談數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用

魏東奎

摘要：當(dāng)前信息經(jīng)濟已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展之中新的增長點和動力。其中作為信息之源的檔案面臨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的沖擊，對此在這樣的情況下如何有效認識并用數(shù)字化檔案管理就成為檔案管理部門研究的重點。基于此，本文就講重點對其應(yīng)用情況進行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;應(yīng)用

在社會發(fā)展不斷進步的當(dāng)下，產(chǎn)生的檔案資料越來越多，在這種情況下，原先的人工管理方式已經(jīng)無法有效保證檔案管理工作的時效性和準(zhǔn)確性，也無法滿足當(dāng)下的檔案管理工作需求。然而在計算機技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用之下，檔案管理工作漸漸實現(xiàn)了電子化，如此一來便從根本上緩解了檔案裝具缺乏、信息化不足以及檢索緩慢等問題，也漸漸誕生了一種新型的檔案管理形式，即數(shù)字化檔案管理。目前越來越多的行業(yè)都開始進行檔案信息數(shù)字化建設(shè)，確保可以將檔案的作用有效發(fā)揮出來，因此對其具體應(yīng)用進行分析具有很大的必要性。

一、應(yīng)用

（一）應(yīng)用現(xiàn)狀與要求

現(xiàn)階段，我們國家的檔案信息數(shù)字化水平還處在一個相對比較低的階段之中，在其應(yīng)用過程中表現(xiàn)出了很多困難和問題，對此怎樣對數(shù)字化進行定位，采取怎樣的有效措施就是擺在所有檔案工作者眼前的主要問題。通過計算機實施檔案管理是一項相對比較系統(tǒng)的工程，對此這就要從多個方面和角度去理解和認識。

其一，管理思想必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，檔案管理工作者必須要具備一定的創(chuàng)新意識和拓展精神，并具備極強的專業(yè)技能以及現(xiàn)代化的管理理念，確保從思想方面將管理從傳統(tǒng)模式當(dāng)中解放出來，并在現(xiàn)代思維的加持之下，更好地適應(yīng)新技術(shù)條件之下的各種檔案管理要求[1];

其二，必須要能夠從組織管理方面系統(tǒng)安排檔案管理過程，并在管理方式以及組織體系的基礎(chǔ)上構(gòu)建起現(xiàn)代化的檔案管理制度，實現(xiàn)權(quán)力和責(zé)任的合理分配，確保檔案的形成、收集、整理、分類和利用過程都夠?qū)崿F(xiàn)有序分工，使每一個參與人員都可以發(fā)揮出自身的作用;

其三，各項管理手段必須要能夠滿足基本要求，計算機硬件以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等軟件配置都必須要實現(xiàn)現(xiàn)代化。

（二）應(yīng)用內(nèi)容與優(yōu)勢

數(shù)字化檔案管理主要包含有兩個方面的內(nèi)容。其一，將已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案全部實施計算機數(shù)字化管理，其中包括錄入和管理目錄信息、掃描使用率極高的紙質(zhì)檔案、對紙質(zhì)檔案進行數(shù)碼拍照，以此實現(xiàn)電子化和計算機管理。其二，重點將現(xiàn)在和今后生產(chǎn)活動過程中產(chǎn)生的文件信息進行歸檔和管理，達到電子化與紙質(zhì)化并存管理的局面。

通過計算機實施檔案管理已經(jīng)是所有單位檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的必由之路，也是未來的主要發(fā)展趨勢。完善的信息網(wǎng)絡(luò)通過高速便捷的信息傳遞和豐富的信息資源給用戶帶來了一種新型的服務(wù)方式，已經(jīng)成為當(dāng)下信息交流最主要的工具之一，對此檔案管理也都必須要緊跟時代發(fā)展的步伐，追求更多的積極效果。

首先，通過數(shù)字化檔案管理當(dāng)中的智能檢索查詢能夠便于授權(quán)的工作者依照自身的管理權(quán)限從網(wǎng)絡(luò)上自主查詢相應(yīng)的檔案信息，對此這就能夠最大程度上降低人員的工作壓力。

其次，該項管理模式對于提升管理水平和工作效率有著極大的優(yōu)勢，它能夠使管理人員從繁重的手工勞動之中解放出來，不再只是單純的檔案管理員或者是打字員，能夠把更多的經(jīng)歷投入到檔案的收集工作以及編制和研究之中，因此這能夠最大程度上提升管理部門的工作效率和有效性。在目前眾多單位發(fā)展過程中，檔案的信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為十分重要的發(fā)展方向，各單位在這之中也投入了大量的精力。唯有不斷強化檔案管理數(shù)字化和信息化，才能夠進一步適應(yīng)變化多端的外部環(huán)境。

再次，該項管理模式的實施可以進一步促進檔案信息的管理和收集。在檔案收集、分類和整編過程中管理人員必須要付出很大的精力，倘若沒有一個高效的管理平臺，那么就會導(dǎo)致檔案收集與整編出現(xiàn)不完整的情況。然而應(yīng)用了數(shù)字化檔案管理之后，就能夠?qū)崿F(xiàn)對各類信息資源的整編和管理，通過龐大的數(shù)字化錄入，降低信息不完整情況的發(fā)生[2]。

最后，應(yīng)用該管理模式之后還能夠進一步解決檔案容易損毀和丟失的問題。傳統(tǒng)的管理模式完全是依靠手工的方式去收集檔案的，同時在檔案借閱過程中也不可避免地會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的損壞或丟失，而通過計算機進行檔案管理之后能夠?qū)崿F(xiàn)管理數(shù)字化，不論是檔案收集還是借閱都可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，因此便可以有效解決重要檔案在管理過程中的丟失或損壞問題。

二、未來發(fā)展

在進入信息時代以來，人們越來越多地依靠網(wǎng)絡(luò)去獲取知識和信息，能夠預(yù)見，未來人們到檔案館的次數(shù)與時間會漸漸變少，也不用再親自跑去檔案館查閱信息。在這樣的挑戰(zhàn)下，數(shù)字化檔案管理的設(shè)想被提出來，它是一種在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上形成的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是一種檔案信息組織模式，更是一種便于運用、超大規(guī)模且不會受到時間與空間限制的知識信息中心。對此在未來還必須要做好這幾項工作：

第一，加大對數(shù)字化檔案建設(shè)必要性的宣傳，以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全方位提升檔案工作人員的素質(zhì);

第二，加大現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)館藏檔案全面性的數(shù)字化處理，確保傳統(tǒng)檔案能夠穩(wěn)妥地過渡到數(shù)字化檔案;

第三，漸漸將現(xiàn)有的檔案工作體系轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化工作體系，建立起來完善的工作體系。

三、結(jié)束語

在計算機網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展之下，通過各項數(shù)字化存儲技術(shù)，各種檔案信息都能夠被有效收集起來，供所有機構(gòu)和個人進行查詢和使用。這一項發(fā)展不斷推動著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，還給檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇，檔案管理部門只有牢牢抓住這一機遇，才能夠適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展環(huán)境，并取得更多檔案管理優(yōu)勢。

參考文獻：

[1]雷稚薔，馮文博.淺談檔案數(shù)字化研究的發(fā)展過程與實踐意義[J].黑龍江檔案，2017 （2）.

[2]范英.淺談運用計算機在數(shù)字化檔案管使用理中的利與弊及其對策[J].科技與企業(yè)，2014 （15）：64-64.