制造業(yè)存貨內(nèi)部控制芻議

周黎

[摘 要]眾所周知，制造業(yè)是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)支柱，銷售產(chǎn)品是制造業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)來(lái)源、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的主要方式。因此，存貨是制造業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)，也是制造業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的基石。存貨內(nèi)部控制的安全有效，可提高財(cái)務(wù)管理的科學(xué)合理性，規(guī)避一些不必要的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維持制造業(yè)健康發(fā)展。那么，制造業(yè)科學(xué)合理地對(duì)存貨進(jìn)行內(nèi)部控制，就顯得尤為迫切而有必要。

[關(guān)鍵詞]制造業(yè);存貨;內(nèi)部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.23.070

1 引言

存貨內(nèi)部控制是制造業(yè)內(nèi)部控制中至關(guān)重要的一部分。因此，制造業(yè)應(yīng)提高存貨內(nèi)部控制水平，確保存貨的安全性和完整性，規(guī)避或降低存貨風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，適當(dāng)縮減存貨成本。

2 制造業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1 存貨環(huán)節(jié)流程圖不夠明晰

有些制造業(yè)僅僅從存貨入庫(kù)開(kāi)始著手，按照存貨保存管理、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)和處置等模塊檢查、排查風(fēng)險(xiǎn)隱患，而這些模塊之間未能形成一個(gè)銜接的程序，存貨環(huán)節(jié)流程圖不夠明晰，對(duì)應(yīng)的職能部門(mén)不明晰，難以界定具體的負(fù)責(zé)人，出庫(kù)的審批未實(shí)施到位，使得存貨環(huán)節(jié)的流程不夠順暢，影響存貨的流通運(yùn)轉(zhuǎn)，弱化了制造業(yè)的經(jīng)營(yíng)效果。并且物料采購(gòu)計(jì)劃比較隨意直觀，采購(gòu)量過(guò)少使得材料短缺，影響研發(fā)和生產(chǎn)，采購(gòu)量過(guò)多使得大量的物料堆積在倉(cāng)庫(kù)中，占用了倉(cāng)儲(chǔ)空間，提高了倉(cāng)儲(chǔ)管理成本，造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 存貨信息反饋和溝通機(jī)制缺乏或不完善

當(dāng)前制造業(yè)的存貨信息傳遞、反饋機(jī)制仍有待優(yōu)化。使用SAP系統(tǒng)，可能存在傳輸過(guò)程信息遺失的問(wèn)題。而使用OA系統(tǒng)，主要是郵件和對(duì)話溝通，可能存在細(xì)節(jié)問(wèn)題難以解決、雙方對(duì)問(wèn)題的理解存在偏差、信息不對(duì)稱的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致某些信息數(shù)據(jù)傳送不及時(shí)、部門(mén)之間溝通內(nèi)容有誤、存貨庫(kù)存估量有較大出入等現(xiàn)象，可見(jiàn)目前制造業(yè)的溝通平臺(tái)尚未配備完全和精細(xì)，從而影響了存貨管理流程，徒增了溝通成本、材料倉(cāng)儲(chǔ)成本和內(nèi)部控制成本等，也增添了人才操作造成的數(shù)據(jù)失真風(fēng)險(xiǎn)。

3 完善制造業(yè)存貨內(nèi)部控制的建議

3.1 編制和優(yōu)化明晰規(guī)范的存貨環(huán)節(jié)流程圖

制造業(yè)應(yīng)規(guī)范存貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動(dòng)，保證研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的通順進(jìn)行，使存貨處于合理的、持續(xù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，制造業(yè)應(yīng)從以下三個(gè)方面編制和優(yōu)化明晰規(guī)范的存貨環(huán)節(jié)流程圖。

