企業數字化檔案系統安全性問題探討

朱慧娟

摘 要：信息技術的高速發展，促進了各行業生產建設模式的轉變。企業檔案管理通過信息化手段實現了數字化的系統管理，有效提高了企業檔案管理水平。本文將圍繞數字檔案管理的安全性相關問題進行分析，以供參考。

關鍵詞：數字化檔案管理;意義;問題;安全措施

1 前言

近年來企業的發展取得了突破性進展，管理水平快速提升。但在檔案數字化這項工作上，貿然激進是不可取的，還要保證檔案系統的安全問題。

2 企業檔案數字化的意義

在信息技術的不斷滲透下，各行業的發展趨勢受到極大影響，檔案數字化成為各個行業的必經之路。因為缺乏經驗，我國在企業檔案數字化進程中遇到了一些問題，但也在解決問題過程更堅定了檔案數字化的意義。首先，企業在日常經營過程中，會產生大量的信息數據，需要對這些信息進行管理保存。傳統的檔案管理有很多弊端，信息的錄入和調用效率較低，而且人工管理的方式對人力資源也提出了極高的要求，人為操作又很難避免誤差的出現，導致檔案管理中涌現出許多問題。而檔案數字化則可以有效改善這一情況，借助計算機等設備，準確高效地對檔案進行管理，基于計算機強大的儲存和計算能力，對海量信息進行各類操作得以實現。而且也極大地解放勞動力，降低了檔案管理的難度。其次，檔案數字化是對工作人員的全新挑戰，在工作性質發生轉變以后，對崗位人員的專業素質也提出了新的要求。原有團隊必須掌握計算機操作技能，并學會團隊協調合作。這樣更能激發員工積極性，并進行自我價值提升。

3 企業數字化檔案在應用管理中存在的安全問題

3.1 網絡安全問題

網絡安全問題是指各種數字檔案網絡運營商或運行中的物理設備的安全問題。這些安全問題包括許多方面，例如網絡布線，連接性，構建局域網和選擇網絡設備。這可能會導致網絡安全問題。這類網絡安全問題是公司數字檔案管理中相對普遍的問題。通常，設置防火墻和權限并使用可靠的硬件設備來控制管理和部署數字檔案館中的潛在風險。網絡安全是整個數字檔案系統安全運行的關鍵和重要基礎，并且在數字檔案的應用管理中起著非常重要的作用。

3.2 數據安全問題

數據安全性是指各種數字文件中包含的信息和數據的安全性。它包括許多方面，例如數字文件操作系統，數據庫管理系統，數據備份，格式轉換和電子文件存儲。為了防止這些鏈路上的數據，在收集，整理，應用和管理各種數字文件的過程中，存在防止存儲介質老化和數據丟失的問題，并且需要加強數據安全性的管理。數字檔案館面臨的一個非常重要的問題是數據丟失。這是企業數字檔案館管理中應加強的另一個方面。在數字文件應用管理中，操作系統和數據庫安全管理主要取決于各種軟件的穩定性和安全性，但是在建立網絡文件管理信息系統的過程中，以上兩個安全性還有一些方面需要考慮。

4 企業檔案數字化的質量、安全保障策略

4.1 完善數字化建設規劃

毫無疑問，檔案數字化并不是一項簡單輕松的工作。從這一任務的提出到全面落實，每一階段都面臨著各類問題。檔案數字化對于企業的未來發展有很大益處，但在具體操作環節，仍然要結合企業的實際情況做出合理安排，針對不足之處進行及時調整。而首先要做的，就是完善企業內部的數字化建設規劃，從而確保數字化進程的高效有序。在數字化前期階段，要明確涉及的各種細節，例如需要數字化的檔案量、相關操作技術和設備，以及可能存在風險和應對措施等。合理全面的規劃方案能夠起到統籌協調的作用，降低出現不良現象的概率，為后續工作創造良好的基礎，并提供科學可靠的指導和依據。此外，還要分階段制定實施方案，對每一流程做出詳細的落實措施，有條件的話，還可以事先進行模擬分析。因為數字化本身有一定的復雜性和高度的虛擬性，并且容易受到外界因素的干擾，針對這一情況，要求專業人員對實施過程進行監控分析，一旦發現不利現象要及時采取措施予以解決。可見，數字化建設規劃不是籠統的，而是具體到每一細節每一流程，完善規劃方案能夠避免很多不必要的麻煩，也提高了實際工作的科學性和效率，電力企業要引起足夠的重視。

