論醫(yī)院檔案管理的持續(xù)改進

崔剛

摘 要：醫(yī)院檔案管理直接關系到醫(yī)院建設和醫(yī)療發(fā)展。為適應醫(yī)療改革和發(fā)展形勢，推進醫(yī)院工作創(chuàng)新，必須重視和強化醫(yī)院檔案管理。基于此，本文醫(yī)院檔案管理工作的現狀及存在的問題及創(chuàng)新點等方面強化醫(yī)院檔案管理。

關鍵詞：醫(yī)院：檔案管理：存在的問題;創(chuàng)新點

醫(yī)院檔案是新時期醫(yī)院建設及發(fā)展的重要記錄，包括黨政、醫(yī)療、臨床科研、設備采購、財務等管理方面的信息，對醫(yī)院及上級管理部門作出經營和管理決策提供必要依據。隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展及新醫(yī)改的深入，對醫(yī)院檔案管理提出了更高要求，不僅要求及時、系統(tǒng)、完整地保存各類檔案，更要求不斷提升醫(yī)院檔案的應用率，更好的服務于醫(yī)療服務。所以，醫(yī)院必須重視和強化檔案管理工作。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現狀及存在的問題

1）大多數人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補償，需要用時取出即可。大多數由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到科室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經濟效益，更不會實現任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現了諸多檔案管理當面的問題

2）檔案管理人員的綜合素質比較低。檔案管理是一項規(guī)范化、科學化、制度化的系統(tǒng)工作，需要專業(yè)的管理人員進行檔案管理。但目前醫(yī)院的檔案管理人員文化水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓，導致醫(yī)院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊。

3）檔案管理硬件設備投入不足。目前，醫(yī)院經常將各種高科技硬件設備應用于醫(yī)療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設備。隨著經濟的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關注程度也越來越大，醫(yī)院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫(yī)院的檔案管理硬件設備不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，如果僅依靠檔案管理人員進行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質量。

4）檔案管理分工不明確。受各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理存在著分工不明確的現象，一般情況下，醫(yī)院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫(yī)療設備檔案、會計檔案、X線膠片檔案等檔案信息則是由醫(yī)院各科室進行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。

2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新點

1）建立完善的管理制度，規(guī)范管理行為。檔案管理工作具有很強的條理性，通過建立健全的管理制度可以改善當前檔案管理隨意性較為嚴重的局面，確保檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關法律法規(guī)，結合單位自身的實際情況逐步進行檔案的收集、保管、借閱、保密、移交及銷毀等規(guī)章制度的完善，嚴格管理檔案庫房，保證檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有據可依，有章可循。此外，還要對醫(yī)院不同載體及不同門類的檔案進行統(tǒng)一管理與考核，使得檔案管理能夠同步于醫(yī)療業(yè)務的考核評價及發(fā)展。

2）明確收集方式和范圍，科學進行檔案分類。一切能夠反映醫(yī)院發(fā)展的重要事項和活動、具有利用及研究價值的聲像與影視制品、圖片、文檔和電子信息等資源以及醫(yī)院涉及經營的各項記錄都屬于歸檔內容。歸檔的聲像與影視制品、圖片要保證足夠清晰完整，文字檔案要保證內容書寫工整清晰。醫(yī)院可將日常收集、定期收集及年終收集三種收集方式相結合進行檔案資料的采集。為了進一步確保檔案的完整性，醫(yī)院要在年終時進行各個科室資料文件的統(tǒng)一清查和整理。

按照內容可將檔案分為文書檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、實物、聲像及電子檔案、基建檔案、特體檔案及科技檔案等;按照保存期限可將檔案分為定期檔案和永久檔案;按照檔案性質可將檔案分為業(yè)務檔案、綜合檔案及政工檔案等。檔案管理工作人員要熟知檔案的各種分類方式，以保證醫(yī)院能夠對檔案資料予以有效利用，從而展現出檔案管理的重要性。

