強化企業會議管理措施研究

羅玲

摘要：企業會議是管理中常用的溝通方式，是號召員工群策群力的重要平臺，在企業發展中發揮著重要的作用。做好會議管理工作，有助于企業正確決策、傳達信息、整合意見，提高企業管理效率。本文針對企業會議管理存在的主要問題，提出了強化會議管理意識，創新會議管理方法，制定行之有效的會議管理制度并嚴格執行的相關措施，規范和提高企業會議管理質量。

關鍵詞：企業;會議管理;措施

企業會議在現代企業的發展中發揮著重要作用，幾乎每個企業的員工都參加過會議。企業決策需要考慮多方面因素，綜合各方面的意見和看法，并經過認真討論后才能作出，而這往往就是需要通過會議來實現解決問題。會議管理的質量直接反映企業的經營狀況，同時也會間接影響這家公司的前途命運。因此，強化企業會議管理，提高企業會議管理能力至關重要。

一、企業會議存在的主要問題

目前很多會議召開效果并不理想，存在會議時間長、材料多、陪會情況嚴重、落實不力等問題。

（一）思想認識不高。一是對會議重要性認識不足。有的是為了開會而開會;有的是盲目而開會;有的是不做準備而開會;有的存在形式主義，單純以落實上級或文件要求而開會;有的存在官僚主義，不結合公司實際、不根據基層現狀而臨時開會。二是對會議管理方法缺乏系統學習。對會議管理相關制度、主持者的角色定位、與會者的管理要求等學習思考不夠，對會議的籌備缺乏頂層設計，對會議的組織缺乏系統管控，對會議應該形成的材料要求不高等等。

（二）會前準備不足。一是會議主題不明確。對于會議要討論的主題沒有清晰的界定。二是會議議題設計不合理。有些會議主題太寬泛，有些會議主題過細過多導致會議時間過長。三是會議缺乏時間管控。絕大部分的會議只有召開時間，沒有規定結束時間，對議題沒有預設時間。四是會前溝通不夠。會前協商不到位、資料發放不及時，出現部門和領導之間信息不對稱的情況，導致矛盾出現，影響會議效果和工作情緒。

（三）會中控制不當。一是主持人把控會議的能力需要加強。有些主持人主持水平不高，對會議目的缺乏認識，對會議組織缺乏統籌，對把控時間缺乏概念，對提升效果缺乏方法;有些主持人會議規矩意識不強，不做準備，隨意性發言、批評等，影響會議的嚴肅性和積極性;二是與會者角色不到位。與會者發言準備不充分，不能按照既定議題發表觀點，跑題、偏題現象嚴重，導致會議討論高度發散，嚴重缺乏深度。

（四）會后跟進不實。一是會議紀要整理和下發不及時。會議主辦單位角色履行不到位，會議紀要遲遲不能下發，降低了會后跟進效果。二是與會人員會后執行落實不到位。與會人員未能按照會上達成的共識執行，或者執行不力，導致會議效果大大減弱。三是會議精神跟進督促不力，導致會議的效果大打折扣。

（五）會議管理不嚴。一是會議召開缺乏審批機制。臨時會議過多過濫，安排不合理，嚴重影響正常生產管理。二是會議總體統籌不夠，同類型的會議沒有進行合并或者壓減優。三是會議通知不到位，沒有細化參會人員安排，導致陪會情況嚴重，影響正常工作開展。四是會風會紀存在問題。缺乏日常監督機制。存在走過場情況。五是會議材料任務過重，且標準不高、效果不好，基層對此反映強烈。

二、改進措施

（一）提高思想認識和水平。會議是企業管理的一種有效形式和手段，是提高工作質量和工作效率的一種有效途徑，也是企業文化的一種具體表現，會議的準備、組織、控制、落實情況，是一個單位管理水平和文化特征的重要體現，是一名領導干部的思想認識高度和工作能力水平的集中反映。要倡導一種意識，即自我革命的意識。各級領導要帶頭抓會風，要以正視問題的自覺和刀刃向內的勇氣抓好整改，以上率下，嚴格落實中央八項規定要求，切實把會議數量和頻次減下來，把會議效率和質量提升起來。任何時候盡可能做好發言準備，不長篇大論，不空話連篇，不講難于理解的話，不講傷害積極性的話，盡量避免即興講話、詞不達意、車轱轆話反復講，以實際行動促進公司高效會議文化的培育形成。

（二）控制會議數量和規模。一是統籌整合會議安排。會議內容能并則并，會議形式能簡則簡，做到能不開的會議堅決不開，盡可能減少會議數量和頻次。二是嚴格控制會議規模。一般只安排與會議內容密切相關的部門和人員參加會議，盡量克服無關人員參會和領導陪會等現象。三是恢復無會日規定，將每周四定位公司無會日，一般不組織召開會議。四是充分利用現代技術手段傳遞信息如：電話、網絡、微信等現代技術手段傳遞信息，提高辦事效率。

（三）提升會議質量和效果。一要做好會議準備。各類會議召開前，應該嚴格按照會議材料標準模板起草會議材料，做到主題突出、內容簡潔。二要嚴控會議時間。要精準設置議題，限定發言時間，要明確發言要求，做到緊扣主題、簡明扼要，確保會議一般不超過2小時;鼓勵小范圍商討專項工作，盡量不在大會上進行詳細討論。三要加強會前溝通。提交公司領導專題會議研究協調的事項，牽頭部門應事先組織相關人員溝通協調，盡量取得一致意見后上會便于公司領導現場決策。四要加強會議控制。將會議管理納入干部培訓的重要內容，要充分調動與會者的積極性，鼓勵與會者創造性開展工作，切實提高會議管控水平。

（四）抓好會后跟催及落實。會議主辦部門要及時對會議決定決議進行歸納總結，原則上會議結束后兩天內下發紀要。會議主辦部門要采取多種形式對會議落實情況進行督辦，會議議定事項的責任部門，要及時傳達，提出解決的措施，確定完成的時限，及時反饋落實情況;涉及多個部門參與的事項，牽頭部門要加強協調，厘清職責，推進落實，積極匯報情況，確保會議精神得到及時、全面的貫徹落實。

（五）嚴肅會議紀律和考核。嚴格會議請假和考勤制度，嚴格按照要求參會，一般不得請其他同志代參會議;實行會議紀律，會議主辦部門負責對會風會紀情況提出考核意見;與會人員要嚴格遵守保密紀律，對會議決定的事項和會議討論的情況，涉及保密和不宜公開的，在組織未正式公開之前，不得以任何形式泄露。

參考文獻：

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