加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理的思考運(yùn)用

齊瑞瑞

摘要：在新形勢(shì)下，事業(yè)單位作為我國(guó)特殊的經(jīng)濟(jì)體制，不僅迎來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著極大的挑戰(zhàn)，其中人事檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)行和發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，本文分析了加強(qiáng)人事檔案管理的策略，以便強(qiáng)化管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位：重要性;人事檔案;策略

人事檔案是對(duì)事業(yè)單位人員各項(xiàng)信息的記錄和管理，涵蓋了學(xué)歷、工作經(jīng)歷、技術(shù)技能以及晉升和評(píng)定等，能夠讓事業(yè)單位對(duì)人員有更加深入的了解，在實(shí)現(xiàn)人員優(yōu)化配置方面起到了重要的作用，在新時(shí)期下，事業(yè)單位必要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的理念以及方式，有效借助信息化的管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

一、加強(qiáng)重視，提高管理意識(shí)

由于長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位的發(fā)展以及管理收到上級(jí)部門(mén)的約束，使得事業(yè)單位的自主性比較弱，對(duì)人事檔案的管理不夠重視，有些部門(mén)對(duì)人事檔案的管理意識(shí)比較缺乏，同時(shí)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還有待提升，在檔案的收集和管理中仍然使用陳舊的理念和方式，這就會(huì)影響到事業(yè)單位改革的進(jìn)程。因此，事業(yè)單位首先應(yīng)該建立完善的人事檔案管理制度，讓管理人員能夠有據(jù)可依，確保人事檔案能夠有序化管理。其次，人事檔案在管理中還應(yīng)該具備信息意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和宣傳，逐漸從紙質(zhì)化的人事檔案管理從信息化和智能化的方向轉(zhuǎn)變，管理人員要對(duì)信息化的管理模式有更加清晰的認(rèn)識(shí)，明確其重要性。此外，事業(yè)單位也應(yīng)該積極的組織開(kāi)展檔案管理教學(xué)和培訓(xùn)會(huì)議，通過(guò)座談會(huì)或者研討會(huì)的方式，充分交流在人事檔案管理中的意見(jiàn)，進(jìn)而提升人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理理念以及模式的學(xué)習(xí)和掌握，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，樹(shù)立清晰的管理目標(biāo)和計(jì)劃，結(jié)合事業(yè)單位的屬性、特征以及人事檔案管理的要求，構(gòu)建出最佳的管理方案，并不斷地調(diào)整和創(chuàng)新，這樣人事檔案管理才能更科學(xué)。

二、提升信息化水平，搭建現(xiàn)代化管理平臺(tái)

目前，事業(yè)單位正處于改革和發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，人事檔案管理也不能僅僅停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)層面，很容易導(dǎo)致檔案的丟失和損壞，因此，在新形勢(shì)下事業(yè)單位必須要構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，將人事檔案的管理納入到現(xiàn)代化的平臺(tái)中，減輕管理人員對(duì)資料收集的壓力，讓資料的查詢(xún)和開(kāi)發(fā)利用效率更高。首先，事業(yè)單位應(yīng)該按照實(shí)際情況搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)設(shè)置防火墻、身份驗(yàn)證、殺毒軟件等對(duì)系統(tǒng)加以保護(hù)，同時(shí)還要對(duì)系統(tǒng)定期進(jìn)行更新和升級(jí)，及時(shí)修補(bǔ)漏洞。其次，在數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建方面，通過(guò)詳細(xì)的分類(lèi)，設(shè)置部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)和個(gè)人子項(xiàng)目等，方便檔案的輸入和查詢(xún)，在檔案收集和整理中還要充分的發(fā)揮掃描儀的作用，在最快的時(shí)間進(jìn)行歸檔和上傳，將文字、圖片、視頻等處理成數(shù)據(jù)資料，并同步保存紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案，這樣就能夠極大的防止檔案在查詢(xún)時(shí)，重復(fù)翻閱而造成的丟失或者破損，提高了檔案管理的安全性和時(shí)效性。此外，信息化的人事檔案管理還有助于對(duì)人事資料的開(kāi)發(fā)和利用，優(yōu)化人員的配置和崗位的調(diào)整，能夠?yàn)槿肆Y源提供科學(xué)的參考依據(jù)，達(dá)到人盡其用的效果，讓檔案管理的現(xiàn)代化水平更高。

三、建立健全管理體系

在新時(shí)期下，人事檔案管理的內(nèi)容更加多樣化、涵蓋的領(lǐng)域也更豐富，本身人事檔案管理的工作具有一定的繁雜性，如果在管理的過(guò)程中缺少完善的體系，那么就很容易導(dǎo)致管理的混亂，不僅如此，人事檔案管理還需要不斷的創(chuàng)新和豐富，因此這就需要健全的體系加以引導(dǎo)。首先，要建立工作網(wǎng)，成立專(zhuān)門(mén)的管理委員會(huì)，并定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和審核，對(duì)其中存在的問(wèn)題或者不足及時(shí)指出，研討最優(yōu)的策略進(jìn)行解決。同時(shí)還要加強(qiáng)人事檔案管理人員和其他部門(mén)之間的密切聯(lián)系，為檔案的獲取和搜集提供支持。其次，還應(yīng)該嚴(yán)格遵照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合事業(yè)單位的需求，設(shè)置出人事檔案管理?xiàng)l例，要求管理人員依據(jù)條例進(jìn)行規(guī)范化的管理，并且檔案管理人員也要積極的學(xué)習(xí)，盡快完成從紙質(zhì)檔案到信息化檔案管理的過(guò)度。事業(yè)單位也應(yīng)該在相關(guān)的設(shè)備以及設(shè)施方面加以投入，滿(mǎn)足人事檔案管理的需求，如：計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備等，通過(guò)對(duì)管理體系的完善和更新，能夠讓人事檔案管理的效率有更大的提升;需要注意的是，人事檔案管理中必須要將紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)相同步，防止出現(xiàn)兩者不一致的情況，為后續(xù)的人力資源的開(kāi)發(fā)造成不必要的麻煩，管理人員要秉持責(zé)任感、細(xì)心、細(xì)致的加以管理。

四、結(jié)論

人事檔案中儲(chǔ)存了詳細(xì)的人事信息，對(duì)人員的配置十分重要，事業(yè)單位需要強(qiáng)化對(duì)人事檔案的管理水平，通過(guò)借助信息化的管理模式，讓檔案的收集、整理、查詢(xún)以及使用能夠更加智能化與科學(xué)化。首先，事業(yè)單位應(yīng)該盡快完成紙質(zhì)管理到數(shù)據(jù)庫(kù)管理的轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視;同時(shí)還有對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。其次，事業(yè)單位應(yīng)該打造適合的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便輸入、上傳和保留，還要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，保證檔案管理的安全性。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該構(gòu)建完善的體系，規(guī)范管理的流程，進(jìn)一步提升管理效率。

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