事業單位財務檔案管理信息化特點與發展研究

王清華

摘 要：事業單位使用國家財政資金為人民服務，應在財務檔案中真實、有效記錄財政收支情況，為財政監督檢查提供依據。結合新時期事業單位財務檔案管理信息化特點，本文對檔案管理問題展開了分析，并從流程規范、系統建設等方面提出了發展對策，希望能夠通過強化財務檔案管理推動單位廉政黨風建設。

關鍵詞：事業單位;財務檔案管理;信息化

在事業單位財務管理工作中，檔案管理為重要組成部分。財務檔案是否完整、準確，關系到單位能否理清各時期的經濟和財務活動，為政策制定、資源調配等各項工作開展提供有力基礎。在科學技術快速發展背景下，事業單位財務檔案管理開始呈現出信息化特點，為財務信息高效利用提供了支撐。加強財務檔案管理信息化發展研究，提出有效管理措施，能夠使檔案管理水平得到進一步提升。

1 事業單位財務檔案管理信息化特點

結合事業單位財務檔案管理情況可知，信息技術在檔案存儲、統計等方面得到了廣泛應用。利用計算機磁盤、光盤等磁性特性硬件設備進行檔案存儲，能夠快速完成財務檔案修改、拷貝、傳遞，使檔案資料能夠被迅速查找，為單位各項管理工作開展提供了便利[1]。利用各種磁性介質進行財務檔案存儲，可以隨時將材料打印出來，保證資料內容準確，且不容易丟失，使工作效率和質量得到了提升。采用計算機對財務檔案進行整理，能夠快速完成數據統計、分析，對信息進行多次加工，使不同工作要求得到滿足。目前，事業單位大多完成了財務處理系統、報表管理系統等各種系統的建設，為檔案管理的信息化發展提供了支撐。在財務檔案管理信息化過程中，通過對以紙質為載體的檔案管理進行升級，完成檔案信息數據庫建設。使經過數字化處理的報銷憑證、財務發票、賬簿等各種資料在數據庫中匯集，利用管理軟件以信息化方式呈現，能夠提供詳實完整財務歷史數據資料，使檔案管理工作水平得到提升。

2 事業單位財務檔案管理信息化發展現狀

2.1 數字化不規范

事業單位的財務檔案管理內容較多，在信息化過程中需要對財務報表、發票、政府項目采購、工資薪金、資產等各種信息進行收集，對大量單據、發票進行數字化處理。而多數信息需要人員錄入到系統中，在未能得到規范管理的情況下容易導致錯漏情況的發生，造成財務檔案完整性、真實性和有效性受到影響。事業單位財務檔案作為第一手的歷史數據資料，可能用于經濟活動研究、經濟糾紛處理、責任事故揭露、遺留問題處理、職務犯罪打擊等各個方面，未能做到準確收集不僅將導致檔案價值大打折扣，也將給政府工作開展帶來阻

礙[2]。然而事業單位財務檔案管理制度并未得到完善，缺少健全的數字化管理制度規范，使得財務數據文件在不同經辦人手中，以不同形式存儲，在錄入過程中容易發生無序錯亂問題，造成檔案出現缺損。

2.2 系統發展滯后

在事業單位財務檔案管理信息化建設過程中，引進的系統大多只用于淺層檔案數據存儲、傳輸和顯示等操作，在檔案數據分析方面的應用深度不足。受這一因素的影響，財務檔案管理信息化未能得到足夠重視，系統檔案管理軟件更新速度較慢，未能及時對系統進行升級，造成檔案信息化管理存在局限，難以為單位各項工作開展提供支持。在系統升級、改造方面，由于單位將財務檔案信息化定位為投入大、效益小的工作，對軟硬件投入不足，使得財務檔案管理未能做到與現代化科學技術全面接軌，存在發展滯后的問題。系統軟硬件平時未能得到有效維護，間隔較長時間后直接升級到高版本容易導致系統發生不兼容故障，在調取財務檔案時容易發生數據丟失等問題，給檔案管理工作正常開展帶來阻礙。

2.3 存在安全隱患

在財務檔案管理方面，事業單位采用的存儲介質種類、形式多樣。未能配備專門用于系統數據備份保護的磁介質，將給木馬、病毒的入侵提供機會，容易導致財務信息數據遭到破壞，給檔案管理留下安全隱患。人員在對財務檔案管理系統進行操作時，無法做到規范作業，缺乏賬戶安全意識，登錄賬號后存在不登出的情況，部分人員直接勾選記住密碼的選項進行系統登錄。受這一因素的影響，單位內部任一電腦都可以登錄系統，對財務檔案數據進行操作，給數據篡改、刪除等不法行為的發生留下了機會，不利于單位黨風廉政建設。人員隨意通過單位計算機上網，也容易造成系統被木馬、病毒入侵。此外，通過外部計算機也可以對單位內部網絡進行訪問，給黑客入侵單位財務檔案管理系統提供了機會，給檔案數據安全帶來了一定威脅。

2.4 缺少信息人才

實施財務檔案信息化管理，要求管理人員掌握基本信息技術，能夠熟練操作財務檔案管理系統，充分利用檔案資源為單位工作開展提供服務。但長久以來，事業單位財務檔案管理人員相對固定，多數人員較少接觸信息技術，只能完成計算機的簡單操作。在財務檔案管理信息化過程中，人員缺乏相關知識，對待相關工作認識不足，在崗位工作發生變化后未能及時調整心態和加強專業技能學習，造成人員綜合素質水平無法達到檔案信息化管理要求。而缺少專職管理人員，使得財務檔案信息管理容易出現錯位或缺位情況。在檔案分類、歸檔、存儲等各方面，未能完成相應人才配備，容易造成財務檔案分類不明，長時間未能歸檔，出現電子檔案丟失、未及時上傳等情況，給相關工作開展帶來了負面影響。

