如何加強檔案信息資源管理

范文華

摘要：若要落實檔案信息資源管理工作，使檔案利用率與安全性得到保障。一方面需積極引入信息化平臺，推動傳統紙質檔案向電子檔案的轉型進程，構建更專業的檔案管控平臺;另一方面，還需結合檔案管理需求提供適宜的管理機制，加強檔案管理流程的監督，并做好安全防護措施，以便使檔案信息資源管理效果得到保障。本文基于檔案信息化管理優勢展開分析，在明確管理問題與解決對策同時，期望能夠為后續檔案信息資源管理體系的構建提供良好參照。

關鍵詞：檔案管理;信息化;信息資源;管控對策

隨著我國經濟體制的不斷發展與完善，城市檔案體系也得到了越來越多行業與部門的關注。其中，若是檔案信息資源管理存在缺陷，不但會嚴重影響檔案管控的效率性，使檔案資源的利用率難以提高，使檔案的經濟價值難以體現，而且受保護機制的欠缺，也極易造成檔案資料泄露與損壞等風險，使相關企業的經濟權益難以保障。因此，如何加強檔案信息資源管理，使檔案運用效果更可控，便需要得到管理人員的著重關注。

一、檔案信息化管理優勢

首先，信息化平臺能夠借助計算機軟件提供更便于操控的數據平臺，通過關鍵詞與索引系統的運用，能夠顯著提高檔案管理效率;其次，基于網絡信息平臺，也能提供集成化的檔案資源共享渠道，使檔案資源的利用率得到顯著提升，充分發揮檔案潛在價值，同時通過信息傳遞渠道，也能夠使檔案傳輸的效率性與安全性得到提升。

二、檔案信息資源管理現狀

1.? 信息歸檔存在問題

從檔案管理歷史角度來看，紙質檔案信息資源管理規范與標準要求雖然相對完善，能夠保證基本的檔案管理需求，但是在現代檔案管理環境下，紙質檔案的管控效率與容量卻遠不及要求水準。因此，目前我國傳統檔案信息資源正在逐漸向信息化轉型，但受到管理流程與模式的改變，多數檔案信息資源歸檔在管控方面都存在缺陷，極易造成以下問題：（1）檔案不及時。受專業局限性的影響，多數技術人員在技術資料存檔過程中，并不會重視檔案內容的歸類問題，而管理人員在技術檔案知識欠缺的情況下，也極易造成檔案管理缺失等問題，使檔案后續使用不便;（2）價值認識不清。信息化平臺為檔案管理工作提供了資源更豐富從采集渠道，但受網絡環境、檔案渠道等因素影響，檔案在價值性方面存在明顯差異，這導致許多無價值的檔案極易混入檔案系統內;（3）歸檔不規范：目前電子檔案管理對檔案格式、內容、名稱、文件夾等設置方面都欠缺統一的執行標準，這導致檔案管理水準很難得到應有的保障，也極易造成檔案資源管理混亂等問題出現。

2.? 信息安全面臨挑戰

信息化平臺雖然能夠為檔案管理人員提供更便于操作平臺，使檔案整體管理效率與利用率得到顯著提升，但是受外界網絡環境等因素影響，也極易受到黑客或病毒的襲擊，最終使檔案資源受損或泄露，對相關產業造成極為惡劣的影響。而從安全防護角度來看，我國目前檔案管理平臺普遍存在防護體系缺失與事后補救能力不足等問題。

三、檔案信息資源管理對策

1.? 加強檔案資源的整合

針對科技檔案管理中存在的歸檔問題，檔案管理部門應借助信息化的技術和硬件加強檔案資源的系統化整合，推動檔案資源的標準化與規范化。首先，著力進行檔案數字化工作，從價值、時效、保存期限等多個維度對科技檔案進行分類，有針對性的進行數字化工作，為科技檔案的歸檔和整理打下基礎;其次，結合檔案信息化建設不斷完善科技檔案資源庫，根據科技檔案的數字化完成度制定歸檔計劃，保障價值高、時效短的檔案資源能夠第一時間歸檔到資源庫內，保證其后續的開發和利用;最后，管理人員需站在檔案管理角度判斷適宜的歸檔標準與操作規范，在文件名、存儲格式、存儲位置、關鍵詞、檔案價值等內容的管控上持續細化，確保所有檔案類型都能夠在短時間內存儲至合理的位置，并能夠便于后續檔案調用與使用，以便使檔案資源管理水準得到應有保障。

2.? 融入統籌管理意識

提高檔案資源管理的有效性，還要形成完善的檔案管理體系，創新應用科學化的檔案管理方法，強調在相關法律法規的指導下，構建檔案資源管理的豐富內涵，能夠從長遠角度對檔案資源進行規劃，并且形成第三方檔案管理體系。首先，應當加強信息化檔案資源管理人才的建設，注重提供優質的信息化檔案管理人才，有效組織開展具體的信息資源管理業務。其次，注重健全檔案管理設施設備，開發專業的信息資源管理系統，全面加強基礎硬件設施的配置，明確檔案管理設備的更新計劃，按照現階段檔案管理需要和中長期檔案事業發展規劃進行專業數字化設備的配制，圍繞著分布式數據信息管理進行專業檔案設備的更新，從而滿足基層單位開展信息化檔案信息資源管理的業務需要，全面提高檔案管理工作的質量。

3.? 構建信息支撐平臺

軟、硬件相互支持是做好檔案信息化管理的一個先決條件，使用性能優良、質量可靠的配套設備和硬件設備的同時，自行開發或引進設計通用的信息管理軟件，把辦公自動化系統和檔案信息化管理結合起來，同時還要增加信息的儲存量和檔案的儲存量，提高綜合的開發能力，實現一體化，形成信息管理網絡，以此來保證信息的完整性。

4.? 完善檔案安全管控平臺

在檔案的信息化過程當中，隨著電子技術的參與，越來越多的工作可以在網絡中進行，因此注重檔案在網絡中的安全性是十分必要的。企業應該加強安全措施，檔案管理人員也應該提高警惕，采取防范措施包括數據備份、身份認證等，避免和減少黑客對信息系統的危害。落實檔案網絡信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設的質量和效率。為了保證硬件設備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設備，檢查服務器和網絡的運行狀態。完善數據備份，避免由于外界條件的變化而造成的數據的損失或者丟失。重視網絡安全，在網絡平臺上可以設置在線報警系統，并且及時處理網絡安全問題，強化防火墻等措施來確保檔案信息應用的安全性。相關的技術人員要設置用戶使用權限，避免用戶越權限的操作行為，落實身份認證工作。

5.? 提升檔案信息服務水準

在信息化背景下，科技檔案信息資源得以豐富，開發和利用的渠道也進一步拓展。針對科技檔案利用不足的問題，應首先運用信息化建設的成果和新興技術創新傳統科技檔案的利用，扭轉“重保管輕利用”的思想，將傳統科技檔案的靜態服務逐漸發展住現代化的動態服務。如在科技館設置終端設備，利用VR技術增強參觀者的視聽體驗。

四、結語

檔案信息資源管理工作的有效落實，既能夠根據我國檔案應用需求提供適宜的管理規范與標準，使檔案信息資源的管理水準與效率得到提升，同時憑借信息化平臺，也能夠提高檔案共享效率性，使檔案管理規范化進程更可控。故而，在論述如何加強檔案信息資源管理期間，必須明確檔案管理面臨的問題，并提供有效的技術解決措施，以便使檔案信息資源管理水準得到持續化的保障。

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