關于人力資源服務中心檔案管理工作的分析研究

摘 要：現階段我國不同行業間的競爭趨勢愈演愈烈，對于專業化人才需求不斷擴張。特別是一些事業單位、民營醫療機構等等，由于它們可以提供豐富的就業機會和工作平臺，使得不同專業人力資源的流動性和增長性持續強化。而對于公益事業來講，處理好檔案管理事務，顯得尤為關鍵，當下需要做的就是充分借助互聯網技術來改善檔案管理的效率和水平，力求更加有序化地保存和靈活性地利用人才的檔案信息。本文結合高密市人力資源服務中心檔案管理實際，通過闡明人力資源服務中心檔案管理工作的影響意義基礎上，探討今后做好其檔案管理工作的妥善方法，進一步提升人力資源服務中心檔案管理水平。

關鍵詞：人力資源;服務中心;檔案管理;方法

以往我國許多單位習慣于進行人工、紙質式的檔案管理，如此不僅難以保障檔案的安全性和完好性，而且不利于其余人員及時獲取、調整急需的檔案信息，嚴重情況下給他人或是單位造成不小的損失。目前雖然有些機構開始引入信息化管理模式，但是由于沒有充分發揮出信息化優勢，工作效率和水平還是不夠理想。至于究竟怎樣做好現代人力資源服務中心的檔案管理工作，具體細節會在后續深入性

延展。

1 人力資源服務中心檔案管理工作的影響意義

首先，人力資源服務中心的職責就是充分服務人才，加強他們和不同單位彼此間的溝通交流，提升各個人才的就業發展水平。任何行業想要長效發展，都離不開專業人才的支撐，因此，處理好相關人才的檔案管理事宜，維持人才檔案的安全性和可靠性，決定著各個單位的可持續發展，有其存在的必要性[1]。在這樣的環境下，人力資源服務中心必須專注于加強檔案管理，扮演好人才、單位彼此間的溝通橋梁角色，引導更多人才去充分表現自我。

其次，我國人口數量和流動性極大，人才檔案管理難度也不斷增加，為了避免影響到人力資源服務中心在人才中的形象地位，則須專注于人才檔案管理事務，不斷提升管理效率，保障檔案的安全性和保密性。

最后，檔案管理效率和質量如果能得到充分保障，有助于輔助單位及時選拔優質化人才，即單位人事科室全面掌握不同人才的學習、生活、工作經歷，從而在人才選拔上快速進入主題，節約時間，大幅度提升人才選拔效率。

2 今后人力資源服務中心做好檔案管理工作的方法

2.1 規范檔案管理流程

人力資源服務中心內的人才檔案，時刻呈現出數量和類型繁多、內容繁瑣、涉及群體廣泛等特征[2]。尤其是最近階段，隨著高校錄取率和畢業率倍增，一時間加劇了人才交流服務中心檔案管理的挑戰難度，還有許多畢業生檔案在轉入市場后就產生棄檔狀況。基于此，作為合格的檔案管理者，當不斷提升自我，竭力維持檔案資料的完整性和有效性，做到及時進行統一性整理、細致性分類處理。

第一，樹立起健全性的檔案管理體制，針對檔案管理的種種工作流程進行嚴格性規范，令所有工序流程都有章可循。

第二，針對保密程度各異的檔案予以分層管理，并分別匹配專門的管理者，借此保障各層檔案的保密性和安全性。好比說為了查閱特定人才或是干部的檔案，管理者需要透過姓名、編號錄入的方式，快速鎖定相關檔案位置并及時取出，相比以往更加節約時間，更能夠提升檔案審核的效率。

第三，加強信息化建設，推廣電子檔案形式的保存和管理模式。這樣一來，管理者就能夠隨時透過計算機系統檢索所需的檔案，予以靈活性處理，最為關鍵的是能夠杜絕檔案損壞或是霉變的消極狀況，更可以隨時予以更新完善。

2.2 加強宣傳教育培訓

在平常工作中，作為人力資源服務中心的檔案管理人員，須深刻認識到檔案管理的現實意義，不斷調整個人的思想認知。歸根結底，就是時刻謹記習近平總書記關于干部人事檔案專項審核工作的要求，隨后不斷拓寬視野去把握今后檔案管理創新改革方向，力求及時將有效組織人才檔案管理工作作為基礎標準，并依次貫穿至所有崗位工作之中，增強各級工作人員的責任心。此外，還需大力開發使用新媒體和信息化技術，透過互聯網實時性強化人才檔案管理工作的宣傳講解力度，引導各個崗位、各個層級工作者紛紛加入到檔案管理事宜之中，分別基于他們的職責內容去健全優化檔案管理工作，保障各階段人才檔案管理的實效性。

2.3 想方設法提升檔案管理工作的效率

在我國社會經濟高水平發展、科學技術日新月異的大環境下，不同行業都開始與時俱進，最為顯著的就是大力推廣應用信息化技術，大幅度提升了工作效率。可是現實中，仍有較多人才交流服務中心尚未全面使用信息化技術，運用水平更是不盡理想，這使得其人才檔案整體管理效率持久低迷。想要徹底改變這類消極現狀，最為重要的，就是盡快理清該如何全面應用信息技術去處理人才檔案管理事宜。

第一，管理者要全面參考借鑒中央發放的檔案審核和管理標準，確保在日后工作環節中能夠予以深度落實[3]。即針對各階段接受的檔案予以初步審核和登記，其間一旦發現任何問題，則務必要做詳細的記錄，隨后再展開相關的調查，理清問題根源并盡快予以針對性處理，從而將后續的損失控制在最小范疇之內。還有就是要求管理者實事求是，在審核結束之后，當及時向上級領導報備個中細節，令領導知曉檔案的原本信息，并竭力保障檔案信息和所有者實際情況的一致性。

第二，在大力推廣使用互聯網信息化技術的同時，創建性能更加優越、功能愈加完善、操作較為便捷靈活的數據庫，確保方便進行各類人才檔案信息化存儲之余，維持這些檔案的安全性和管理的可靠性。

3 結語

綜上所述，對于人力資源服務中心來講，有關其內部的人才檔案管理工作，有著重要的影響意義，畢竟處理好這部分工作，有助于帶動單位、人才彼此間深入性地互動交流，為后續單位及時引入所需人才，還有人才順利就業發展等，奠定基礎。希望，今后各級人力資源服務中心能夠不斷加大對人才檔案管理工作的重視度，同時大力引入信息化、媒體化技術來進行批量化存儲、安全性管理、便捷性操作控制，進一步大幅度提升這部分檔案的管理效率和質量。

參考文獻

[1]王屹.成都市人才流動服務中心檔案管理信息系統的設計與實現[D].電子科技大學，2015.

[2]鄭利.淺談干部人事檔案整理中存在的問題和建議[J].人力資源管理，2015，26（10）：134-137.

[3]孫佳玉.信息化人力資源管理研究進展分析[J].經貿實踐，2017，18（14）：153-160.

作者簡介

馬永春（1979-），男，漢族，山東高密人，大學學歷，高密市人力資源服務中心，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案資源利用等。