高校檔案資源開發探析

馬俊云 梁全英 龍瑤

摘要：高校檔案是一所高校建設與發展的歷史縮影，蘊藏了非常重要的信息資源。在全球信息化時代背景下如何最大化地發揮高校檔案作用是高校建設與發展過程中亟待解決的一個重要問題。本文通過闡述高校檔案資源開發的作用和制約檔案開發存在的問題，提出開發高校檔案資源的思考。

關鍵詞：高校 檔案 開發

高校檔案資源是社會信息資源的重要組成部分，是見證、還原、保存歷史的重要途徑。在全球信息化時代背景下，深度挖掘高校檔案資源，發揮檔案在教育教學和服務社會中的作用，對于提升檔案工作的價值具有重要意義。

一、高校檔案資源開發的作用

高校檔案館保存著學校從建校至今的各類文獻和實物資料，涉及教學、科研、管理、基建、財務等各個方面，對于學校科學決策、提升教育功能、服務社會發展都具有重要作用。

（一）有助于提高學校科學決策水平

高校檔案館存儲著關于學校基本建設、教學科研管理以及發展規劃等各方面的資料，特別是各種實驗數據、階段總結、手稿、合同、證書、錄音、錄像等素材更是不可多得。作為確鑿的原始材料和證據，這些經過系統整理而形成的重要資料和數據圖文并茂、立體真實，比較真實地反映了高校各個階段的工作情況，是高校制定科學決策和發展規劃的重要依據和借鑒。因此，開發高校檔案資源，對于提高高校決策的精準化、科學化水平具有重要意義。

（二）有助于拓寬高校教育渠道

作為學校發展歷程的真實記載，檔案是幫助學生了解校史的重要載體，檔案中記載的各個時期重要的歷史事件，準確、翔實地還原了歷史，是幫助學生明辨是非、釋疑解惑的重要素材。開發檔案資源，發揮檔案育人的作用，可以幫助學生深入了解學校的辦學背景，辦學過程，各個專業、學科的發展脈絡，不同階段的豐碩成果和典型事跡，讓學生在尋根過程中清楚學校的發展歷史，在對比過去中體會學校的發展變化，在鮮活的事跡中感受學校的文化底蘊，從而增強自豪感、榮譽感和使命感，進一步明確自己肩負的責任，勤奮學習，努力進取。

（三）有助于實現檔案資源共享

隨著社會信息化的不斷發展和大眾對信息知情權的需要，人們對檔案的認識和期待已經實現了新的突破，檔案不僅應是“具有保存價值”的文獻資料，更應該是實現信息共享的媒介，檔案信息資源共享已經成為信息時代的發展趨勢。開發高校檔案資源，把豐富的教學科研管理等檔案資源，通過信息資源共享，轉化為公共服務優勢，有助于提升高校發展的軟實力。

二、制約高校檔案資源開發的瓶頸問題

檔案作為一筆豐厚的寶藏，其歷史價值不可估算。現階段，由于認識、經費、管理等諸多因素的影響，大多數高校的檔案功能未得到很好的開發，很多高校的檔案僅僅起到查找憑證依據的作用，其潛在的教育功能未得到充分的重視。

（一）學校重視不夠，人力、物力、財力投入不足

對檔案和檔案管理的狹隘認識，導致部分高校檔案工作在人員配備、經費投入、環境改善等各方面一直未得到應有的重視。有些高校的檔案管理員只有2人，甚至有些市屬院校只有1人負責檔案的存儲、借閱和管理工作。截至2019年底，北京市屬高校中成立檔案館的學校只有7所，大多數學校的檔案部門還是掛靠在校辦或是校友校史辦。據不完全統計，有些高校用于檔案工作的年均經費多年來始終維持在10萬元以下，有些高校的年均經費甚至不足5萬元，短缺的經費在物價不斷上漲的今天連檔案工作日常運轉都捉襟見肘，根本無力對檔案進行開發利用。提高對檔案工作的認識迫在眉睫。

（二）管理手段落后，利用率不高

檔案管理包括收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究、利用等方面，這些方面既有基礎性工作，也有利用性工作。

基于現代檔案信息管理角度，檔案管理可以分為實體管理和信息開發。縱觀高校檔案管理整體情況，普遍存在重實體管理，輕信息開發的現象。有些高校在檔案信息開發方面尚處于起步階段，對檔案的編輯、研究和利用投入精力尤其不足。

檔案實體管理雖然得到一定程度的重視，但大多停留在收集、保管、借閱等方面，對于案卷質量、各類別檔案的著錄細則之間的相容性、系統軟件的移植性等方面研究不夠；檔案管理的標準、組織工作程序與計算機信息處理技術特點之間不相適應的現象比較突出，檔案工作中基礎工作標準化、規范化尚需改進。

