛生、科技等方面的服務。事業單位人事檔案是個人德、能、勤、績、廉等情況的真實記錄，是正確合理用人選人的依據。因此，必須保證人事檔案信息的真實性。然而，有些事業單位的高層領導和工作人員認為人事檔案工作是一項煩瑣的工作，人事檔案是一種固態的資料，不能給單位創造經濟和社會價值，因此對人事檔案信息管理的關注程度不足，不重視和不支持，使單位人事檔案管理工作比較死板和被動，不能及時更新信息且不能實現自我的創新。

（二）人事檔案管理人員素質偏低

在大數據時代背景下，高素質的檔案管理人員是順利開展事業單位人事檔案管理創新的前提。但就目前情況看來，大部分事業單位的檔案管理人員還不具有全面的技術應用技巧和管理能力，不能把大數據技術和檔案管理有機結合起來。所以，通過培訓來提升檔案專業技術人員綜合素質已成為事業單位急需解決的問題。

（三）硬件設施及保管利用方式相對陳舊

事業單位工作人員對檔案管理的不重視，導致一些事業單位人事檔案管理硬件設施幾乎沒有，對資金投入不足，檔案室的保管條件也達不到“十防”要求，特別是檔案利用的方式也比較落后，基本上是靠人工查閱的方式來進行的。這樣不僅容易造成人事檔案的損壞，也不利于人事檔案長久安全保管的要求。

（四）信息更新滯后，人檔分離嚴重

事業單位人事檔案大多是用紙質材料歸檔，資料繁多，且單位對這項工作本來就不重視，人事檔案信息的更新比較慢，比較滯后，難以及時滿足人員調動時的需要。在事業單位人員流動等情況下，很多人員因為檔案的不及時更新，不能及時傳遞帶走，就出現了“棄檔不用”的現象，最終導致人檔分離。

三、大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

大數據時代下，信息化技術為事業單位人事檔案創新管理帶來了技術支撐。檔案人員可以利用計算機來對人事檔案資源信息進行統一的登記、整理，簡化了事業單位在紙質人事檔案管理中的煩瑣工作，節約時間的同時簡化了信息的規整工作。同時，這些技術的支持可以為人事檔案的信息化管理提供一種全新的管理和利用模式，增強了人事檔案管理的保密性、規范性、科學性。

四、大數據時代背景下事業單位人事檔案創新管理的新方式

（一）加大對人事檔案創新管理的重視程度

事業單位在人事檔案管理中要加強對創新管理的重視。首先，建立一套包涵人事檔案管理各個過程的相關規章制度，使人事檔案管理工作達到收集整理資料規范、操作程序過程合規、利用權限清晰、符合保密的要求。其次，創建統一、集中的數據庫管理機制，實現電子檔案和紙質檔案的同步管理，兩手資料在手。不管紙質查閱還是實現電子信息快速查閱，都能保證信息的全面性，從而實現新背景下人事檔案管理的一體化和全程化要求。再次，在人事檔案管理上必須注重人事檔案管理的實時性，確保全部的人事信息準確且完整。最后，為了保證這項工作的持續健康發展，要測評人事檔案管理人員的履行狀況，以此加強工作人員做好人事檔案工作的意識。

（二）提升檔案管理工作人員的綜合素質

在人事檔案管理工作中，工作人員的政治素質、專業技術素質起著主導性的重要作用。因此，選拔人事檔案管理人員是一項非常重要的工作。事業單位在招錄、選調等形式下，要嚴格選拔那些政治素質高、業務本領強的人員從事這項工作。在工作中，為了使人事檔案管理人員更好地勝任這項工作，事業單位要做好以下工作。一要做好對人事檔案管理人員進行專業知識和技能的培訓工作，加大資金投入，可以通過舉辦信息技術講座、計算機技術講座、人事檔案管理知識講座等形式學習相關知識，也可以通過走出去參加培訓的形式來開闊視野提升能力。通過培訓，使管理人員的專業技術水平和管理技巧得到提升，全方面地提高改善工作人員的綜合素質，大大提高其人事檔案管理水平。二要理論聯系實際，從實際出發。要根據單位的實際狀況，把人事檔案管理和績效考核結合起來，即把人事檔案的管理結果和工資薪酬、獎金福利以及內部崗位人員提升等與員工自身利益息息相關的項目直接掛鉤，側面提高檔案管理的工作人員對工作的重視程度。除此之外，平時的管理中要做到“三嚴”，即嚴要求、嚴管理、嚴監督，上下一心，從而真正實現工作的集中化，提高檔案管理的效率。

（三）加快觀念轉變和信息化基礎設施建設

在大數據時代背景下，事業單位的人事檔案管理人員首先要轉變觀念，樹立正確的觀念，積極主動地適應新形勢的要求，變被動為主動，認真嚴格做好人事檔案管理的各項工作，為單位選人用人才提供優質的服務。人事檔案要實現信息化發展，離不開軟硬件基礎設施的配備和高科技人才的使用。因此，要想提高人事檔案管理工作的質量和效率，事業單位必須適應新形勢的需要，投入足夠的資金來配備基礎設施設備，即在單位內部配置電腦等網絡系統，為大數據技術和人事檔案管理工作的結合打下堅實的設備基礎。同時，事業單位的人事檔案保管條件必須得到改善，如通風設備、滅火設備等。人事檔案管理人員要做好防盜、防火等工作，以確保人事檔案紙質資料、電子資料的安全存放和基礎設施的完好運行。并且選拔錄用高素質、高水平、高技術的工作人員，從根本上提高工作的效率與信息的正確準確性。

（四）創新和完善人事檔案管理制度

在人事檔案創新管理的過程中，首先要制訂完整的人事檔案管理制度，使之遵循有章，規避“棄檔不用”等不良現象的發生。其次要把信息化管理人事檔案的制度制定好落實好。落實好資料的采集、建檔、轉入及轉出，并把好關口，防止出現信息不完整的現象。要對調出或調入的檔案資料進行仔細核對檢查，遵守保密規定，防止人事檔案的遺失和泄露，保證人事檔案信息真實、完好。在人事檔案資料的歸檔管理中，也要重視人員考察、黨團資料、職務調整等信息的及時歸檔，防止人員素質低下或是出現牟利的心理。

五、結束語

大數據時代的來臨為當前事業單位人事檔案管理工作的發展帶來了新的面貌，為了適應新形勢，事業單位應抓住時機，在信息化轉變中加強檔案管理工作人員自身的創新意識，充分利用大數據技術，以適應時代的發展需求。事業單位要摒棄傳統陳舊的管理模式，進行創新改革，健全管理體制，提升檔案管理的工作效率和工作質量，并利用信息化技術手段來加強對檔案資源信息的防護保密，促使我國事業單位的人事檔案管理工作得以可持續健康發展。

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