人工智能時代檔案管理革新路徑分析

摘要：在檔案管理的實踐過程中，依托于人工智能技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理質(zhì)的飛躍，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的整體成效與質(zhì)量。在信息技術(shù)的加持下，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了較大的發(fā)展與革新，但距離人工智能時代的要求還存在著一定的差距。在人工智能時代，必須多措并舉全方位推動檔案管理的變革與創(chuàng)新，綜合全面地實現(xiàn)檔案管理的智能化與現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：人工智能時代;檔案管理;革新路徑

檔案管理是各項管理工作的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，為更好地提升檔案管理的成效與質(zhì)量，應(yīng)該充分全面優(yōu)化檔案管理工作，積極借助于智能技術(shù)，全方位提升檔案管理工作的整體成效與質(zhì)量，行之有效地優(yōu)化和變革檔案管理的整體方式，積極借助于智能化技術(shù)，行之有效地提升檔案管理的整體成效。現(xiàn)階段的檔案管理模式，同人工智能時代的發(fā)展要求還存在著較大的差距和不足。為此，有必要積極全面地推動檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，綜合提升檔案管理的整體智能化程度，更好地發(fā)揮檔案管理的現(xiàn)實作用。

一、人工智能技術(shù)給檔案管理帶來的新變革

在人工智能時代，伴隨著智能技術(shù)以及信息技術(shù)的全面快速發(fā)展，檔案管理工作實現(xiàn)了翻天覆地的變革與發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不符合時代發(fā)展的要求，逐步被時代所淘汰。在檔案管理的實踐過程中，積極利用人工智能技術(shù)，具有非常重要的現(xiàn)實作用。

（一）優(yōu)化檔案工作效率，實現(xiàn)精準高效服務(wù)

在檔案管理信息化的推動過程中，人工智能技術(shù)對檔案的電子化、數(shù)字化等方面都有較高的應(yīng)用價值。伴隨著智能技術(shù)的全面快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)逐步滲透至人們的生產(chǎn)生活實踐中，并且在很大程度上提升了工作效率，變革了傳統(tǒng)的工作模式。以無紙化辦公為例，在人工智能技術(shù)的推動下，基本實現(xiàn)了網(wǎng)上自動化辦公。特別是一些自動化辦公軟件的推廣以及利用，更在很大程度上提升了工作效率。以人工智能技術(shù)為載體的無紙化辦公對于檔案管理工作起到了非常重大的促進作用，正因為無紙化辦公的實現(xiàn)，使得各類文件不再以紙質(zhì)形式而存在，直接形成了不同類型的電子文件，這本身有助于檔案管理工作的有效開展。特別是將辦公自動化系統(tǒng)同檔案管理系統(tǒng)進行高效對接后，能夠?qū)崿F(xiàn)直接性的信息資源共享以及傳輸。與此同時，在人工智能時代下，檔案管理工作的服務(wù)水平也得到了全面的優(yōu)化。檔案管理的核心與關(guān)鍵，不僅僅在于管理工作，還在于服務(wù)工作。傳統(tǒng)的管理模式具有較強的被動性，主動服務(wù)意識薄弱，主動服務(wù)能力缺欠。但在人工智能時代，依托于人工智能技術(shù)，能夠充分煥發(fā)檔案管理的服務(wù)效能，能夠滿足不同用戶個性化的檔案信息利用需求。

（二）提升檔案收集整合成效，優(yōu)化檔案分類管理能力

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，無論是對于檔案資源內(nèi)容的分類收集工作，還是對它們的后期整合篩選等，都需要較大的人力資源，這不僅容易造成人力資源的浪費，也難以提升檔案管理工作的整體成效。在人工智能時代，伴隨著一系列人工智能技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，在很大程度上提升了檔案管理工作的收集整合成效，同時也在很大程度上優(yōu)化了檔案資源的分類管理能力。比如依托于人工智能技術(shù)，能夠以預(yù)先設(shè)定的程序或者形式來實現(xiàn)檔案資源的自動分類以及自動檢索整合，而且能夠保障這一工作程序的精準性以及高效性，有效減少人力資源的投入。與此同時，在檔案管理的實踐過程中，依托于科學(xué)且高效的人工智能技術(shù)，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的高效分類以及全面管理。人工智能技術(shù)擁有識別圖像、視頻及音頻等類型的技術(shù)。人工智能多項核心技術(shù)的組合，使檔案信息錄入、檢索的功能更加強大。檔案管理人員只需要匹配相應(yīng)的口令，就可以實現(xiàn)快速高效的自動化管理。