首先，制造業(yè)應(yīng)完善存貨采購(gòu)入庫(kù)和保存管理環(huán)節(jié)的流程圖，加強(qiáng)存貨采購(gòu)的規(guī)劃。在流程圖中加入財(cái)務(wù)管理部門(mén)賬務(wù)處理的環(huán)節(jié)，即入庫(kù)單應(yīng)及時(shí)入賬，登記到企業(yè)資源管理系統(tǒng)當(dāng)中，同步財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在流程圖中也加入了研發(fā)部門(mén)物料申請(qǐng)的環(huán)節(jié)，使研發(fā)部門(mén)申購(gòu)研發(fā)材料更為便捷。存貨可根據(jù)重要性、緊急性等要素進(jìn)行合理分類管理，對(duì)于重要的存貨，制造業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)嚴(yán)格做好監(jiān)管的工作，及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。對(duì)于不太重要的存貨，倉(cāng)儲(chǔ)人員則可稍微放松監(jiān)管，使存貨不出現(xiàn)大面積的質(zhì)量紕漏。同時(shí)，物料的采購(gòu)應(yīng)有計(jì)劃性和合理性，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)掌握生產(chǎn)活動(dòng)、材料消耗量、生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)容、存貨周轉(zhuǎn)期、當(dāng)前存貨倉(cāng)儲(chǔ)量等信息，嚴(yán)格把控存貨量和采購(gòu)過(guò)程。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃方案的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制造公司同樣也應(yīng)該提前了解和擬訂相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。比如制造業(yè)收到了緊急生產(chǎn)訂單或者供應(yīng)商供貨推遲等意外情況，急需短期內(nèi)采購(gòu)大量的物料時(shí)，公司應(yīng)根據(jù)原先制定的風(fēng)險(xiǎn)控制體系，通過(guò)聯(lián)系其他供應(yīng)商、加快采購(gòu)業(yè)務(wù)審批流程等方式，靈活變通采購(gòu)活動(dòng)和審批程序，巧妙應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

其次，制造業(yè)應(yīng)完善存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)的流程圖。在出庫(kù)環(huán)節(jié)當(dāng)中應(yīng)加深存貨管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量保障部門(mén)等公司部門(mén)與存貨之間的聯(lián)系，合理分配出庫(kù)環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)銷售合同，生產(chǎn)部門(mén)和研發(fā)部門(mén)分別擬訂生產(chǎn)計(jì)劃和研發(fā)計(jì)劃之后提出領(lǐng)料申購(gòu)，經(jīng)過(guò)上級(jí)審批過(guò)后，報(bào)批存貨管理部門(mén)，存貨管理部門(mén)發(fā)出材料，研發(fā)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)分別進(jìn)行研制和生產(chǎn)，并且由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行研發(fā)領(lǐng)料、生產(chǎn)領(lǐng)料的賬務(wù)處理。

最后，制造業(yè)應(yīng)完善存貨盤(pán)點(diǎn)清查環(huán)節(jié)的流程圖。制造業(yè)應(yīng)先制訂周全的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，委派相應(yīng)的盤(pán)點(diǎn)人員、監(jiān)盤(pán)人員，由相應(yīng)有權(quán)限的管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)之后開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)之后再加入財(cái)務(wù)部門(mén)和監(jiān)管部門(mén)不定期復(fù)核抽查的環(huán)節(jié)，及時(shí)對(duì)賬實(shí)不符的現(xiàn)象進(jìn)行整理、分析和修改，保證賬、證、物的一致性。盤(pán)點(diǎn)資料經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)人員的簽字確認(rèn)之后，才可放入檔案室進(jìn)行歸檔保管，且把盤(pán)點(diǎn)信息實(shí)時(shí)登記到企業(yè)資源管理系統(tǒng)當(dāng)中。在盤(pán)點(diǎn)清查過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員應(yīng)重視存貨報(bào)廢處置，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)盤(pán)點(diǎn)當(dāng)日的報(bào)廢品，并且于當(dāng)日上交。

3.2 構(gòu)建和優(yōu)化存貨信息系統(tǒng)溝通平臺(tái)

