淺談聲像檔案管理中存在的問題及對策思考

劉峰峰

摘 要：聲像檔案是檔案資源的重要組成部分。大數據時代的到來，聲像檔案管理工作也迎來了新的挑戰。通過加強聲像檔案管理工作，既能豐富館藏檔案資源，又能更好的服務社會和群眾。在新的形勢下，檔案館非常重視聲像檔案的規范管理工作。為此，本文從聲像檔案管理工作出發，分析了聲像檔案管理中存在的問題，并且針對問題提出了相應的建議與對策。

關鍵詞：聲像檔案;管理;問題;對策

聲像檔案主要是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（底片、反轉片）、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，文字為輔的歷史記錄。

隨著大數據時代的到來，在機關事業單位和社會各項活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分，檔案部門必須保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體，不斷豐富館藏檔案信息資源，全面真實完整的記錄城市發展面貌，更好的服務社會、服務群眾。筆者結合檔案工作實際，就當前聲像檔案管理存在的問題與對策，談一些體會和認識。

1 聲像檔案管理存在的問題

1.1 聲像檔案設備存在管理混亂的現象

隨著社會的發展和工作的需要，機關事業單位的聲像檔案設備有了很大的改善。各單位雖然都配備了聲像設備，但是在設備管理方面卻很混亂。有的單位沒有制定相應的聲像設備管理制度或者相應的使用要求，致使有的設備閑置，沒有人會使用，難以充分發揮其作用; 有的設備存放在科室或者個人手中，沒有加以合理利用;有的設備使用人員不固定或者變動頻繁，設備也不能有效的利用。聲像檔案設備管理混亂的現象造成一些重要活動沒有得到及時攝錄，最終影響聲像檔案的形成、保存以及利用。

1.2 攝錄人員存在良莠不齊的現象

各單位沒有專門的攝錄人員，工作人員并不是只負責產生聲像檔案的工作，但是攝錄人員的專業素質決定著聲像檔案的數量和質量。比如，廣電中心這樣的單位，攝錄人員都是身兼數職。90%的攝錄人員都是沒有經過專業培訓的，都是屬于自己摸索學會的，專業的攝錄知識及技能普遍較低。同時，攝錄人員對于聲像檔案存在很多認識誤區。有些人認為拍完就完成了任務，不需要歸檔保存;還有的人認為這些都屬于個人作品，無需檔案部門保存。由于攝錄人員缺乏檔案意識，導致很多重要的聲像檔案的丟失，嚴重影響聲像檔案的開發和

利用。

1.3 聲像檔案存在歸檔范圍、技術標準不明確的現象

目前聲像檔案管理工作中，各單位對于哪些范圍內的聲像檔案應該歸檔，歸檔的聲像檔案有什么樣的技術標準，都沒有給予明確規定。這就造成了很多攝錄人員和管理人員對于聲像檔案的歸檔和管理都不是很了解，不知道哪些公務活動中形成的照片、錄音、錄像等屬于聲像檔案的歸檔范圍，誤以為是自己個人的東西，從而造成很多聲像檔案長期在個人或者科室內容保存，沒有移交給檔案室或者檔案館統一保存。同時，由于聲像檔案歸檔的技術標準也沒有統一的明確規定，造成各種版本和格式的照片，錄音、錄像等資料無法整理歸檔，造成各種版本和格式的照片、錄音、錄像等資料無法整理歸檔，從而導致聲像檔案的不齊全或者流失。

1.4 聲像檔案存在保管環境不符合要求的現象

聲像檔案的保管環境要求比紙質檔案的要求更加嚴格，必須設置專門的聲像檔案室。在實際檔案工作中，通常只有廣電部門設置專門的聲像檔案保管室，其他各單位都是將聲像檔案存放在文書檔案柜中，或者與其他種類的檔案混存，甚至有的單位由于辦公用房緊張，并沒有檔案室。由于不具備恒溫、恒濕、防磁等保管條件，導致聲像檔案嚴重受損。