3 事業單位財務檔案管理信息化發展策略

3.1 規范數字化流程

加強財務檔案管理制度建設，參照國家出臺的《會計檔案管理辦法》和單位實際情況完成管理細則的編制，對財務檔案類型、歸檔等程序進行規定，能夠使檔案數字化流程得到規范。在財務信息歸檔管理方面，還應加強分工，保證信息錄入、上傳等操作責任能夠落實到個人頭上，避免出現延后情況。如財務人員在會計核算工作中，應承擔錄入核算資料的責任，確保財務檔案及時歸檔，并保證檔案數據完整、規范。針對財務賬簿、憑證和決策等不同類型檔案信息，還應做好年限區分，劃分為10年、30年、永久等類型。針對文字、圖片和表格檔案，應規定分別以DOCX、PDF和XLSX格式存儲。為避免記賬憑證丟失，應安排專人每月完成憑證整理和錄入，提交完整報告。針對會計賬簿，應由記賬人員進行整理和錄入。在財務檔案經辦人按照各種職責完成檔案規范錄入后，還要由財務檔案管理人員進行統一確認和歸檔管理。通過推動檔案信息化管理的規范化發展，能夠使人員按照既定格式和時間對各類資料進行錄入，使匯總得到的檔案資料的真實性和有效性得到保證。

3.2 加強信息化建設

結合事業單位財務檔案管理需求加強信息化建設，還應對財務檔案管理系統進行及時更新與改造，為檔案數據收集、傳遞和分析提供強有力的技術支撐。適當增加資金投入，引進先進管理設備，能夠使系統硬件設備穩定運行，降低系統崩潰事件的發生概率，避免檔案數據丟失。在設備采購前，還應通過全面了解財務檔案管理需求加強分析，合理進行設備選型，保證系統存儲空間和配套設備能夠滿足實踐需求。在系統軟件更新方面，還應加強兼容性分析，根據數據庫系統類型、編程語言等對軟件進行更新換代，為財務檔案管理工作的高效開展提供支撐。結合單位發展需要，檔案管理信息化建設還應體現一定的前瞻性，采用標準技術，能夠與單位財務管理系統等各種系統順利對接，為財務信息收集、整理提供便利。在互聯網+背景下，還應從提高財務檔案信息服務水平角度推動檔案信息化建設，如搭建微信平臺提供檔案咨詢服務，確保人員可以隨時通過移動平臺對檔案目錄進行查詢，使財務檔案管理能夠與新技術、新業務融合。

3.3 提高檔案安全性

為保證單位財務檔案數據安全，還應在信息化發展中推行電子簽單制度，使檔案文件簽入、簽出過程得到嚴格把控，確保檔案不會被輕易篡改。受這一制度的影響，使用過檔案文件的人員將對檔案數據安全負責，因此能夠提高安全意識，嚴格按照單位制度規范進行系統操作。在財務檔案保存方面，需要采用AB備份法，由不同人員分別在不同空間存儲檔案，并標注各自歸檔時間和人員名稱。遭遇意外情況，即便一份檔案出現滅失問題，另一份檔案也能得到保留。兩份檔案可以相互對照，也避免了人員隨意進行檔案數據篡改。為防止木馬、病毒入侵，還應加強系統訪問權限管理，并引進電子水印、數據加密等技術，使系統數據安全管理得到加強。此外，應建立嚴格制度禁止系統連入外部設備或網絡，并采用防火墻等技術保證網絡安全，避免財務檔案損壞。在系統中安裝殺毒軟件，定期對系統進行維護，完成木馬、病毒的查殺，做好系統安全防護和應急處置，能夠為財務檔案信息化發展提供安全保障。

3.4 培養復合型人才

結合財務檔案信息化發展需求，還應完成具備檔案管理能力、信息素養的復合型人才培養，為財務檔案分類整理、備份、分析處理等各項工作開展提供人力支撐。在單位進行人才選聘時，可以從應屆畢業生中選取精通財務核算、數據庫管理等操作的綜合型人才，通過再教育提高人員檔案管理水平，能夠為單位檔案信息化建設、管理工作開展提供豐富人力資源。針對現有檔案管理人員，還應開展系統培訓工作，定期組織人員參加信息技術培訓活動，指導人員運用財務檔案管理系統等各類系統進行檔案數據操作，使人員綜合業務水平得到提升。結合單位實際情況，可以分層次分階段進行人員培訓，采取專家講座、外出進修等多種方式對人員思想觀念進行更新，使人才加強專業技能學習。從信息技術、檔案管理、職業道德、財務業務技能等多個方面進行培訓，將培訓結果與人員績效掛鉤，能夠督促人員積極參加培訓，日常通過自主學習得到綜合素質能力的提升。

4 結論

事業單位在財務檔案管理信息化過程中仍然存在較多問題，使得單位財務檔案容易出現缺損情況，給檔案資源利用和單位工作開展帶來了不良影響。為推動檔案信息化建設，提高財務檔案管理水平，還應通過加強制度建設規范數字化流程，使財務檔案管理系統得到及時更新、升級，在高效進行檔案管理的同時，保證檔案數據安全。加強復合型人才培養，為檔案信息化提供支持，能夠為單位財務檔案管理提供有力保障。

參考文獻

[1]馬蘭.基于信息化背景的事業單位財務檔案管理新思路[J].經濟研究導刊，2020（10）：185-186.

[2]白楊.探究事業單位財務檔案管理信息化特點與發展趨勢[J].蘭臺內外，2019（34）：1-2.