檔案數字化發展對檔案管理工作的影響及對策研究

夏潤虎

摘 要：數字化是時代發展的重要趨勢，也是檔案管理工作的主要發展方向。在信息技術高速發展的背景下，檔案管理人員應當不斷提升數字化技能，及時更新檔案管理相關的軟、硬件設備，為提升檔案管理效率作足準備。本文通過探究檔案數字化發展對檔案管理工作的影響，提出解決檔案管理數字化問題的對策，以期提升檔案管理工作的整體水平。

關鍵詞：檔案數字化;檔案管理;工作體系;人才;資金

一、引言

檔案管理工作的內容具有復雜性，各個環節工作內容煩瑣，工作量較大。傳統的檔案管理方式容易出現人為錯誤，如由于管理失當導致紙質檔案遺失等，這導致檔案管理工作效率低下。數字化檔案管理方式不僅能幫助檔案管理者提升檔案管理效率，而且能減少檔案管理的人工成本。由于檔案數字化管理具有傳統管理方式不可比擬的優勢，其受歡迎程度越來越高，應用范圍越來越廣泛。

二、檔案數字化發展對檔案管理工作的影響

（一）促進檔案管理工作的規范化

檔案的數字化發展能夠在一定程度上幫助單位構建一個完善的檔案數據庫，將原本的紙質檔案轉變成為具備電子格式的信息化檔案，這樣能夠有效提高檔案的管理及查詢效率。數字化的檔案數據庫不僅能夠儲存電子檔案，還能確保電子檔案的管理實現規范化，從而形成一個專業的電子信息化檔案管理系統，促使各個部門的相關工作人員都能夠及時查找到所需的檔案或者在第一時間更新檔案。這樣的檔案管理模式能夠有效克服傳統檔案管理模式下所存在的存儲能力差、查閱速度慢等缺點。

（二）有效提高檔案工作的效率

近年來，隨著我國信息技術的不斷更新與改革，我國已經全面進入到信息化時代，這樣的發展現狀要求各個單位應該順應時代發展的腳步，不斷去學習先進的信息化技術來提高自身的檔案管理水平。檔案數字化發展其實就是既以計算機為傳播媒介，同時也要以計算機作為檔案存儲的主要場所。因為傳統的人工檔案管理方式不僅工作效率較低，并且非常容易發生差錯，導致大量的工作時間被浪費，并且還嚴重影響到了檔案管理的工作質量。而數字化檔案管理方式的應用有效提高了檔案管理人員的管理水平和分類效率，在大幅度減少了工作人員工作量的同時提高單位檔案管理的整理效率。另外，數字化檔案管理具備極強的時效性，由于在進行檔案管理期間，檔案的整理工作是一項非常龐大的工程，如果采用傳統的整理方式則需要花費大量人力、物力與財力。但是檔案的數字化發展所帶來的新技術能直接省略掉中間環節，既降低了檔案管理人員的工作強度，也縮短了檔案整理的周期。

（三）降低檔案管理成本

隨著數字化檔案信息管理模式的不斷更新，不僅在很大程度上節省了檔案儲存的空間，還避免了因人工審查而導致檔案資料遭到破壞，最大限度降低了單位的檔案管理成本。因為數字化的檔案管理技術是將原本的紙質檔案轉化為電子檔案儲存在計算機硬盤當中，相關的檔案管理人員可以利用計算機來完成檔案的管理、維護、查詢等相關工作。傳統的紙質版檔案極有可能會因為管理不當而出現資料受潮或者被蟲蛀的現象，需要耗費大量的時間和人力來進行修復與管理。但是數字化檔案管理模式的應用能夠妥善解決這一問題，不僅能夠實現無限期的資源使用，還不需要擔心檔案信息會受到損害，為檔案資料的安全性提供了極大的保護。

三、檔案數字化發展中檔案管理工作的對策分析

（一）搭建數字化工作體系

為推動檔案數字化發展的進程，首先應當基于對檔案數字化工作現狀的考察擬定工作方案，在方案中明確不同階段的檔案數字化需求與目標。為提升檔案數字化的效率，壓縮開展這一工作所需要的時間，同時避免對原始檔案造成破壞，檔案管理者應當將檔案分成不同批次，有序開展數字化工作。首先，優先錄入意義重大、利用頻率高的檔案，提升利用檔案產生的經濟效益。其次，精確鑒定檔案數字化的對象，在正式錄入檔案前確定實現數字化的檔案范圍，明確檔案數字化過程的操作順序，保證錄入過程的規范化。規范檔案錄入過程能有效降低檔案數字化操作中的人力成本，同時降低錄入過程中出現人為錯誤的可能性。