2 加強聲像檔案管理的建議與對策

2.1 加大宣傳力度，提高檔案意識

聲像檔案室記錄城市發展歷程必不可少的組成部分，具有文字檔案不可替代的獨特的展現歷史發展的魅力。所以我們要不斷加強宣傳聲像檔案管理工作，提高聲像檔案保護意識。一是要結合本地實際，通過館藏聲像檔案以及生動的利用實例，進一步宣傳聲像檔案管理工作的重要作用，深刻認識加強聲像檔案統一管理，既是現實社會的需要，也是長遠發展的需要，決不能視為可有可無的事情。二是爭取宣傳部門和新聞單位的大力支持，通過各種媒體平臺，特別是現在的自媒體，利用各種實例進行宣傳報道，引起全社會的關注，從而進一步提高聲像檔案管理、利用等方面的宣傳力度，積極營造全社會保持利用好聲像檔案的社會氛圍。三是加強聲像檔案管理法律法規的宣傳，提高全社會對聲像檔案管理工作的法律意識。

2.2 注重業務培訓，強化監督指導

目前聲像檔案攝錄和管理人員多以兼職為主，業務水平都不夠專業，難以保證聲像檔案形成質量和整理質量。因此各單位應指定專人定期參加聲像檔案攝錄和管理人員的業務培訓，進一步提高自身的業務素質和專業技能。同時針對聲像檔案管理存在的問題，檔案部門要不斷加大對各單位聲像檔案的監督指導力度。根據不同單位的現實情況，采取不同的方式，進行因地制宜的監督指導。對設備、人員、聲像管理都比較規范的單位，需要繼續進行監督培訓，進一步加強聲像檔案的開發利用;對有設備、有專業人員，但是聲像檔案管理不規范的單位，應該加強依法加強管理，幫助建立完善的規章制度，不斷規范聲像檔案管理;對于有的單位存在很多問題、管理薄弱的，必須不斷加強業務培訓和監督指導力度，限期整改，為聲像檔案管理規范奠定良好的基礎。

2.3 明確歸檔要求，完善管理機制

要改變聲像檔案目前的現狀，必須明確規定聲像檔案的歸檔要求和技術標準，并制定完善的切合實際的管理機制來規范聲像檔案工作。上級檔案業務主管部門應根據《檔案法》的有關規定會同聲像檔案形成部門，統一制定聲像檔案規范化管理辦法和接收進館標準等，明確接收范圍和管理辦法，使各檔案部門能夠用檔案法律法規來制約所轄單位的聲像檔案工作，可以有章可循、有理有據地監督指導和檢查各單位的聲像檔案工作。各立檔單位也要建立相應的聲像檔案管理制度，對產生的聲像檔案從形成、收集、歸檔、移交、保存，都按照規章制度實行規范管理。對聲像檔案的保管、開發利用等也做出相應的明確規定，杜絕出現歸為己有的現象。

2.4 加強硬件建設，規范保管條件

從長期保護和開發利用的角度來考慮，聲像檔案保管要求主要是防火、防塵、防光、防潮、防高溫、防震、防磁等，目前聲像檔案的保管條件普遍不符合上述要求。因此，需要加強庫房硬件建設，進一步規范聲像檔案保管條件。聲像檔案庫房內及周圍禁止存放易燃物品，電器照明設備要按照合理，庫房內需要配備有充足的滅火設備;庫房有窗的話，需要掛放窗簾，庫房光源應使用白熾燈;庫房門窗要封閉嚴密;庫房內的溫濕度必須適中，溫度應保持在10-20℃，相對濕度應保持在50-65%;庫房應具備防震減震設備;最好使用防磁柜單獨存放;同時要對聲像檔案進行定期檢查和備份，從而盡量延長聲像檔案的使用壽命。

參考文獻

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