數字化檔案管理工作的實踐與探討

楊思思

摘 要：隨著計算機和互聯網技術的不斷發(fā)展，我國也進入到了信息時代，檔案信息資源成為了新時期最為重要戰(zhàn)略資源之一。本文在論述檔案數字化優(yōu)劣勢分析的基礎上，探討了其特點，提出增強檔案數字化管理工作的相關建議。

關鍵詞：數字化檔案;優(yōu)劣勢;特點;建議

一、引言

在我國科學技術水平不斷提升的背景下，以往的檔案管理方式已經不能再滿足時代發(fā)展要求，在檔案管理工作中必須實現對信息技術的合理應用，促進檔案管理可以面向數字化的方向不斷發(fā)展，這也是檔案管理滿足時代發(fā)展要求的重要舉措。因此，對于相關的檔案管理部門而言，在信息時代發(fā)展環(huán)境下迎來了更大的機遇和挑戰(zhàn)，這就需要相關部門對當下所面臨的工作任務和工作環(huán)境進行全面了解，從而對現有的管理方式進行不斷優(yōu)化和完善，不斷推進檔案管理數字化進程，最終形成更加科學先進的檔案管理方式。

二、檔案數字化的優(yōu)、劣勢

隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，電子信息技術已被越來越廣泛的應用在人們工作生活中，在此背景下，數字檔案應運而生。檔案數字化管理是將傳統(tǒng)檔案管理方式與計算機信息管理方式相結合，充分利用多媒體、通信以及網絡技術將傳統(tǒng)檔案信息建立成信息數據資源庫，并對其進行管理的過程，因此檔案數字化管理的信息庫具有海量信息資源，能夠在不同時期、不同情況下滿足檔案使用者的各種需求。

總結來說，檔案數字化管理工作具有以下優(yōu)勢：第一，與傳統(tǒng)檔案的紙質檔案信息不同，數字檔案的信息都是通過光盤和儲存器的形式進行儲存的，因此檔案的數字化形式能夠減少大量的資源浪費、減少占地面積，節(jié)約了檔案的制作成本和儲存成本。第二，對檔案實施數字化管理后，使用者想要查找、閱讀資料十分便捷，只需要在計算機中輸入查找范圍，甚至輸入查找的關鍵字，就能快速鎖定檔案內容，有效獲得所需的檔案資料。第三，借助于互聯網技術，能夠及時將檔案資料進行上傳，實現檔案資源共享，方便對檔案的管理，減少資源的浪費。

雖然檔案數字化管理具有眾多的優(yōu)勢，但同時它也存在著很多不可忽視的問題。例如檔案數字化管理具有的安全隱患，計算機是實現檔案數字化管理的主要載體，計算機軟件卻很容易沾染病毒或者被網絡黑客攻擊，一旦發(fā)生上述事件，整個計算機系統(tǒng)就可能癱瘓，給檔案管理造成巨大的影響，甚至有可能導致珍貴的檔案資料丟失。另外，檔案的數字管理工作目前還沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，容易在管理程序中出現混亂，且檔案管理工作人員個人素質良莠不齊，這樣就會增加操作計算機過程中的人為操作失誤風險，給檔案電子化管理工作造成阻礙。

三、數字化技術特點分析

數字化技術屬于計算機技術的的范疇，目前，數字化技術在各個領域的應用較為廣泛，數字化技術具有較強的優(yōu)點，主要體現在以下幾方面。

（一）依賴虛擬化載體

數字化技術主要利用各類信號進行數據和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數據的載體需要依賴大容量的計算機內存，還包括一些服務器和光盤、磁盤等，數字化技術需要依賴計算機設備進行查閱和處理，從這個角度上講，數字化技術也是一種虛擬化技術，這也是數字化技術的重要特點。

（二）檔案利用率高

傳統(tǒng)的檔案管理方式通常采用紙質作為主要載體，并且大多的保管場所多是檔案館和檔案室，由于檔案資料存在儲存量大、集中的特點，如果檔案管理人員沒有做好相應的管理，當需要查閱相關資料時，使用者需要花費較大的精力進行查找，給使用者造成了極大的不便。將數字化技術應用到檔案管理工作上，檔案管理人員會事先將相關資料傳輸到計算機系統(tǒng)中，并做好相應的分類工作，這可以使查找工作更加省時、省力。通過計算機系統(tǒng)使用者可以快速、精確地查詢到所需的檔案資料。數字化技術的應用不僅使檔案的利用效率大幅提升，還提高了檔案管理人員的辦公效率。更為重要的是，使用者可以不受時間和地域的限制，使資料查閱更加快捷。

（三）信息處理快速

數字化技術的另一個顯著特點是信息處理速度，數字化技術以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢，在短時間內，信息和數據的傳輸共享由數字化技術來完成，計算機高速處理能力十分明顯，對信息數據的處理速率決定了數字化技術的強大優(yōu)勢，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

