醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理策略

李廣陵

摘 要：無論是在醫(yī)院的建設(shè)中還是在醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展中，基建檔案有著非常重要的作用。本文就對醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)狀進行分析，然后結(jié)合實際提出合理地優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案;重要性;管理策略

1 簡述醫(yī)院基建檔案

1）醫(yī)院基建檔案管理的含義。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院在進行基礎(chǔ)項目建設(shè)施工過程中的各種數(shù)據(jù)信息材料，同時也是科技檔案中的重要工作內(nèi)容。基建檔案管理主要包括項目的立項、審批、招投標(biāo)，以及建立和竣工驗收等多個工作內(nèi)容，其中產(chǎn)生的文件都屬于基建檔案的管理內(nèi)容。同時其中還包括文字、圖像、圖表以及基礎(chǔ)建設(shè)項目實際工作情況等多個內(nèi)容信息。

2）醫(yī)院基建檔案的重要性。無論是在醫(yī)院的發(fā)展進程中還是建設(shè)過程中，醫(yī)院基建檔案都有著非常重要的作用，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，基建檔案可以反應(yīng)醫(yī)院真實的基礎(chǔ)建設(shè)情況。在醫(yī)院進行有關(guān)的建設(shè)過程中，基建檔案可以有效的反應(yīng)實際的建設(shè)狀況，并且還能夠?qū)A(chǔ)建設(shè)項目中的各個工作內(nèi)容以及工作細節(jié)進行記錄，主要包括醫(yī)院建設(shè)項目的質(zhì)量、有關(guān)的建設(shè)參數(shù)、監(jiān)管工作等多個內(nèi)容，通過強化醫(yī)院基建檔案管理工作，可以為后續(xù)基礎(chǔ)建設(shè)項目的順利進行提供保障。同時，醫(yī)院在建設(shè)基礎(chǔ)項目工程的過程中相關(guān)的驗收工作、維護工作以及改建等多個工作內(nèi)容也需要在基建檔案的支持下才可以順利實施，此外在進行此項活動的過程中還需要結(jié)合實際情況對醫(yī)院的工程項目實施內(nèi)容進行更新和完善。第二，醫(yī)院基建檔案管理工作可以為醫(yī)院審計工作的進行提供保障。當(dāng)前醫(yī)院基建檔案也負責(zé)記錄醫(yī)院建設(shè)工作中資金的實際使用情況，例如，基礎(chǔ)建設(shè)項目的預(yù)期成本開支、招投標(biāo)成本、實際成本開支等多個數(shù)據(jù)信息，在實際的建設(shè)過程中需要如實的對數(shù)據(jù)信息進行記錄，為后續(xù)審計工作的進行提供數(shù)據(jù)支持。醫(yī)院在審計資金的過程中，通過查閱基建檔案還可以及時發(fā)現(xiàn)建設(shè)過程中存在的各種問題，然后逐一進行排查，對產(chǎn)生問題的原因進行探究，對有關(guān)的負責(zé)人進行追責(zé)，強化整改工作[1]。如此一來可以強化管理工作人員的責(zé)任意識，提高整體的建設(shè)施工質(zhì)量。

2 醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)狀

1）檔案資料歸檔速度較慢。醫(yī)院在進行較大規(guī)模的工程項目建設(shè)中，有關(guān)的作業(yè)單位需要對基建檔案進行查詢，但是對現(xiàn)階段的實際工作現(xiàn)狀進行分析可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)醫(yī)院和施工企業(yè)并沒有認識到檔案工作的重要性，如此一來也就無法對項目的工程數(shù)據(jù)以及圖紙等信息及時的進行提交，最終導(dǎo)致基建檔案無法在規(guī)定時間內(nèi)歸檔，同時還會大大增加基建檔案的遺失率[2]。在實際的管理過程中一旦出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，不僅會導(dǎo)致醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)缺損，同時還會影響到后續(xù)醫(yī)院的維護和擴建等工作。

2）工程數(shù)據(jù)編制工作存在問題。在基建檔案中工程數(shù)據(jù)是其中重要的組成內(nèi)容之一，同時也是建設(shè)工程參考的主要內(nèi)容。但是在實際的建設(shè)施工中施工工作人員由于沒有較強的專業(yè)能力，也沒有對檔案數(shù)據(jù)信息有一個正確的認識，在進行檔案管理工作的過程中施工數(shù)據(jù)的準確性無法得到保障，施工圖紙、型號記錄出錯等多種問題，嚴重影響著檔案的記錄效果。

3）缺乏人員設(shè)施。對醫(yī)院基建檔案管理工作人員的現(xiàn)狀進行分析可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)基建檔案管理工作人員并沒有較高的技能水平，也不具備豐富的理論知識，基建工作人員只是盲目的對信息資料進行收集，整體的管理水平比較低[3]。除此之外，檔案管理工作的硬件條件薄弱，現(xiàn)代管理水平仍然需要不斷提高。在項目建設(shè)現(xiàn)場，需要經(jīng)常翻閱基建檔案，但是如果不能對其進行有效的報關(guān)，由于天氣以及人為因素的影響可能會導(dǎo)致基建檔案出現(xiàn)嚴重的缺損。除此之外，在醫(yī)院進行檔案管理工作的過程中，部分醫(yī)院的檔案管理設(shè)備比較落后，也沒有先進的管理技術(shù)，無法到達管理標(biāo)準。

