高職院校人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究

劉曉慧

摘要：目前，我國信息技術應用在各個領域都取得了不錯的成績，高校人事檔案管理工作作為高職院校內部管理的一部分，加強檔案信息化建設能夠促進人事檔案管理的現代化發展。下面文章主要對人事檔案管理問題及解決對策展開探討。

關鍵詞：高職院校;人事檔案;信息化;檔案管理

高校人事檔案管理是高校人資管理的一個基本環節，是高校管理的必要工作。在大數據時代背景下，更要結合大數據技術思考高校人事檔案的信息化管理策略，保證高校人事檔案的管理工作達成目標，推動管理體系改革，為后續的管理工作打好基礎。

一、高職院校人事檔案信息化管理存在的問題

1.信息化觀念和手段水平較低

大多數高校領導層面僅僅將人事檔案管理視作材料的收集、歸檔以及保管，沒有看到人事檔案在人才流轉、干部考察、職稱評聘方面發揮的重要作用。由于重視度不夠，高校不僅缺少專業的人事檔案管理人才儲備，還缺乏信息化建設中必備的、先進的軟硬件設施，這些問題都在一定程度上遏制了人事檔案工作的高效開展。受多方影響，大數據時代的高校人事檔案管理模式依舊保守落后，操作方式完全靠人工或以人工為主，在用的信息化管理系統也僅僅是單機版的目錄錄入和打印工具。

2.管理模式不夠

科學高校人事檔案管理是一項專業化程度高的工作，涉及到高等院校的人才隊伍建設、教學資源建設、信息化管理與制度建設等，與其他門類的檔案管理工作相比，高校人事檔案管理呈現出更復雜、更保密的特征。人才流動問題在當前社會經濟發展中屬于職場新常態問題，很多高校為了提高教學質量大力引進高素質人才，但“人檔分離”的隱患依舊存在于高校內部，檔案與人事關系調轉不及時，造成人員管理與人事檔案管理工作脫節，給高校的正常運轉帶來了很多不必要的麻煩[1]。

3.人事檔案的數字化轉型中的安全性不足

在開展人事檔案數字化管理過程中，往往需要相關人員有足夠的素質，但在實際管理的過程中，往往缺乏足夠的安全意識和網絡意識，非常容易導致個人信息泄露情況的出現。此外，在開展數字化信息的背景下，人事檔案還非常容易受到木馬、病毒的侵害，對人事檔案管理的安全性構成了非常大的威脅，對進行檔案管理數字化轉型構成了不小的挑戰。

二、高職院校人事檔案信息化管理的提升策略

1.應用先進的技術設備

檔案管理信息的發展水平得到進一步提升，需要投入更多的資金，對當前最先進的技術及設施進行引進，以便構造出一個系統完善的網絡信息管理平臺，針對檔案信息化管理的建設，最關鍵的一步便是對硬件設施的投入，它是對資料傳輸以及共享的技術保證，利用科學的管理信息檔案，可以使信息管理工作得到全面系統的發展[2]。

2.人事檔案信息化管理系統建構

高校可以充分利用信息技術將數據采集、加工和利用融為一體，通過信息統一采集和計算機技術的加工處理，以提供數據接口的形式為不同的人群提供服務。尤其在數據管理和利用環節為了方便使用，管理系統主要的功能設計包括檔案自動審核、檔案業務管理、零星材料審核、檔案在線查閱、紙質檔案數字化、個人信息采集這六個部分。人事檔案系統的搭建也可以采用自建和購買等方式，但購買形式優于自建形式，將硬件設備投入、系統開發以及后期對系統的維護工作全權交給第三方機構完成，建立符合高校自身發展的管理系統，滿足不同的定制需求。

3.不斷提升檔案管理的安全性

在網絡環境問題越來越多的今天，高校人事檔案管理的安全性往往難以得到保證。隨著高校人事檔案重要性的不斷突出，對檔案的保密性提出了更高的要求，需要及時對各種檔案信息進行共享。第一，國家應該充分做好對檔案的立法工作，根據人事檔案部門的實際工作情況，制定嚴格的人事檔案管理制度，進一步保證人事檔案的安全性。第二，高效在進行數字化檔案管理工程中，應該不斷完善數字化認識檔案管理制度，對檔案管理工作的管理職責進行進一步的細分。第三，檔案管理部門還應該認真做好傳統人事檔案管理和數字化管理的結合，加強對人事檔案信息的劃分，避免對不重要的人事檔案進行數字化管理，進一步保證人事檔案管理的安全性和工作效率。此外，還應該不斷提升對數字化管理人員的安全意識，做好對檔案管理人員病毒查殺技術的培訓[3]。

4.進一步落實大數據信息的開發

在高校檔案管理過程中，為了體現管理優勢，達成管理目標，也必須進一步對大數據技術進行開發，保證系統的存儲空間更大、功能分支更加完善，在實際建立并完善大數據平臺的過程中，首先要了解高校當前的管理需求，掌握檔案管理相關信息，包括檔案數量、檔案更新頻率等，這些信息是完善系統的必要依據。要遵循實效性的原則去對大數據系統進行開發。隨著系統的不斷完善，檔案的安全性以及實際應用的便利性也能得到保障，有利于提升管理的效率，得到更加理想的管理成果。

三、結論

綜上所述，高校人事檔案管理目的是為了進一步提高院校人員管理水平，為人才輸出、資料管理提供有力依據。面對當前教育改革的深入發展，開展人事檔案管理信息化建設是必然可行的，在未來高職院校還應該不斷加強信息制度建設、保證信息安全，落實大數據信息開發，從多方面提升人事檔案管理的整體水平。

參考文獻：

[1]唐詩佳，大數據時代高校人事檔案管理的價值與優化對策[J].城建檔案，2018 （11）.

[2]許珍花，大數據時代高校人事檔案管理的問題與創新應用[J].管理觀察，2018 （13）.

[3]韋翠清.大數據時代高校人事檔案信息化建設研[J].中國管理信息化，2018 （13）.