談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作

尋瑞瑞

[摘 要] 人力資源管理工作對于機關事業單位尤為重要，其中人事檔案管理在人力資源管理工作中占有重要地位。然而隨著信息時代的不斷發展，人事檔案管理工作方面逐漸顯露出一些問題。因此，在當今時代不斷發展的前提下，機關事業單位如何將信息發展與人事檔案管理進行有效結合是當前發展的重中之重。筆者就當前機關事業單位中較為明顯的問題進行了分析與探討，并提出有針對性的解決方案，希望為相關研究者提供借鑒與參考，促進機關事業單位的人事檔案管理工作水平的提高。

[關鍵詞] 機關事業單位 人事檔案 管理工作

中圖分類號：C962文獻標志碼：A

人事管理記錄了較為完善的人才信息，包含個人履歷與獎懲情況等。隨著當前信息化的不斷發展，較為老套的人事管理方案出現各種問題，不能及時記錄全面的人才信息，無法滿足機關事業單位的需求。因此，為保證人才檔案管理更為合理與規范化，應不斷加大對機關事業單位的人事檔案管理力度，針對現階段的主要問題，提出有針對性的解決方案。

一、人事檔案管理對機關事業單位的重要意義

在機關事業單位中，人事檔案管理工作可以實現人力資源的社會價值，對企業的人力資源改革具有促進作用。人事檔案主要包括以下幾點內容：該單位中員工的資歷與身份信息、日常的表現、是否有較為明顯的懲罰記錄以及獎賞記錄。這些與員工日后在企業內的待遇及其工作任務的分配有一定的關系。以往的人事檔案管理較為傳統與固定，管理工作存在諸多問題。例如，領導層未對人事檔案管理工作引起足夠重視，管理手段及方法較為老舊，存在缺乏創新性、工作效率較為低下等問題。為促使機關事業單位高效地掌握人事檔案的信息，必須提高當前人事檔案的管理水平。

二、人事檔案管理工作存在的主要問題

隨著新時代網絡信息建設的不斷發展，機關事業單位人事檔案管理工作雖對以往單位的人力資源工作作出了較為突出的貢獻，但隨著信息化步伐的加快，人事檔案管理存在一些較為突出的問題，已無法滿足機關單位以及社會的需求，其主要的問題包括以下幾點：

（一）檔案管理思維過于老舊，缺乏創新性

當前，信息網絡建設不斷發展，大部分機關事業單位雖在內部不斷地進行創新與改革，但部分機關單位的人事檔案管理部門，仍沿用了傳統的管理思維，在一定程度上浪費大量的人力及物力。當前網絡信息化不斷發展，已經取代了較為傳統的工作方式，在傳統管理思維的基礎上大大地提高了工作效率。此外，傳統的人事檔案管理方式通常以紙質的方式保存，一旦出現類似水災或火災等意外，容易發生損壞。在大型的人事管理部門，員工數量較多，保存檔案需要占據一定的空間。人事檔案的管理與網絡信息化的結合，可以節省大量的檔案保存空間，且不易受到外界環境的影響。國內一些機關單位雖已意識到人事檔案管理創新的重要性，但大部分還處于初級階段，各方面還不夠完善，依然受到很多因素的影響。另外，人事檔案管理部門的管理人員責任感較差，工作效率低，對于創新工作應從實際出發，在實踐的工作中不斷發現問題、解決問題。

（二）對人事檔案管理工作不重視

當前部分機關事業單位對于人事檔案管理工作并未引起足夠重視，主要體現在以下三個方面。第一，機關事業單位對人事檔案管理部門的投入不夠。現階段，大部分機關事業單位人事檔案管理部門的管理人員來自就業服務中心以及人才服務機構，專業性較差、工作流動較大、缺少相應的硬件等，在一定程度上會出現信息泄漏的問題。人事檔案管理部門的相關管理設備并未更新，一直使用較為老舊的設備，大大地降低了工作效率[1]。第二，機關事業單位并未對管理部門的員工進行相關技術上的培養，未提供相應的學習環境，員工在設備應用上存在技術不嫻熟的問題。第三，人事檔案管理部門的員工對于人事檔案管理工作缺乏主動性，工作大多只是為了走形式，應付上級領導視察。長此以往，會在一定程度上降低員工的工作積極性，同時造成思想倦怠的問題。為了適應當前時代的發展，應盡可能地避免以上情況的發生，必要時機關事業單位的領導層要進行相應的改動與調整。