4.2 完善管理業務規范

從長遠的角度來分析，企業檔案數字化的過程中，為了按照預期設想來實現目標，或者是超過預期設想，必須堅持在自身的業務規范上，得到更好的管理，從而減少問題和矛盾的發生。企業檔案數字化的技術業務，不僅要加強外部的技術選購，還需要在自身的原創力度上良好的提升。數字化是一個非常廣泛的概念，企業的研發時間較短，與專業的研發企業具有很大的差距，但是在自身的長久應用過程中，還是可以去不斷地積累調整。

4.3 加強安全保密手段

通過對上述幾項措施良好的運用，企業檔案數字化的執行，可以取得不錯的成績，而且在效益的提升過程中，并沒有展現出嚴重的不足。未來，應繼續對安全保密手段進行更好的加強。企業檔案數字化的保密，一定要在網絡保密手段上積極的應用。當前的網絡平臺應用，以及各類網絡遠程操作，都成為必要性的技術內容，同時在便捷程度上較高，應堅持在防火墻設計，以及木馬追蹤和防護處理上，進行不斷的改善，這樣工作的好處在于，能夠促使企業檔案數字化，得到更好的保障，對于資料丟失問題，做出有效的規避。

4.4 對企業數字檔案的應用系統結構進行管理

企業數字檔案管理通常由三層Bas系統結構管理。換句話說，管理具有三層保護。第一個是防火墻設置，第二個是應用程序系統ID身份驗證，最后一個是數據庫安全管理。在管理應用系統的安全性時，有必要在應用過程中加強權限管理。用戶在系統中的特權和角色通常通過他們的工作來區分。通常，有管理員用戶，業務用戶和常規瀏覽用戶。不同的用戶類型需要不同的權限設置管理。例如，管理員用戶負責整個系統的整體操作。可以設置一些與日常維護和用戶自定義相關的權限。如果是業務用戶，通常可以設置相關的業務特權以進行記錄，修改和統計。它用于設置相關的查看權限，不能更改或刪除該信息。在應用程序過程中管理不同用戶的權限可以極大地提高安全性。

4.5 更新傳統的檔案管理的理念，加強對檔案管理人員的培訓

長期以來，文件管理一直是傳統紙質管理模式，但數字化已逐漸成為一種發展趨勢。因此，文件管理過程需要不斷更新管理概念。針對某些人認為文件管理任務是可選的概念，文件管理器了解文件信息資源的重要性以及將文件管理任務轉換為傳統的復雜管理的重要性。需要及時更新，以便可以更改模式。這提高了企業數字文件的安全管理級別。還需要加強數字檔案管理器的開發，并且數字檔案的安全性管理與管理器的級別緊密相關。培訓過程采用長期培訓和短期培訓來定期培訓業務技能，集成各種計算機技術的業務知識和操作能力，并為安全地應用和管理企業數字檔案館奠定基礎。

5 結束語

現如今的企業檔案數字化，已經取得了非常不錯的發展成績，但是安全問題還是成為數字化安全管理的瓶頸。我們要通過有效的措施提高系統安全管理水平，保證數字檔案的安全。

參考文獻

[1]徐輝.淺析數字化檔案管理在高校檔案中的重要作用[J].現代國企研究，2017（02）.

[2]梁偉，李學廣.數字檔案館建設創新[J].中國檔案，2005（05）.

[3]高校檔案信息數字化、網絡化建設的實踐與思考[J].張莉萍，胡杰軍.十堰職業技術學院學報，2009（04）.

[4]李宇寧.數字檔案館綜合信息服務模式研究[J].蘭臺世界，2009（04）.

[5]張東曉，賀素紅.對數字化檔案館建設的思考[J].科技情報開發與經濟，2006（15）.

[6]李巖.談檔案數據庫建設原則[J].戲劇之家（上半月），2011（12）.