財務(wù)共享模式下的高校科研管理改進研究

曲京山 張晶 李玉松

【摘 要】 隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會對財務(wù)管理模式創(chuàng)新的需求日益擴大，財務(wù)共享服務(wù)理念應(yīng)運而生并受到業(yè)界廣泛關(guān)注。科研管理作為高校的重要職能，仍面臨工作效率低、處理流程煩瑣等問題，難以順應(yīng)高校信息化改革的趨勢。首先探究高校科研部門的財務(wù)管理現(xiàn)狀，深入剖析其存在的問題;其次結(jié)合財務(wù)共享模式對立項管理、預(yù)算管理、費用報銷和經(jīng)費結(jié)余四個關(guān)鍵模塊進行業(yè)務(wù)流程改造;最后闡述財務(wù)共享模式下科研管理改革的保障措施，從制度、技術(shù)、人才三個方面提出具體建議。文章豐富了高校改革與財務(wù)共享領(lǐng)域的文獻，對我國高校科研財務(wù)管理改革具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】 高校財務(wù); 財務(wù)共享服務(wù)中心; 業(yè)務(wù)流程; 財務(wù)管理

【中圖分類號】 G647? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2020）20-0087-06

一、引言

近年來，隨著經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，國家對教育事業(yè)給予大力支持，高等學校的辦學規(guī)模和資金實力呈不斷上升的趨勢，業(yè)務(wù)事項的處理難度不斷增加，傳統(tǒng)財務(wù)管理模式已經(jīng)難以滿足業(yè)務(wù)增加的需要。同時，自《國家中長期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》實施以來，政府對高校的財務(wù)管理要求日益嚴格，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式不再適應(yīng)新形勢下科技創(chuàng)新和人才培養(yǎng)的要求，甚至在一定程度上阻礙了高校發(fā)展。高校財務(wù)管理作為內(nèi)部管理的重要部分，其水平高低關(guān)系到高校的生存和發(fā)展。在這樣的背景下，高校提高財務(wù)管理水平已經(jīng)刻不容緩，而科研管理作為高校社會功能的重要環(huán)節(jié)，與財務(wù)管理的關(guān)系密不可分。

因而，高校需要進行科研管理改革，并結(jié)合信息化手段建立財務(wù)共享服務(wù)平臺，逐步實現(xiàn)科研管理的數(shù)字化、規(guī)范化和智能化，達到提升高校財務(wù)管理水平的目的。本文依托財務(wù)共享服務(wù)中心的理念，對高校科研管理的立項管理、預(yù)算管理、費用報銷和經(jīng)費結(jié)余等關(guān)鍵流程進行應(yīng)用探討。從理論層面來看，本文以期補充高校科研管理改革的研究思路，試圖為高校科研財務(wù)共享模式的構(gòu)建研究提供一定的理論借鑒;從現(xiàn)實層面而言，高校科研管理引入財務(wù)共享服務(wù)中心模式，對提高科研和財務(wù)工作效率、信息共享化水平、信息質(zhì)量等內(nèi)容具有重要意義。

二、高校科研管理的現(xiàn)狀分析

國家在《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》中針對高校科研提出了放管結(jié)合和優(yōu)化服務(wù)的要求[1]，目前很多高校的財務(wù)管理工作已借助校園信息管理系統(tǒng)來處理電子報銷、信息查詢、學費繳納等業(yè)務(wù)[2]，但科研管理仍未達到智能化和信息化水平。高校科研管理總體效率低下、流程煩瑣，科研管理的財務(wù)共享服務(wù)中心模式改革已經(jīng)成為必然。從立項管理、預(yù)算管理、費用報銷和經(jīng)費結(jié)余四個流程具體來看，高校傳統(tǒng)科研財務(wù)管理存在以下問題：

（一）立項管理方面

在傳統(tǒng)科研立項過程中，項目負責人需要將申報材料交由院科研辦，再由科研辦秘書交至科研管理部門，通過審批之后予以立項。項目負責人負責課題的制定和申報;院科研辦負責課題的初次篩選和信息傳達;科研管理部門負責項目審核和合同制定。這一過程程序煩瑣、耗費時間，科研管理部門、院科研辦和項目負責人之間缺乏整體性導(dǎo)致信息不對稱，項目負責人浪費大量時間進行跨部門溝通，多處審批也影響課題開展進度，從而降低科研立項流程效率。此外，科研立項與財務(wù)管理割裂，在審核中往往依據(jù)職稱、人脈關(guān)系等方面，忽視資金使用效率、資金用途等內(nèi)容，不利于營造良好的科研氛圍。

