工傷保險檔案特點及管理解決對策

摘 要：一般來說，工傷保險檔案就是工傷員工在享受整個工傷保險過程中所要保留的相關信息，通過表格、文字、音頻、以及視頻等形式保留。同時，工傷員工在辦理工傷保險的過程和環(huán)節(jié)中受到法律的保護。而對于工傷保險檔案管理而言，其主要任務是在處理工傷保險的整個環(huán)節(jié)中整理保存具有歷史價值的相關記錄文案，這些文案基本上都是以書面文字、電子文檔等形式存在。本文先是闡述了工傷保險檔案的特點，隨后，又提出了工傷保險檔案管理的措施。

關鍵詞：工傷保險;檔案特點;檔案管理;措施

1 引言

工傷保險檔案是社會保險檔案的重要組成部分之一，若不處理好工傷保險檔案，則會直接影響到公司以及參保人的個人利益，嚴重地還會導致工傷保險基金流失。完成一份保險檔案相當復雜，不僅包括工傷上報的環(huán)節(jié)，還包括認定以及勞動能力鑒定等流程，最后，還需要經(jīng)辦機構以及定點醫(yī)院等一系列部門進行受理。在管理工傷保險檔案過程中其工作時間相對較長，階段跨度相對較廣，而檔案的實際內容又存在著易泄性和真實性的特點，因此管理檔案一直保留著明顯的特征。一份合格的工傷保險檔案與相關部門的審查密不可分，在實際工作中，應該高度重視工傷保險檔案管理，把嚴謹、細心的態(tài)度落實到管理保險檔案中去。只有通過這種方式，才能夠確保工傷保險檔案管理工作的真實性、科學性、以及規(guī)范性。

2 檔案管理科學化的必要性

檔案管理是單位管理的重要環(huán)節(jié)之一，若檔案材料散亂的放置，則會導致管理上的被動，出現(xiàn)單位管理混亂的現(xiàn)象。同時，檔案管理環(huán)節(jié)也是單位信用管理的重要體現(xiàn)，其次，及時合理地處理檔案文件，也可以體現(xiàn)出單位做事的效率。管理人員科學化檔案管理對企業(yè)管理起到至關重要的作用，不僅能提高工作效益，還能增加企業(yè)

效益。

3 工傷保險檔案的特征

1）鏈條長、環(huán)節(jié)多。對于工傷保險檔案，它的主要內容包括工傷員工的參保、繳保費、工傷認定、工傷事故調查、勞動能力鑒定和享受工傷保險待遇，這些內容充分的體現(xiàn)出了工傷保險檔案鏈條長以及內容多的特點，同時工傷保險檔案各個環(huán)節(jié)聯(lián)系也較為緊密。2）項目多、信息量大。由于工傷保險檔案鏈條長以及環(huán)節(jié)多等特點的存在，這就必然導致其擁有記錄項目多的特征，換而言之，工傷保險檔案中的每一處環(huán)節(jié)并非只有一個數(shù)據(jù)記載，而是通過一系列的數(shù)據(jù)和資料組合記錄。3）管理信息化要求較高。隨著網(wǎng)絡信息技術迅速的發(fā)展，工傷保險檔案也開始向著信息化的方向發(fā)展，工傷保險檔案信息化的建設速度非?？欤@使得工傷保險檔案具有一定的科學性、高效性以及規(guī)范性。4）保存期限長。工傷保險檔案的保存期限是非常長的，從員工參加工傷保險到員工負傷的后五十年，這也直接地體現(xiàn)出工傷保險檔案的存儲時間是非常長的。5）安全系數(shù)要求高。對于工傷保險檔案，有些內容是非常復雜的，其包含的信息量也是相當龐大的，若沒有處理好這些，有的時候還會影響到個人利益以及公司的信譽。對于檔案形式，不僅僅需要有紙質版的檔案，還需要設置電子版的檔案。通常情況下，工傷保險檔案都擁有很強的隱私性、唯一性。6）共享需求要求高。對于工傷保險檔案而言，檔案類型不僅包括勞動能力鑒定、參保繳費，還包括工傷認定、工資待遇，這些檔案相互之間存在著較高的共享需求，同時，它們的可利用價值也比較高。

4 檔案管理存在的問題

1）檔案管理重視程度低。相關人員有些時候只僅僅強調組織、財務、以及人事方面的管理，從而忽視了檔案管理。其實對于檔案管理，它也是機位管理的重要環(huán)節(jié)之一。2）檔案管理模式落后。近些年來，雖然對檔案管理進行了一系列的改革，使其規(guī)模變得越來越大，但內部管理與單位之間仍然存在脫節(jié)現(xiàn)象。整體來看，檔案管理處于分散且混亂的狀態(tài)，它們被分散保管在各個部門。3）檔案管理科學化水平低。隨著科學技術的進步，信息化辦公不斷地興起，新型工作模式層出不窮，如電子文件、辦公自動化、在線文檔。相比之下，傳統(tǒng)的存檔工作模式和技術水平正逐步被淘汰。