二、人工智能時代檔案管理革新路徑

伴隨著人工智能技術(shù)的持續(xù)快速發(fā)展，在人工智能時代，檔案管理工作面臨著全新的發(fā)展機遇。為全方位推動檔案管理朝著智能化、現(xiàn)代化的方向深入發(fā)展，為更好地提升檔案管理工作的整體質(zhì)量與成效，必須充分全面地采用多元化的人工智能技術(shù)，以便在很大程度上提升檔案管理工作的整體效率，全方位凸顯檔案管理的重要價值。

（一）在檔案資源整理中應(yīng)用人工智能技術(shù)

伴隨著信息技術(shù)的全面快速發(fā)展，在檔案管理信息化的進程之中，管理人員依托于信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，能夠在很大程度上保障檔案資源的完整性以及全面性，同時也能夠為后續(xù)工作打下夯實的基礎(chǔ)。伴隨著人工智能技術(shù)的深入發(fā)展，在檔案資源整理的過程中，在充分全面優(yōu)化信息化管理的同時，更要積極采用多元化的人工智能技術(shù)來實現(xiàn)自動化、快速化的檔案資源整理。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員在進行數(shù)字檔案的管理以及建設(shè)過程中，同樣面臨著紛繁復(fù)雜的信息資源，同樣面臨著格式、類型不一的檔案信息內(nèi)容。但依托于人工智能技術(shù)的分類整理技術(shù)，能夠依托于規(guī)定的程序或者口令來實現(xiàn)自動化的檔案整理。作為檔案管理人員則必須具備較強的技術(shù)素養(yǎng)，能夠積極利用人工智能技術(shù)來為檔案管理工作服務(wù)，能夠積極利用人工智能技術(shù)來變革和創(chuàng)新檔案整理模式。比如依托于人工智能技術(shù)中的預(yù)處理模式，檔案管理人員可以提前設(shè)定程序來引導(dǎo)進行自動分類與處理。

（二）在檔案資源的搜索中應(yīng)用人工智能技術(shù)

檔案管理工作的主要出發(fā)點，在于提升檔案資源的整體利用率，更好地指導(dǎo)工作實踐。伴隨著檔案管理數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的建立，依托于科學(xué)的檢索系統(tǒng)以及便捷的查詢功能等，已然方便了用戶進行快速的檔案資源搜索以及調(diào)取。伴隨著人工智能技術(shù)的全面快速發(fā)展，在檔案資源信息的搜索以及應(yīng)用的過程中，為更好地提升檢索成效，除采用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索方式外，還可以借助于人工智能技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源信息檢索的高效化以及精準化，有效規(guī)避其他因素的影響和制約。比如在實踐過程中，可以采用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這是一種算法精密且檢索精準的人工智能技術(shù)，用戶在使用過程中，可以依托于這一技術(shù)體系來實現(xiàn)快速的檔案信息資源定位以及調(diào)閱，這本身能夠全面優(yōu)化檔案信息的整體利用成效，也能夠滿足不同用戶的現(xiàn)實需求。

（三）在檔案管理中應(yīng)用專家系統(tǒng)

在檔案管理的實踐過程中，鑒于檔案信息資源的類型以及規(guī)模都是比較多樣化的，鑒于檔案資源的利用主體是多元化的，為更好地提升檔案管理的整體成效，為全面優(yōu)化檔案資源的利用率，必須積極全面地應(yīng)用人工智能技術(shù)。在諸多的人工智能技術(shù)中，專家系統(tǒng)是非常核心的系統(tǒng)，它能夠為檔案管理信息化系統(tǒng)進行問題的解決，能夠在很大程度上保障檔案管理信息系統(tǒng)的高效運行。在實踐過程中，首先需要建立一個能夠滿足應(yīng)用要求的知識庫，通過編程應(yīng)用這樣一種固定的形式存儲到計算機中，從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該充分全面的優(yōu)化相關(guān)人員的技術(shù)素養(yǎng)，科學(xué)全面的提升他們的復(fù)合型能力。專家系統(tǒng)是智能系統(tǒng)以及人工智慧的結(jié)晶，它需要一個龐大的專家團隊。在檔案管理的實踐過程中，為更好地發(fā)揮這一系統(tǒng)的應(yīng)用成效，為全方位優(yōu)化該系統(tǒng)的運用水平，必須積極打造高效且科學(xué)的專家系統(tǒng)，同時還應(yīng)該全方位優(yōu)化檔案管理人員的復(fù)合型素養(yǎng)，依托于科學(xué)全面的培訓(xùn)體系等，切實提升他們的服務(wù)能力。

三、結(jié)語

伴隨著智能技術(shù)的發(fā)展，在人工智能時代，檔案管理工作面臨著全新的變革以及全新的發(fā)展視角，為更好地提升檔案管理工作的整體成效，全面優(yōu)化檔案管理的整體質(zhì)量，必須充分全面地引用人工智能技術(shù)，更好地提升檔案管理的智能化以及現(xiàn)代化。

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作者簡介：白斯琴，館員，主要從事檔案保護和利用研究。