（二）預(yù)算管理方面

高校傳統(tǒng)的預(yù)算過程包括預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整及預(yù)算清理三個階段。首先，高校根據(jù)往年財務(wù)數(shù)據(jù)等信息提出預(yù)算計劃和編制預(yù)算表;其次，高校針對實施效果和整體發(fā)展計劃進行預(yù)算調(diào)整;最后，在預(yù)算年度結(jié)束后，財務(wù)人員進行財務(wù)數(shù)據(jù)分析并處理剩余賬款。但這種預(yù)算管理模式難以適應(yīng)信息化發(fā)展的時代，依據(jù)歷史數(shù)據(jù)編制的預(yù)算與實際脫節(jié)，而且由于調(diào)整預(yù)算的程序煩瑣，很難對預(yù)算標準進行及時修改，降低了經(jīng)費的使用效率。同時，在預(yù)算執(zhí)行過程中，由于缺乏有效監(jiān)督機制和科學的預(yù)算標準，預(yù)算要求不統(tǒng)一，職責權(quán)限不明確，項目負責人沒有嚴格按照預(yù)算表進行執(zhí)行，隨意調(diào)動項目內(nèi)部各板塊的預(yù)算資金，導(dǎo)致后期預(yù)算清查困難重重，增加財務(wù)工作的復(fù)雜度，也不利于后續(xù)科研項目的順利開展。

（三）費用報銷方面

在大數(shù)據(jù)時代，高校針對科研財務(wù)報銷流程和體系進行優(yōu)化升級。在這種情況下，財務(wù)人員需要不斷學習新規(guī)程，但由于不熟悉新的業(yè)務(wù)要求降低了業(yè)務(wù)處理和經(jīng)費報銷的效率。項目負責人由于信息不對稱難以及時了解流程內(nèi)容，存在審核材料不全、票據(jù)不規(guī)范、發(fā)票過期等問題，耗費大量時間，進而影響新規(guī)程的推行效果。目前，高校科研財務(wù)報銷仍需要項目負責人前往財務(wù)處的多個部門進行審批簽字，這增加了報銷流程的審批難度，降低報銷程序的運行效率。此外，高校財務(wù)報銷流程缺乏系統(tǒng)培訓和指導(dǎo)，尤其是學生在初次進行科研報銷時，不了解整體流程，費用報銷材料準備不充分[3]，審批過程更是困難重重，這種情況會打擊學生的科研熱情。

（四）經(jīng)費結(jié)余方面

高校科研經(jīng)費管理仍然存在“結(jié)題不結(jié)賬”的現(xiàn)象，這不僅影響財務(wù)部門的會計核算，還對科研經(jīng)費科學合理的使用產(chǎn)生不利影響。具體原因如下：一是高校對科研經(jīng)費審核缺乏有效的監(jiān)督體制，項目負責人不能合理使用科研經(jīng)費，甚至出現(xiàn)公款私用、結(jié)題時集中花錢、開具假發(fā)票等現(xiàn)象;二是科研管理部門和財務(wù)管理部門職權(quán)分開，科研部門只關(guān)注科研項目內(nèi)容的規(guī)范性，財務(wù)部門只關(guān)注經(jīng)費事項，兩部門信息溝通不暢導(dǎo)致科研經(jīng)費難以科學利用;三是結(jié)項時科研經(jīng)費考核過程緩慢且煩瑣，很難達到專項資金逐項及時可查的運作要求，導(dǎo)致科研經(jīng)費用途和結(jié)項時間無章可循。