（四）安全性高

對檔案的傳輸實行信息化管理，將文件的傳輸方式由紙質傳輸轉變?yōu)槲募鬏敚坏蟠筇嵘藱n案的傳輸速度，而且有效地確保了信息的安全性。在確保安全性的前提上增強了檔案存儲的穩(wěn)定性，延長了信息的儲存時間，并且最大程度地降低了外界環(huán)境變化帶來的影響。使用文化作為傳輸載體，不但減少了紙張的浪費，而且文件還存在多個方面的優(yōu)勢，首先使用文件作為傳輸載體，增強了傳輸形式的多樣性;其次文件作為傳輸載體，易于隨身攜帶;最后文件形式便于查閱和管理。對已經完成的檔案資料進行整理和掃描，并將其錄入到檔案管理系統(tǒng)，有利于實現信息資源的進一步開發(fā)，并加快了資源共享的進程，從而為后續(xù)工作的開展提供了便利。利用計算機技術可以實貫穿每個環(huán)節(jié)，并大大減低了各項工作難度，同時也大幅度縮減了工作時間。如果存在檔案資料需要修改的情況，可以直接使用計算機進行操作處理，迅速地尋找到目標文件，立即對其進行修改。同時檔案的查閱和統(tǒng)計均可以在計算機上完成，有效地提高了辦公效率。

四、增強檔案數字化管理工作的相關建議

（一）構建檔案專題的信息采集與建庫

通過開展檔案專題信息采集與建庫工作，可以對檔案數字化建設起到非常重要的完善作用，并且在此基礎上保證檔案數字化工作具有一定的專業(yè)性，這對于檔案數字化建設工作開展起到了非常重要的推動作用，只有這樣才能保證數字化檔案建設工作可以實現更加全面的發(fā)展。加強檔案數字化建設工作，有助于檔案管理人員對檔案信息進行更加全面的分析與掌握，最終實現對檔案資料的大量整理，使整個檔案建設工作體現出一定的數字化與信息化特點，從而為相關單位以及使用人員提供大量的信息數據，保證整個檔案建設工作可以更加全面高效的開展。

（二）做好數字化檔案精準管理

與傳統(tǒng)檔案管理相比，數字化檔案管理工作更為簡單、方便、快捷，但是對細節(jié)的重視程度有所提高，若是數字化檔案文件沒有得到有效處理，就很有可能會導致文件丟失、損壞，影響檔案管理質量。因此，在今后事業(yè)單位必須要展開檔案的精準化管理。一方面，應該完善管理制度，對檔案管理的書面化、全面化、同步化、專業(yè)化給出具體的要求，文件從形成、收集、整理、審核、歸檔、移交的各個環(huán)節(jié)，其工作規(guī)范、內容都要更為明了;另一方面，要設立專職檔案員的這一職位，同時，明確崗位的工作原則與職責范圍，配合責任追究制度，一旦發(fā)現問題應追究責任人的工作疏忽，避免到時候出現責任推諉的情況，同時，能夠促使人員之間形成相互監(jiān)督的工作氛圍，為精準化管理的實現打好基礎。

（三）完善數字化檔案掃描工作

數字化掃描工作就是將紙質檔案信息內容通過掃描設備轉化為電子影響信息，并傳入計算機設備進行儲存的過程。在進行信息掃描時候需要對掃描接受內容進行反復核查，不能出現漏掃或者重復掃描的情況。在完成掃描工作后還需要對檔案信息加以整理，按照信息的時間和類型就行分類歸納，如果在此過程中發(fā)現錯誤，要及時更正和處理。

（四）運用現代化管理手段

現代化管理手段主要是指數字虛擬技術、高微縮技術、智能技術等，隨著科技的快速發(fā)展，這些現代化技術在各個行業(yè)中的應用日益廣泛。就事業(yè)單位檔案管理工作的特點來看，事業(yè)單位可以引入密碼技術、面部識別技術、指紋技術等，來提高文件管理的安全系數。第一，可以建立專門的檔案室，用于存儲紙質檔案、檔案硬盤，進入查閱的人員必須要通過指紋識別、面部識別以后才能夠進入，避免外人進入檔案室竊取、修改、隨意查閱檔案;第二，數字化檔案則是可以利用密碼來實現保存，對于需要共享的檔案也應該做好加密處理，只有輸入正確的密碼才能夠查閱，最大程度上保證數字化檔案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技術，配合聲音識別技術，可以通過聲音來直接調取檔案，減少中間環(huán)節(jié)可能會出現的差錯，降低檔案管理工作難度，為更好地實現數字化檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

（五）培養(yǎng)檔案數字化專業(yè)管理人員

目前，國家已經對檔案數字化建設工作引起了高度重視，所以很多高校逐漸開設了檔案管理專業(yè)。檔案數字化建設工作必須由專業(yè)的人員來操作，因此，需要全面落實檔案管理人員的培訓工作，保證每一個檔案管理人員可以全面了解管理方法、技術以及數字化建設內容等。首先，應該提升檔案管理人員自身的技能水平，只有這樣才能為檔案數字化建設工作開展提供良好的基礎條件。另外，還應該培養(yǎng)檔案管理人員具備一定的管理能力，這樣在檔案數字化建設過程中才能將自身的執(zhí)行作用充分發(fā)揮出來，主動投入到檔案工作中，從而不斷加快檔案數字化建設進程。

五、結語

將檔案數字化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式，不僅提高了資料信息的安全性，還有效地提高了檔案管理人員的辦公效率。通過檔案數字化管理系統(tǒng)可以實現資料的快速查閱，并且使用文件作為傳輸載體，方便攜帶，同時文件還具有較大的流動性。檔案數字化管理的實現，有利于實現檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著我國數字化檔案管理的不斷完善，越來越多的企業(yè)都放棄了傳統(tǒng)的檔案管理模式，開始使用檔案數字化管理模式進行企業(yè)的內部管理。

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