制造業(yè)應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)之間、上級(jí)與下級(jí)之間信息的溝通交流和實(shí)時(shí)共享，達(dá)到“上傳下達(dá)”的溝通效果，有助于公司在存貨材料和生產(chǎn)量的把控方面更為準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)供過(guò)于求或供小于求的不利現(xiàn)象，有助于公司的存貨內(nèi)部控制。具體來(lái)說(shuō)，制造業(yè)可構(gòu)建和優(yōu)化存貨信息系統(tǒng)溝通平臺(tái)，將OA系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)集成起來(lái)，簡(jiǎn)化繁瑣且不必要的作業(yè)程序，提高存貨信息化建設(shè)水平，把公司業(yè)務(wù)流程完整地聯(lián)系在一起，加強(qiáng)上游和下游合作伙伴的溝通交流，提高了存貨內(nèi)部控制信息溝通的有效性和流通速度，有助于縮減倉(cāng)儲(chǔ)成本，提升存貨內(nèi)部控制的水準(zhǔn)，加快公司的運(yùn)營(yíng)速度。在材料驗(yàn)收入庫(kù)之后，形成了電子入庫(kù)單;在研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)領(lǐng)料之后，分別形成了電子研發(fā)領(lǐng)料單、電子生產(chǎn)領(lǐng)料單;在產(chǎn)品出庫(kù)之后，形成了電子出庫(kù)單據(jù)，而財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)這些電子原始憑證，可準(zhǔn)確、迅速地開(kāi)展財(cái)務(wù)核算的工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確可靠性，也提高了信息傳遞利用的效率和質(zhì)量，避免紙質(zhì)文件信息數(shù)據(jù)的呆滯性;采購(gòu)部門(mén)可按照存貨管理系統(tǒng)上的倉(cāng)儲(chǔ)信息、當(dāng)前市場(chǎng)需求等信息數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)同步公司的產(chǎn)品需求量，擬訂和修改相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃方案;倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)可按照采購(gòu)計(jì)劃方案安排貨物的倉(cāng)儲(chǔ)空間，保證貨物倉(cāng)儲(chǔ)的合理性和成本最小化，并且組織盤(pán)點(diǎn)工作，提高工作效率;管理層可通過(guò)存貨管理信息媒介，清晰獲知公司的存貨情況，全面管控存貨。

3.3 建立和完善存貨內(nèi)部控制監(jiān)督制度，落實(shí)存貨內(nèi)部控制績(jī)效考評(píng)工作 ?一方面，制造業(yè)應(yīng)委派專業(yè)的存貨內(nèi)部審計(jì)小組，全方位審計(jì)公司的工作，完善內(nèi)部監(jiān)督管理制度，內(nèi)審小組直接對(duì)高層管理者負(fù)責(zé)，確保內(nèi)審的獨(dú)立性和權(quán)威性。內(nèi)審人員在審計(jì)評(píng)價(jià)存貨內(nèi)部控制情況時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)審計(jì)公司的物資材料采購(gòu)和存貨領(lǐng)用情況，監(jiān)督清查存貨內(nèi)部控制情況，比如不定期抽查存貨采購(gòu)訂單合同，查看合同訂單的審核批準(zhǔn)程序是否按照制度上規(guī)定的流程進(jìn)行，相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、相應(yīng)部門(mén)是否及時(shí)審核批準(zhǔn)簽字蓋章，不定期核查在途存貨的情況，查看在途存貨的數(shù)量是否正確，登記的存貨臺(tái)賬信息是否完整和真實(shí)，對(duì)公司整體存貨內(nèi)部控制的有效性和科學(xué)性進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)價(jià)，對(duì)出現(xiàn)的漏洞及時(shí)進(jìn)行填補(bǔ)，避免出現(xiàn)徇私舞弊或者違反公司制度辦法的行為。一旦出現(xiàn)無(wú)視公司規(guī)章制度，造成較大經(jīng)濟(jì)損失的情況，必定要追究相應(yīng)的責(zé)任人。

另一方面，制造業(yè)應(yīng)完善存貨內(nèi)部控制績(jī)效考核制度，將員工的存貨內(nèi)部控制實(shí)施狀況列入績(jī)效的考核指標(biāo)當(dāng)中，推動(dòng)存貨內(nèi)部控制的實(shí)施到位。

4 結(jié)論

由此觀之，制造業(yè)應(yīng)編制和優(yōu)化明晰規(guī)范的存貨環(huán)節(jié)流程圖，構(gòu)建和優(yōu)化存貨信息系統(tǒng)溝通平臺(tái)，建立和完善存貨內(nèi)部控制監(jiān)督制度，落實(shí)存貨內(nèi)部控制績(jī)效考評(píng)工作，共同推動(dòng)存貨內(nèi)部控制的有效實(shí)行，提升公司的存貨管理水平，為公司創(chuàng)造更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]熊瑩.M制造業(yè)公司存貨內(nèi)部控制案例研究[D].北京：中國(guó)財(cái)政科學(xué)研究院，2019.

[2]張倩.CL制藥公司存貨管理內(nèi)部控制案例研究[D].沈陽(yáng)：遼寧大學(xué)，2019.

[3]韓冰.EM制造企業(yè)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)研究[D].西安：西安理工大學(xué)，2018.