從上述四個流程存在的問題可以發(fā)現(xiàn)，高校的科研財務(wù)管理難以適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。綜觀科研經(jīng)費管理的整體情況，仍然存在三個問題：第一，高校財務(wù)和科研管理部門的崗位重復(fù)設(shè)置，機構(gòu)龐大，運營成本高，難以實現(xiàn)資源整合和信息快速傳遞，不利于學校科研管理工作的順利開展;第二，財務(wù)人員和科研管理人員的職業(yè)技能不高，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)簡單重復(fù)的操作流程已經(jīng)不能滿足實際需要，人員存在知識結(jié)構(gòu)過時、專業(yè)不對口、計算機軟件操作不熟練、業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力不足等問題，人員辦事效率低直接阻礙了科研正常流程;第三，科研管理部門和財務(wù)部門缺乏及時溝通，高校科研財務(wù)管理應(yīng)是科研與財務(wù)結(jié)合，即“業(yè)財融合”過程，但大多數(shù)高校兩部門處于割裂狀態(tài)，缺失信息共享機制，產(chǎn)生信息不對稱等問題。

三、引入財務(wù)共享模式的必要性

（一）科研環(huán)境的驅(qū)動

自2002年提出科技強國戰(zhàn)略以來，我國不斷加大對高校科研經(jīng)費的投入。如圖1所示，在2013—2018年期間我國高校科研經(jīng)費投入金額逐漸增加（由2013年的856.7億元上升到2018年的1 457.9億元），增長率也呈波動上升趨勢，表明國家始終重視高校科研活動并給予資金和政策支持。相比科研外部環(huán)境呈現(xiàn)整體良好態(tài)勢，高校內(nèi)部的科研環(huán)境仍存在很多不足：一方面是高校科研制度缺乏科學性和規(guī)范性。高校內(nèi)部科研屬于復(fù)雜煩瑣的工程，各個環(huán)節(jié)都會影響科研成果和科研進度，因而高校需要建立完善合理的科研管理體制。但很多高校的制度仍存在缺陷，比如預(yù)算考核缺乏統(tǒng)一標準、科研合作說明尚未完善、科研獎勵機制不健全等問題，這往往會影響科研人員的積極性，進而不利于科研成果轉(zhuǎn)化。另一方面是內(nèi)部科研環(huán)境仍基于校園網(wǎng)的財務(wù)軟件開展，信息共享化程度較低，財務(wù)和科研人員的日常工作以數(shù)據(jù)信息錄入為主，業(yè)務(wù)內(nèi)容不交叉，業(yè)務(wù)流程不順暢，數(shù)據(jù)分析時效性較差，難以滿足高校科研財務(wù)管理及時、準確、科學等要求。高校外部科研環(huán)境面臨大數(shù)據(jù)、智能化和云計算等信息共享技術(shù)的驅(qū)動，內(nèi)部科研環(huán)境面臨體制改革、人員技能提升等方面的轉(zhuǎn)型需求，推動高校科研財務(wù)管理由傳統(tǒng)核算型向財務(wù)共享型轉(zhuǎn)變。

（二）財務(wù)共享模式的支持

最早的財務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Sharing Service Center，F(xiàn)SSC）是摩托羅拉公司在天津設(shè)立的“亞洲財務(wù)結(jié)算中心”，隨后超過500多家企業(yè)相繼設(shè)立財務(wù)共享服務(wù)中心。它的優(yōu)勢是提升服務(wù)效率、財務(wù)管理水平和會計信息質(zhì)量，通過內(nèi)外資源整合，對資源進行科學有效分配，避免出現(xiàn)傳統(tǒng)分散處理模式下資源浪費的現(xiàn)象。財務(wù)共享服務(wù)中心的模式在我國企業(yè)中發(fā)展迅速，這種模式同樣可以應(yīng)用到高校中，特別是應(yīng)對當前高校跨地區(qū)辦學、異地辦學的情況。從部分高校財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，在財務(wù)共享平臺建設(shè)初期，高校各個部門信息系統(tǒng)多為獨立開發(fā)應(yīng)用，各個信息系統(tǒng)間缺乏連接，無法進行直接的信息共享。同時，由于管理不規(guī)范、制度不健全、缺乏專業(yè)維護人員，模式運行存在網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。但隨著模式不斷優(yōu)化升級，財務(wù)共享中心模式會使財務(wù)管理和科研工作更加有效，信息溝通更加通暢，對高校資源整合、資金合理分配及人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化產(chǎn)生重要影響。

