大數(shù)據(jù)時代檔案信息化視角下人力資源管理探析

袁征坤

摘要：大數(shù)據(jù)時代，信息化管理手段使檔案文件管理更加智能化、檔案信息也更加完善。尤其是人力資源檔案管理更要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，以便信息資源及時流轉(zhuǎn)，挖掘到人事檔案內(nèi)部增值功能。信息化的檔案資源管理模式下，需要運用全新的思維理念和工作方法，構(gòu)建一套完善的人力資源檔案管理體系。因此工作人員需要在實踐中總結(jié)存在的問題，并提出相應(yīng)解決對策，以便提升人事檔案整體管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;信息化視角;人力資源;檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及完善，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各個行業(yè)的各工作環(huán)節(jié)。作為從事人力資源檔案管理的工作人員，為了匹配人力資源管理中高質(zhì)量、高要求、高效率的工作標準，也為了適應(yīng)新時期企業(yè)快節(jié)奏的生產(chǎn)經(jīng)營模式，在人力資源管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛。因為“人”的因素是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，所以人力資源管理模塊是企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分。人力資源管理的工作內(nèi)容比較繁瑣，包括人才招聘與分配、員工培訓(xùn)教育、人力績效考核、薪酬管理及勞動關(guān)系管理等多方面內(nèi)容。所以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能更完善地收集相關(guān)信息，更高效率地完成工作。

一、人事檔案信息化管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要性

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，把人力資源管理理論中分散，抽象的信息歸納整合成為有形有序的數(shù)據(jù)信息，為管理人員提供選擇和參考的依據(jù)，改變了傳統(tǒng)人力資源管理中依靠經(jīng)驗和習慣分析和解決問題的模式。數(shù)據(jù)助力思考那么管理層的預(yù)測及戰(zhàn)略決策將會更加準確。其次，大數(shù)據(jù)背景下信息內(nèi)容更加龐大，可收集的有用信息就比較全面，人事檔案管理的內(nèi)容要求越來越全面，因此有效信息越多，越有利于相關(guān)工作的推進。再者，大數(shù)據(jù)技術(shù)工具可以減少人為錯誤，任務(wù)和流程自動化完成效率更高。信息化工作環(huán)境中，數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)是不斷進步的，各種便捷的應(yīng)用軟件，使信息處理效率更高。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案信息管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)技術(shù)是利用網(wǎng)絡(luò)信息資源收集、分析、整合數(shù)據(jù)信息的技術(shù)手段。大數(shù)據(jù)最顯著的特點信息資源龐大、種類多樣化、有利用價值的信息密度低，處理速度快這幾大特點。由此分析大數(shù)據(jù)不經(jīng)過處理、整合，并不具有很高的應(yīng)用價值。大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案信息管理中的應(yīng)用表現(xiàn)如何？分析如下：

（一）人事檔案管理人員保持傳統(tǒng)的工作理念

采用何種管理理念開發(fā)和利用人事檔案，決定了人事檔案管理工作的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)形成了基于文字檔案管理的思維模式，面對互聯(lián)網(wǎng)信息化、數(shù)字化的檔案內(nèi)容，傳統(tǒng)的整理思維和開發(fā)應(yīng)用模式很難快速提煉出有效信息。所以大數(shù)據(jù)時代背景下，人事檔案信息化管理的工作改革首先要轉(zhuǎn)變工作理念。

（二）人事檔案信息整合力度不夠，利用價值低

檔案管理管理的重點工作就是整合檔案信息，尤其是對海量網(wǎng)絡(luò)信息，需要更加智能的技術(shù)手段，以便迅速分離低價值數(shù)據(jù)。首先，日常工作中利用傳統(tǒng)的技術(shù)手段也會產(chǎn)生很多人事檔案信息，整合線上線下檔案信息是當前工作中普遍存在的現(xiàn)象。其次，人事檔案信息預(yù)測能力薄弱，應(yīng)用價值不充分。人力資源檔案管理不能只停留在數(shù)據(jù)的收集和管理上，對于人事檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析和科學預(yù)測才是工作的重點。傳統(tǒng)的分析預(yù)測方法中定性分析科學依據(jù)不夠，定量分析依靠傳統(tǒng)的換算方法難度較大，預(yù)測效果也不好，所以檔案信息的應(yīng)用價值發(fā)揮并不充分。

（三）人事檔案管理的安全性受到多重威脅

大數(shù)據(jù)時代人事檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)信息的安全性要承受多方面的壓力。因為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是相對開放的，所以除了由人為操作不當，會帶來檔案信息的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境中還會因為技術(shù)因素造成安全隱患，如網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等信息安全問題。