5 工傷保險檔案管理措施

檔案管理工作要想跟上信息化時代的發(fā)展，提升管理的有效性，必須要有相應的對策。在工傷保險檔案管理過程中，首先應該健全相關的法律法規(guī)，在工傷檔案管理過程中，應該加強監(jiān)督，多進行專業(yè)的業(yè)務培訓與指導。其次，相關部門應該按照實際情況，提升部門員工的專業(yè)素質，為工傷保險檔案管理奠定堅實的基礎。

1）加強制度建設。對于檔案管理，需要根據(jù)國家有關法律法規(guī)，從實際問題出發(fā)，不斷地完善管理方式，以保護檔案信息的完整性，保障其使用價值。制定系統(tǒng)的管理制度，健全優(yōu)秀的管理方案在實際管理過程中顯得格外重要，根據(jù)具體條件以及需求，依據(jù)檔案管理的目標分別對工傷保險檔案進行優(yōu)化和歸檔處理。在此期間，應對保險檔案進行系統(tǒng)處理并合理劃分，以確保其準確分類，這樣才能為工傷保險檔案管理工作打下扎實的基礎，并充分發(fā)揮其整體功能。完成工傷保險檔案后，將其移交給專業(yè)的管理部門。期間，有必要規(guī)范文件移交流程，強調工傷保險檔案的質量檢查的重要性，更深入地保護檔案信息的完整性。

2）分類有序整理，保證檔案的完整性。由于工傷保險檔案工作周期較長，會形成征繳保費檔案和工傷認定檔案等不同類型的案卷，對此，只用對其進行合理的分類，才能夠提升工傷保險檔案管理的效率。可以以工作流程為依據(jù)進行分類，也可以按照工傷保險部門和時間進行分類。例如在工傷保險檔案的整理過程中，經(jīng)辦機構采用按照合理的順序進行操作，對檔案進行編號，用這樣的方式來進行科學規(guī)范的管理。最后需要注意的是工傷保險檔案管理的完整性，很多檔案由于沒有備份，一旦破損或者是丟失就沒有辦法找回。因此，在高效率地整理檔案的基礎上，確保工傷保險的完整性也是格外重要。

3）合理應用信息化手段。隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，工傷保險檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢是進行檔案信息化。對于工傷保險檔案當前的管理方式，新型的信息技術和方法被廣泛用于改善工傷保險檔案信息的分類和存儲，其更注重完善工傷保險檔案管理的信息化建設，并通過改進檔案檢索的形式來提高資料傳輸和共享的效率。此外，還應建立完善的工傷保險檔案管理系統(tǒng)，以提高技術管理水平為基礎，確保信息化網(wǎng)絡的安全。同時，還應將工傷保險文件的紙質文件和電子文件有機結合，形成雙軌管理。最后，還需要備份工傷保險檔案的數(shù)據(jù)信息。

4）提高檔案管理意識，強化人員培訓。在實際工作過程中，需要加深管理人員對工傷保險檔案重要性的認識，包括工傷保險中的很多交易工作，諸如工傷保險費的收取和交付處理。由于在實際管理工作過程中，沒有給予工傷保險檔案管理足夠的重視，使得檔案沒有發(fā)揮出該有的作用。針對這種現(xiàn)象，只有通過定期的專業(yè)培訓，才能提高管理人員對工傷檔案管理的理解與認識。工傷保險檔案是民生檔案的重要組成部分，其包含的信息量非常龐大。有的時候工傷保險檔案的一些信息會對工傷員工的合法權益造成直接的影響，對此，工傷保險檔案相關人員需要加強檔案管理意識的建設，定期地開展培訓，如學習相關的法律法規(guī)。從而在一定程度上提升了管理水平。

6 結束語

總的來說，加強工傷保險檔案的管理，提高科學化的管理水平，注重工傷保險檔案的信息化建設，以進一步改善以及優(yōu)化檔案的管理模式為目的，健全高效的工傷保險檔案管理機制。通過這些措施來營造良好的檔案管理環(huán)境，從而有效地提高了工傷保險檔案管理的水平。

參考文獻

[1]李保明.工傷保險管理中檔案的重要性分析[J].蘭臺世界， 2018（S1）：23.

作者簡介

李勝鵬（1984-），男，館員，本科，主要從事檔案管理相關工作。