3 強化醫(yī)院基建檔案的有效措施

1）建立健全的檔案監(jiān)督機制。要想有效強化醫(yī)院基礎(chǔ)檔案的管理水平，最大限度的發(fā)揮基建檔案的價值，醫(yī)院必須要結(jié)合實際對有關(guān)的監(jiān)管機制進行完善，推動監(jiān)管體系的系統(tǒng)化發(fā)展。第一，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員必須要提高對基建檔案建設(shè)工作以及監(jiān)管工作的重視，可以建立專門的監(jiān)管部門或者是監(jiān)管小組，結(jié)合醫(yī)院基建檔案管理工作的現(xiàn)狀對其監(jiān)管體系進行完善[4]。在對其進行完善的過程中必須要從多個角度進行全面的考慮和分析，從而有效強化基建檔案建設(shè)的效果。第二，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮自身的模范作用，提高對基建檔案的重視，對各個部門中的檔案管理制度進行明確，保證檔案從生成到歸檔可以形成一個完整的工作鏈。第三，醫(yī)院還需要檔案管理體系進行完善，在管理的過程中為了簡化管理流程可以根據(jù)檔案資料的性質(zhì)分類進行整理，從總目錄、分組目錄出發(fā)，對各個目錄表材料信息進行明確，為后續(xù)調(diào)取信息資料工作提供簡便。

2）建立健全的檔案管理機制。強化醫(yī)院基建檔案管理工作水平還需要對檔案管理制度進行完善。第一，需要對檔案的實際書寫標(biāo)準進行明確和規(guī)定，對于一些內(nèi)容書寫不清楚或者是不規(guī)范的檔案要及時退回，重新進行書寫，這樣一來才能夠有效的提高基建檔案的科學(xué)性和準確性，為后續(xù)工作的順利進行提供保障。第二，對檔案管理模式進行合理地選擇。可以選擇分管檔案的模式，從而保證不同類型檔案信息來源的完整性，同時還能夠?qū)ζ溥M行合理的劃分。第三，加強基建檔案管理團隊建設(shè)水平。在檔案管理工作過程中工作人員是工作順利進行的主力軍，檔案管理人員有著主要責(zé)任，在實際管理過程中需要結(jié)合工程項目的實際情況對檔案管理人員的工作職責(zé)進行明確。在日常工作中可對檔案中的數(shù)據(jù)信息定期進行完善，同時還需要對不同單位上交的資料核查制度進行完善。第四，建立健全的基建檔案管理責(zé)任制。對檔案管理工作的落實情況進行考核，并將工作人員的薪資與考核結(jié)果掛鉤，提高工作人員工作積極性，強化基建檔案管理工作的質(zhì)量。

3）推動管理信息化。在醫(yī)院基建檔案管理工作中，第一，需要對現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行合理地應(yīng)用，合理地應(yīng)用云計算技術(shù)、計算機技術(shù)等信息技術(shù)，進行綜合性管理工作，加強基建檔案管理工作和信息技術(shù)的結(jié)合力度，從而有效的提高管理效率，為后續(xù)查詢工作提供便利。第二，加強數(shù)字化建設(shè)。醫(yī)院還可以加強與技術(shù)企業(yè)之間的合作力度，對檔案管理模式進行創(chuàng)新，建立完善的數(shù)據(jù)信息庫，使用數(shù)字化的信息技術(shù)強化檔案管理工作水平。

4）提高管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。為了進一步提高醫(yī)院基建檔案管理工作的水平，醫(yī)院還需要提高對檔案管理人才隊伍建設(shè)的重視[5]。第一，醫(yī)院在進行人員招聘的過程中需要根據(jù)自身發(fā)展需求對人才要求進行明確，同時還需要對招聘工作人員的理論知識以及技能水平等進行全面的考察，保證選拔工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。第二，醫(yī)院在檔案管理工作人員正式上崗之前還可以對其進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，強化工作人員的知識儲備，提高工作人員的技能水平。除此之外，在培訓(xùn)的過程中還需要注意對工作人員進行有關(guān)法律法規(guī)知識方面的培訓(xùn)，為基建檔案管理工作的順利進行提供保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院經(jīng)營生產(chǎn)中基建檔案有著非常重要的作用，不僅可以如實反映醫(yī)院的建設(shè)狀況，還可以為醫(yī)院審計活動提供依據(jù)。而在實際發(fā)展進程中醫(yī)院要想有效強化自身基建檔案管理水平，就必須要建立健全的監(jiān)督機制和管理機制、強化管理信息化、提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)等，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供保障。

參考文獻

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