（四）人事檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)有待提升

檔案信息化管理體系需要專業(yè)的技術(shù)人才推進，所以需要組建一只具有現(xiàn)代化管理能力的團隊。大數(shù)據(jù)時代，團隊人員的思維模式和管理理念都要轉(zhuǎn)變，建立與信息化管理模式相匹配的服務(wù)意識。工作缺乏主動性，就無法為人力資源發(fā)展提供有效的參考意見。其次，工作人員如果不能熟練應(yīng)用信息技術(shù)，無法完成人事檔案管理基礎(chǔ)工作，更遑論在人事檔案管理上的創(chuàng)新。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）人事檔案工作人員需要轉(zhuǎn)變管理理念

人事檔案信息反映職工的基本信息、工作經(jīng)歷、品德作風等情況，盡可能全面地收集相關(guān)信息是人力資源管理的基礎(chǔ)工作。大數(shù)據(jù)背景下，信息資源鋪天蓋地如何高效整合利用這些數(shù)據(jù)資源為我所用，是各領(lǐng)域人工作人員思考的問題。當前人事檔案工作人員需要強化信息化管理理念，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的工作優(yōu)勢，多渠道、全面收集人事檔案信息。其次要拓展人事檔案的利用率，將人事檔案應(yīng)用與工作效能的發(fā)揮相結(jié)合，充分釋放檔案信息的應(yīng)用效率。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在收集整合人事檔案信息時，一方面，要整合完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)，采用智能化的采集數(shù)據(jù)接口，及時收集職工各類變化的信息數(shù)據(jù)。如考勤信息、獎勵、薪酬、業(yè)績等信息。轉(zhuǎn)變工作思維，既要發(fā)揚傳統(tǒng)人事檔案管理中認真、負責的工作態(tài)度，也要轉(zhuǎn)變工作思路，探索更加靈活、智能化的工作模式。另一方面，對于外部信息要具備敏銳的職業(yè)嗅覺，如各類外部教育培訓(xùn)信息、社會保障標準變化信息、職工社會信用信息等，這些數(shù)據(jù)都可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，提供堅實的信息基礎(chǔ)。這樣為人力資源管理提供了科學、量化的標準，從而滿足檔案管理者和使用者的需求，充分發(fā)揮其應(yīng)用價值。

（二）提高數(shù)據(jù)的處理能力挖掘檔案信息的應(yīng)用價值

大數(shù)據(jù)時代下，大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，大大提升了檔案數(shù)據(jù)的處理能力。針對人事自身檔案數(shù)據(jù)的特點，采用合適的軟硬件系統(tǒng)，對本單位的人事數(shù)據(jù)進行分析整合。自動采集各職能部門人事變化信息、利用數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，對職工工作情況、實時進度等情況進行分析，從而科學的預(yù)判工作發(fā)展走向。其次為了拓展人事檔案管理在人力資源管理中的作用，工作人員要轉(zhuǎn)變工作狀態(tài)，要由被動提供信息，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)儲備豐富的信息資源，為人力資源信息化平臺提供更多、更權(quán)威的核心內(nèi)容，并分類整合、聚類分析以方便各部門采集應(yīng)用。

（三）提升人事檔案管理系統(tǒng)的安全性

信息化檔案管理體系雖然具有工作效率高，應(yīng)用方便等特點，但是也要正視其隱藏的安全問題。為了保障人事檔案管理體系的安全運行，一方面，要加強硬件設(shè)施的配備，工將善其事，必先利其器，只有硬件配備滿足要求才能建立更高效的安全維護平臺;另一方面，保障系統(tǒng)安全有必要對用戶權(quán)限進行設(shè)定，建立規(guī)范的身份識別和密鑰系統(tǒng)，為了保證不被惡意訪問，可以采用對文件及數(shù)據(jù)信息采用版權(quán)保護技術(shù)，以保護電子文檔安全;日常工作中實行動態(tài)監(jiān)管模式，以便及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患和違規(guī)操作現(xiàn)象。總之要數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性維護，才能保證人事檔案系統(tǒng)正常運行。

（四）提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)

提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，一方面可以通過有針對性的教育培訓(xùn)，彌補員工在信息技術(shù)上的短板。另一方面，可以引進高素質(zhì)、專業(yè)性強信息技術(shù)人才，為管理團隊注入新鮮血液。老一輩管理人員可以為新職工分享管理經(jīng)驗和工作技巧，新同事則把新技術(shù)和新思維模式帶進團隊，為團隊注入工作熱情和活力。

四、結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)時代，與時俱進應(yīng)用先進的科學技術(shù)和管理經(jīng)驗為我所用才能提升工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。因此人事檔案管理工作日常工作中要不斷地總結(jié)梳理存在的問題，探索優(yōu)化措施，以推動人事館檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與進路研究——基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J].山西檔案，2020（1）：81-86.

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