3）醫(yī)院檔案管理能否與時俱進，可否發(fā)揮出最大化效益，與檔案管理人員業(yè)務能力及職業(yè)素養(yǎng)有著密切關系。醫(yī)院檔案管理科室擔負著檔案保管、開發(fā)利用、服務于上級決策和相關部門的重要責任，而要確保該項工作有效開展，需要檔案管理人員有較高的政治素養(yǎng)，須學習并熟練應用現代科學知識和各種信息化手段，提升醫(yī)院檔案管理質量及效率。所以，醫(yī)院應為檔案管理人員給予必要的培訓、學習、交流等條件和機會，讓他們的職業(yè)素養(yǎng)、能力得到不斷提升。比如：定期開展醫(yī)院檔案信息化管理的理論研討會、檔案管理技術培訓等活動;并要積極組織相關人員參觀學習，充分學習和借鑒其他醫(yī)院檔案管理的先進理念、方法提升他們的專業(yè)水平。此外，還應不斷強化道德教育，強化責任心，并要積極改善檔案管理人員的工作環(huán)境，制定科學合理的激勵機制，充分調動管理人員的主觀能動性，確保醫(yī)院檔案管理人員良好的素質。同時，應采取多種路徑深入宣傳醫(yī)院檔案管理相關法律法規(guī)及規(guī)章制度，以強化醫(yī)務人員，特別是醫(yī)院科室負責人、領導的檔案意識，增強他們的檔案法制觀，使其充分認識到自身在醫(yī)院檔案管理中的作用，明確相關原則，掌握檔案的編制、歸檔方法，以提升全體醫(yī)務人員檔案管理能力。

4）抓好檔案網絡化，加強管理信息化。隨著網絡化、信息管理及辦公自動化的快速普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經無法滿足新時代提出的嶄新的管理要求。這些科技技術的發(fā)展，在一定程度上使得檔案的內涵得以延伸。一方面，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務相對繁忙，所產生的檔案多而復雜，每年的影像資料及數萬份病案等都需要進行歸檔，傳統(tǒng)的檔案儲存方式將會占用很大的空間，甚至可能加深醫(yī)療用房的緊張程度。這種時候，將檔案資料通過計算機存入電腦或刻成光盤，大大節(jié)省了檔案的存儲空間。另一方面，傳統(tǒng)的檔案存儲工作量相對較大，既浪費時間又浪費人力，也不利于使用者進行檔案查閱。實現檔案信息化管理之后，在很大程度上提升了檔案存儲的工作效率，減少了人力資源的浪費，使用者也能夠通過計算機快速準確的找到所需檔案資料，從而順利開展各項工作。總之，實施檔案的網絡化管理，實現信息資源的共享，這樣不僅能更加方便地保存信息更可以減少存檔空間。醫(yī)院必須實現檔案領域的計算機化，將辦公自動化、數字化及信息化貫穿于檔案的起草、修改、檢索、打印、登記及匯總統(tǒng)計等每一個管理環(huán)節(jié)，只有這樣才能讓檔案管理保持與時俱進的腳步。

3 總結

總之，檔案管理工作在醫(yī)院的各項工作中占有舉足輕重的作用，它關系到每一名干部的切身利益，將先進的管理手段運用到實際工作中，可以促進工作更好更快的發(fā)展，目的就是為了服務好干部，服務好醫(yī)院的各項工作，這也是檔案管理者的工作職責所在。

參考文獻

[1]劉濟誠.醫(yī)院檔案工作中的幾點認識[J].檔案學研究，2013（S1）：44-47.

[2]黃亞楠.淺析創(chuàng)新意識在醫(yī)院綜合檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2016（17）：99.

[3]林麗媚.企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路[J].蘭臺內外，2019（12）：60-61.

[4]郭云.淺談做好醫(yī)院文書檔案管理工作的要點[J].醫(yī)學信息，2014，27（26）：24.

[5]生國棟.探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進措施[J].中國衛(wèi)生標準管理，2015，6（6）：1-2.