四、高校科研管理的財務(wù)共享模型構(gòu)建

近年來，科學技術(shù)不斷發(fā)展，高校的科技信息化水平隨之提升。高校需要利用信息化資源，充分發(fā)揮其社會功能。高校科研財務(wù)共享中心的設(shè)計首先要了解其系統(tǒng)劃分和明確各個部門的職責權(quán)限，具體內(nèi)容如圖2所示;其次，各個部門需要結(jié)合科研管理的具體流程進行梳理，確定平臺的具體業(yè)務(wù)功能;最后，應(yīng)該注意系統(tǒng)平臺間的密切配合，并開通系統(tǒng)查詢平臺，例如提供短信提醒進度的業(yè)務(wù)，確保網(wǎng)絡(luò)運行順暢。針對高校科研經(jīng)費管理中存在立項效率低、預(yù)算審核慢、費用報銷難、項目結(jié)余混亂等問題，將嘗試對科研管理中立項管理、預(yù)算管理、費用報銷、經(jīng)費結(jié)余四個關(guān)鍵流程進行財務(wù)共享模型搭建。

（一）立項管理

高校科研管理應(yīng)根據(jù)《政府會計準則》的要求實行合同管理模式，與項目管理相比，合同管理能有效控制隨意開支的行為，更加符合資產(chǎn)管理要求和高校財經(jīng)制度規(guī)定。高校強化合同管理，有利于優(yōu)化政府會計制度改革下的科研資金管理[4]。在此基礎(chǔ)上，明確權(quán)責主體和立項要求，進一步規(guī)范科研立項流程。圖3為財務(wù)共享模式下立項管理流程圖，具體說明如下：首先，科研管理部門在立項管理系統(tǒng)中發(fā)布科研立項信息，學院科研辦向?qū)W生或教師傳達相關(guān)信息;其次，學生或教師登錄系統(tǒng)查看立項內(nèi)容與要求，決定參加立項申請的項目負責人在平臺上選擇立項模塊和填寫課題內(nèi)容，通過影像管理系統(tǒng)上傳至科研管理部門;最后，科研管理部門在立項管理系統(tǒng)上針對科研大類、合同號、項目名稱、項目成員、合同金額等信息進行線上審批，通過線上審核后，項目責任人及其團隊正式開展科研工作。科研立項與財務(wù)共享模式的結(jié)合可以減少項目審核的繁雜流程，有效實現(xiàn)信息的實時共享，減少人力投入，提高立項管理的效率。此外，為保證整體流程順利進行，要對財務(wù)共享平臺進行標準化改革：第一，對照項目信息，管理員需要提前設(shè)置部門編碼、項目類別表、合同模板[1]等;第二，逐步完善項目信息，針對實施中出現(xiàn)的問題進一步解決，提供補充方案;第三，提供平臺的實時維護，平臺綜合網(wǎng)絡(luò)、科研、財務(wù)等多種信息，因而需要復(fù)合型人才進行專業(yè)維護，同時也需要各部門的密切配合和溝通;第四，規(guī)范財務(wù)系統(tǒng)的各項設(shè)置，預(yù)先設(shè)定課題立項的編碼方案、會計分錄、項目類別等內(nèi)容，制定標準化的會計智能憑證。