為進一步提升檔案管理的效率，可安排檔案管理人員進行流水線操作，使不同環節的管理人員做到精通自身所負責的環節，同時以這種方式落實管理責任，實現有效監督。還要不斷完善管理系統，保證數據安全。例如在授予審批權限時，以小組的形式進行操作，當錄入人員所在崗位職責與其職位權限不一致時，應當允許更高級的管理員單獨操作，實時調整檔案管理工作人員的權限，以此提升管理系統的靈活性、科學性。與此同時，為保證數字化檔案的真實性，可采用印鑒簽署技術、加密技術、控制訪問等技術手段維護檔案管理系統。

（二）挖掘檔案數字化管理人才

實現檔案數字化管理的過程需要眾多信息化人才作支撐。檔案數字化管理以電子設備為載體，不同儲存材料有著差異化的保存方式。電子儲存材料相較紙質材料，在保存性能上有明顯提升，但依然存在由于受潮、受損而無法使用的隱患。為保證數字化檔案的安全性，不同數字化檔案應當儲存在多個不同地方，保證任何一處的電子檔案受到破壞，其它電子設備中儲存的檔案依然能夠正常使用。

諸如此類的數字化管理問題還有許多，為應對潛在的儲存問題，應當鼓勵檔案管理人員積極參與數字化管理培訓，提升管理人員的專業能力，使之成為推動檔案數字化管理進程的技術型人才。選擇參與專業培訓的工作人員時需兼顧新、老員工的學習需求，將職業技能培訓與職業道德培訓緊密結合，使管理人員在參與培訓的過程中既能學到專業知識，又能全面認知自身所在崗位的職責，增強職業責任感。值得注意的是，檔案數字化管理的現實需求決定著管理者應當挖掘不同專業人才，組建結構合理、專業素質過硬的數字化管理隊伍，如此才能保質保量地完成檔案數字化管理工作。

民政檔案管理工作方式方法的改變也需要配備相應能力的管理人員，要求相關人員能夠熟練進行計算機操作，具備豐富的信息化檔案管理知識，將信息計劃技術與高素質人才相結合，才能真正實現民政檔案管理工作的信息化建設。例如，相關單位可組織檔案管理人員進行信息化技術培訓，講授檔案管理系統的使用方法，傳遞基本的計算機操作技巧。并加強人員的素質教育，提高其保密意識和風險預防意識，保證檔案管理工作的安全性。人員培訓還應配以有效的考核機制，定期對管理人員的信息化工作能力進行考察，以促使員工不斷進行自我提升，自我建設，充分利用民政檔案管理信息化技術，提高工作效率。

（三）加大專業設備資金投入

檔案數字化工作的進展與在這一領域投入的資金數量、專業設備數量密切相關。但從現實狀況看來，我國在相關領域投入的專業設備及資金尚且無法滿足檔案數字化管理的需求。資金投入不到位，管理檔案所需要的專業設備無法及時更新，檔案數字化的進度因此受阻。為避免由于此類原因阻礙檔案數字化的進程，相關部門應當加大在檔案數字化管理領域的資金投入，使技術設備的更新能夠跟上管理需求的變化。

檔案數字化管理所需要的專業設備可分為軟件與硬件設備兩類。在軟件方面，相關部門應當加快技術研發的進程，從國內外搜尋檔案管理技術人才，盡快研發出符合應用需求的檔案管理軟件，并使之服務于檔案數字化管理工作實際。在硬件設備方面，不僅要加大資金投入，引入新的技術設備，還要做好原有設備的保養工作，延長已有設備的使用壽命，最大化提升設備的利用效率，降低引入硬件的成本。

綜上所述，檔案數字化是檔案管理發展的大趨勢，實行數字化管理體系是時代發展的要求，有助于提升工作質量和效率。然而，我國檔案數字化管理處于起步階段，在數字化檔案管理體系的建立中，會存在許多的問題，數字化檔案管理系統也注定不會一帆風順的。為解決這些問題，有關部門應當增加資金投入，大力開發與檔案數字化管理有關的軟、硬件設置，不斷總結檔案管理經驗，促進檔案數字化管理的高速發展，使檔案資源更好地服務于社會。

參考文獻：

[1]李彩真.紙質檔案數字化管理存在的問題及其對策[J].卷宗，2019（33）：93.

[2]徐艷美.關于檔案數字化建設中存在的問題及對策探討[J].中文信息，2020（1）：37.

[3]郭懷珍.新時代人事檔案數字化及其規則、管理、關鍵問題與對策[J].辦公室業務，2019（23）：146，148.

[4]黃桂華.新時期檔案數字化建設的對策與服務功能探析[J].福建教育學院學報，2019（10）：123-125.

[5]朱春巧.新時期高校基建檔案數字化建設研究[J].城建檔案，2019（10）：14-15.

[6]劉倩.信息化對民政檔案管理工作的作用分析[J].現代經濟信息，2019（4）：66.

[7]董栗彤，董丁碩.信息化對民政檔案管理工作的影響研究[J].現代國企研究，2018（16）：187，188.