受歷史原因影響，用于檔案管理的軟件雖然很多，但能夠實現文件檢索、信息處理、成果編輯統籌兼顧的還屈指可數，檔案信息數字化的進程還有待進一步加快。

（三）管理隊伍人員不足，素質有待提升

做好檔案資源開發，關鍵在人。從目前高校整體情況看，檔案管理隊伍普遍存在編制不足、素質不高、培訓不到位的現象。一是編制不足。長期以來，高校檔案管理隊伍建設始終未得到應有的重視，除部屬高校外，大多數高校的檔案管理員編制長期穩定在1到2人，受人員編制影響，檔案管理工作也處于維持狀態。二是素質不高。許多高校檔案部門尚未配備檔案專業的畢業生，檔案復合型人才更是欠缺，大部分檔案人員要么是非專業出身，要么處理信息技術水平不強，甚至是為了解決崗位臨時安置的人員，盡管配備了先進設備，仍不能很好地發揮作用。三是培訓不到位。隨著信息化技術的飛速發展，檔案管理工作也需要緊跟時代變化，檔案工作人員的工作理念、管理手段和工作技能亟待提高，定期開展工作人員培訓不容忽視。

三、高校檔案資源開發的思考

高校檔案是一座亟待開發的寶藏，盤活檔案資源，讓檔案走出庫房，讓大眾認識檔案，通過良性互動，發揮檔案在傳承學校文化、增強學生愛校情懷方面的作用。

（一）提高對檔案管理工作的認識

習近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，主要是因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”做好檔案工作是各單位不可推卸的責任。2020年6月，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），圍繞完善檔案管理相關制度，規定了機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案管理責任。各高校應從傳承學校歷史、促進學校發展、培育合格人才的高度提高對檔案管理工作的認識，將檔案工作與學校教學科研管理同規劃、同部署、同落實、同考核；應從促進檔案事業發展的角度逐年加大對檔案工作的人力、物力、財力投入，不斷改善檔案工作條件。檔案工作部門應加大《檔案法》和檔案知識的宣傳教育，讓師生了解《檔案法》和檔案知識，自覺遵守《檔案法》；讓更多部門認識檔案資源對于本部門事業發展的重要性，提高隨時歸檔意識，不斷豐富高校檔案館藏；讓更多學生知道學校檔案庫里的豐富資源和開發這座寶藏對于自己成長成才的重要意義，從而為檔案資源開發奠定基礎。

（二）加強檔案信息化建設

檔案信息化建設既是新版《檔案法》增加的新內容，也是新時代提高檔案工作水平的努力方向。當前在全球應對新冠疫情挑戰的大背景下，期望高校提供網上查閱檔案平臺、網上傳遞證明材料的呼聲越來越高，推進檔案工作信息化顯得尤其突出。各高校應在單位的事業發展規劃中將檔案信息化建設列為重要內容，增加專項投入，逐步實現檔案工作的數字化、信息化，逐步推進檔案查閱工作的網絡化，逐步提高檔案助力教學科研管理的效率。軟件開發部門應根據檔案工作的特點、標準和管理程序，加大軟件開發力度，最大限度與現行OA辦公系統實現有效銜接，提高檔案文件檢索、信息處理、成果編輯的效率。有條件的高校也可以根據本校的特點自主研發適合自己的檔案管理軟件，實現學校內部檔案管理與教學科研、學生管理資源共享，最大限度地發揮檔案資源在推進學校教學科研管理中的作用。

（三）強化檔案管理隊伍水平

人才是第一生產力，檔案管理隊伍水平決定檔案資源開發的效果。各高校應充分認識檔案育人的作用，不斷提升加強檔案管理隊伍建設的認識，將檔案育人納入學校“三全育人”總體目標，統籌考慮，同步推進。結合高校實際情況應從引進、培訓、搭臺和流動四個方面加強檔案管理工作隊伍建設。一是積極引進。增加崗位編制，吸收檔案專業的人才充實檔案管理隊伍，從而提升檔案管理、利用和服務的科學化水平。二是加強培訓。對現有工作人員加強業務培訓，定期組織他們參觀學習，用先進的檔案管理理念武裝頭腦，提高檔案開發意識和服務教學科研管理的技能。三是搭臺培養。協同教務、學生、宣傳等部門在課程設置、學生活動、校園文化建設等方面將校史內容單列，為檔案員走進課堂服務教學科研和學生思想教育搭建平臺，讓他們在育人的實踐中得到鍛煉提升。四是對不適合檔案工作的人員有序做好人才流動。通過加強檔案工作管理隊伍建設，激發檔案管理人員的活力，變接收歸檔為主動搜集，變守攤兒看護為探索奧秘，變坐等查詢為主動服務，讓檔案活起來、動起來、站起來，讓檔案在教書育人中發揮其應有的作用。

（四）凝練有教育特色的檔案成果

深度挖掘高校檔案資源，凝練具有教育特色的檔案成果，并以大眾喜聞樂見的方式呈現出來是新時代高校檔案資源開發的重要任務。一要深度挖掘。結合學生成長規律和專業特點，認真查找檔案中可利用的資源，為學生教育管理服務等提供基礎素材。二要凝練提升。結合學生教育的特殊需求，有針對性地對檔案資源進行檢索、提煉，編輯具有教育特色的檔案刊物。三要創新形式。教育只有緊跟時代，貼近生活才能事半功倍。針對00后學生多為互聯網“原住民”的特點，檔案資源的開發與利用也必須創新形式，將有價值的檔案信息整合，融入生命的氣息和時代的節奏，通過微信、短視頻、抖音等傳播給學生，讓他們在休閑娛樂中受到教育熏陶，真正發揮檔案助力學生成長成才的作用。

* 2018年度首都大學生思想政治教育課題：專業特色嵌入《思想道德修養與法律基礎》課堂教學的路徑研究，項目編號：BJSZ2018YB44。

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作者單位：北京農學院