（三）人事檔案管理人員的專業水平與綜合素質較低

人事檔案管理工作需要部門員工熟練掌握本機關事業單位內員工的檔案材料，并需要依照現有管理制度對復雜的檔案內容進行整理歸檔。現階段，我國大部分人事管理部門的工作人員對于檔案管理工作通常是走形式，應付上級檢查，造成該部門的員工思想倦怠、工作懶散[2]。這和單位內未進行相關培訓也存在一定的關系。其次，人事檔案管理部門的工作人員一般都是在機關就職時間較長的老員工，思想較為落后，對于新方法、新思維采取抵制的態度，導致人事檔案管理部門員工的專業水平難以應對復雜的工作。

（四）人事檔案管理的工作內容不夠全面

傳統的人事檔案管理通常是收集機關單位內員工的信息，并對其進行保存與管理。但隨著時代的不斷發展，現階段人事管理工作內容已經無法滿足機關單位對員工信息的獲取及了解的需求，這對人事檔案管理工作提出了更高的要求。

三、機關單位檔案管理問題的相關解決方案

（一）人事檔案管理應更具創新性

傳統的人事檔案管理較為分散，未能引起單位領導與相關部門的重視。在新時代的背景影響下，人事檔案管理朝著社會集中化管理方向發展。同時，單位領導在招募人事檔案管理人員時，應優先考慮管理水平較高、具有較強管理思維的員工。定期請具有先進管理理念的講師進行講解，最大限度地實現檔案部門、人事部門、勞動部門均衡發展，最大限度地降低檔案管理出現的漏洞與風險。

（二）機關事業單位領導以及相關部門要重視檔案管理人事檔案在我國具有一定的社會屬性，機關事業單位需要詳細記錄員工地位變化和人事制度變遷。當前面臨新時代網絡信息化的快速發展，人事檔案管理工作受到了嚴重沖擊，將網絡信息化與人事檔案管理工作相結合對新時代下機關事業單位而言是一種挑戰。現階段各企業與單位之間的競爭，其根本上是人才的競爭，人事檔案管理對挖掘、培養和留住人才具有重要的作用[3]。因此，機關事業單位領導以及相關部門要正確認識人事檔案管理的重要性，并結合現代科技完善管理工作。

（三）提高人事檔案管理人員的管理水平和綜合素質

可以通過以下幾方面提升人事檔案管理人員水平與綜合素質：第一，定期在單位內開展相關培訓活動，鼓勵員工積極參與。第二，在單位內通過各種形式營造管理的學習氛圍，對于表現優異的員工，給予物質上以及精神上的鼓勵。第三，在單位內樹立榜樣人物，可以通過開展相關娛樂活動，促進單位與員工的相互交流，營造輕松的工作氛圍。

（四）完善人事檔案管理的相關內容

在機關事業單位的人事管理工作的內容上，應繼續保留對員工檔案的收集、保存與管理。在此基礎上，對各階層的工作人員進行歸納、分析和總結，形成更為完善的人事檔案管理體系，有利于發掘優秀人才，防止人才流失。其次，在新時代的影響下，對于人事檔案的管理應采取數字化方式，替代之前的紙質版。最后，對于機關單位人事檔案管理，還應定期做好錄入、核對、備份和分享，最大限度地實現信息安全。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理應更具創新性，加強對人事檔案管理工作的重視，提高人事檔案管理人員的管理水平和綜合素質，完善人事檔案管理的相關內容等，使人事檔案管理工作滿足機關事業單位的需求，進而滿足社會發展的需求。

參考文獻：

[1]劉倩.事業單位干部人事檔案依法管理問題研究[D].河北師范大學，2016.

[2]李薇，王琳，韓旭.淺析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].中國衛生人才，2017（05）：80-87.

[3]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2014（S1）：131-133.