（二）預(yù)算管理

高校科研管理在引入財務(wù)共享服務(wù)中心后，應(yīng)率先進行科研管理經(jīng)費的預(yù)算編制工作。為建立全面、科學、完整的會計成本核算體系，具體準備工作如下：一是要根據(jù)不同的經(jīng)費來源對項目進行分類管理，并由此設(shè)置不同的預(yù)算模板[1]。項目負責人在進行項目類別選擇后會自動顯示該類的預(yù)算表供其填寫。二是將間接成本進行折算分析計入項目預(yù)算中，編制一套間接成本計算方案，明確各個間接費用的折算系數(shù)和經(jīng)費代碼。三是設(shè)置財務(wù)風險部門進行風險預(yù)算評估，該部門人員需要熟悉財務(wù)、科研與計算機等業(yè)務(wù)，及時審核預(yù)算經(jīng)費分配的合理性與科學性。項目執(zhí)行過程中，項目負責人在平臺進入預(yù)算填寫界面，填寫資料費、數(shù)據(jù)采集費、勞務(wù)費、設(shè)備費、會議費、差旅費等項目明細表并提交，預(yù)算申請需要經(jīng)過科研管理部門審核同意，財務(wù)部門復(fù)核通過后執(zhí)行，若審核被拒將自動退回并以短信或郵件形式提示負責人修改。然后，財務(wù)部門在財務(wù)核算系統(tǒng)上生成項目信息圖和項目賬戶等相關(guān)內(nèi)容，交由學院科研辦進行傳達，并在影像管理系統(tǒng)上同步更新。項目負責人收到審批通過信息后在系統(tǒng)上回填項目賬戶和信息表。具體操作過程如圖4所示。該業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵是應(yīng)用影像管理系統(tǒng)，借助掃描儀器將紙質(zhì)的預(yù)算表轉(zhuǎn)為電子版并錄入系統(tǒng)，電子信息圖的形式更加規(guī)范，減少以往財務(wù)人員逐一核對信息的時間，提高科研申報預(yù)算模塊的運作效率。

（三）人才保障

財務(wù)共享服務(wù)中心細化傳統(tǒng)財務(wù)工作，對財務(wù)人員的財務(wù)核算、資金審核、風險監(jiān)測、業(yè)績考核等專業(yè)技能要求提升，同時還要求財務(wù)人員和科研人員應(yīng)該具備互聯(lián)網(wǎng)知識和財務(wù)信息化處理能力。因此，高校應(yīng)該針對人才保障做到以下三點：一是培養(yǎng)和引進復(fù)合型人才，傳統(tǒng)的重復(fù)性財務(wù)工作已經(jīng)不能滿足信息化高校發(fā)展的需求，高校需要培養(yǎng)一批具備財務(wù)專業(yè)知識和信息系統(tǒng)操作能力的人才，用于處理復(fù)雜和動態(tài)的科研財務(wù)工作，同時也為高校日常運營和未來發(fā)展決策提供人才儲備;二是高校應(yīng)該制定一套科學全面的人才考核方案，不能僅依靠資歷和職稱制定工資標準，而要建立一個將薪酬、技能、崗位、職級等內(nèi)容結(jié)合的高校財務(wù)人員的獨特晉升通道，激勵財務(wù)人員不斷學習專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)處理能力，降低財務(wù)工作風險;三是高校應(yīng)對科研人員和財務(wù)人員進行定期培訓，特別是增加互聯(lián)網(wǎng)知識和操作技能方面的培訓，并在培訓后及時進行能力考核，確保培訓效果。

六、結(jié)語

本文構(gòu)建的財務(wù)共享平臺將高校財務(wù)部門和科研部門結(jié)合、財務(wù)信息與業(yè)務(wù)內(nèi)容相融合，將高校師生在立項管理、預(yù)算管理、費用報銷、經(jīng)費結(jié)余中所涉及的財務(wù)信息在統(tǒng)一的財務(wù)共享平臺上進行處理。同時，達到科研與財務(wù)共享信息的及時整合，滿足高校科研財務(wù)管理的需求，真正服務(wù)于科研管理活動，有利于實現(xiàn)跨地區(qū)分校信息系統(tǒng)的有效整合，為高校現(xiàn)代化信息化校園建設(shè)提供技術(shù)支持。另外，本文的構(gòu)建研究偏向理論研究，具體實踐效果有待檢驗。

未來財務(wù)共享服務(wù)中心在高校的應(yīng)用會更加廣泛，因而在后續(xù)研究中需要結(jié)合高校財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用實例進行不斷探索及改進，促進高校財務(wù)共享模式更加完善。在應(yīng)用層面，財務(wù)共享服務(wù)中心將會與更多常規(guī)業(yè)務(wù)融合，充分發(fā)揮整合信息、績效考評、風險防控、信息預(yù)測等方面的作用，幫助高校領(lǐng)導(dǎo)制定科學的目標和戰(zhàn)略決策。同時，高校財務(wù)管理將借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的開放性，實現(xiàn)跨領(lǐng)域、跨地區(qū)的合作，改變高校以往單一、煩瑣的財務(wù)運作模式，利用人工智能和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，使財務(wù)管理流程更加智能化。

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