地質檔案數字化管理的現狀及對策

劉丹

摘 要：隨著社會的發展和進步，檔案管理數字化成為時代發展的必經之路，為了提高數字化管理效率，完善現有檔案管理短板，本文提出針對性整改方案。本文結合核工業地質檔案館（石家莊）的數字化項目基本管理現狀，根據實際工作情況中遇到的問題提出整改方案，以此來實現檔案信息資源的互通，提高工作效率，使其在未來的檔案管理工作中發揮更大的作用。

關鍵詞：地質檔案;電子化管理

1 館藏地質資料的構成及分類

中國鈾礦地質勘查始于1955年，經過60多年的發展，積累了豐富的地質檔案資料。核工業地質檔案館（石家莊）珍藏了從20世紀50年代至今的放射性礦產地質勘查工作所取得的各類成果資料。館藏檔案資料按其專業類別分為：區調類、礦產勘查類、地球物理勘查類、地球化學勘查類、遙感地質調查類、綜合物化探調查類、地質科學研究類六大組成部分。其中包含了大量的文件、圖片以及以光盤為載體的珍貴檔案資料。

2 地質檔案數字化管理

2.1 含義

地質檔案數字化管理含義：是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播。即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

2.2 數字化管理的必要性

現如今的地質檔案管理，是由各單位各項目組通過驗收后，將形成的地質檔案資料匯總、審核、上交，然后統一歸檔入庫上架。這種傳統的模式帶來了很多的資源浪費，甚至是檔案內容缺失。隨著我館近年收集資料數量的增大，電子檔案將代替原有紙質檔案的借閱與使用。這樣既可以保護原件，也可以減少紙質檔案在搬運過程中造成的人力物力和時間浪費，更減少了檔案在借閱過程中造成的磨損與傷害，同時也確保了涉密檔案在借閱過程中的安全性。所以，全面推進地質資料數字化具有重要的現實意義，更可以使檔案發揮出其社會和經濟價值。

3 地質檔案數字化的應用（方案）

做好統籌規劃。將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化實施處理規劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數字化，早日滿足利用者的需求

傳統的檔案以紙質為載體，而數字化檔案以光盤、磁盤為載體，依托計算機數字庫進行電子化統一管理，進行檔案數據的存儲與分類。

通過數字化的實現我們可以實現網絡交換（即電子歸檔）、海量存儲和自動檢索，實現優化的資源共享。而實現地質檔案數字化應包括以下幾點：

3.1 樹立數字化理念

檔案管理工作者首先要樹立檔案管理數字化建設理念，建立完善的管理制度，保障數字化工作的有效實施。其管理制度涉及整個電子化流程，包括收集、歸檔、掃描、入庫，管理等各個環節。通過完善的制度來保障數字化工作的有序開展。

3.2 優化人才隊伍

在地質檔案數字化建設的過程中，工作者是作者，具有承上啟下的作用。提高自身素質，掌握專業技能，學習操作管理，才能使檔案工作人員更快的適應現代化的工作管理方式。才能在經濟文化不斷發展的大環境下，確保檔案數字化工作實用高效。在能在現代檔案管理的新常態下，為地勘單位的可持續發展提供支持。

3.3 完善工作流程

數字化搶救項目自立項開始，就受到各級領導的高度重視，成立專門的檔案數字化搶救小組并制定搶救方案。從2006年開始，核工業地質檔案館（石家莊）開始對館藏紙質地質檔案進行數字化搶救，數字化搶救主要包括：（案卷著錄、文件著錄掃描錄入、資料錄入、圖片掃描、資料掃描，現行文件錄入、多媒體導入等）。數字化搶救的主要工作包括：（1）整理紙質檔案并管理分類為報告、附件、附圖;（2）對分類檔案進行掃描、匯總、編輯;（3）對數字化的檔案進行匯總整理歸類;（4）建立數據庫進行檔案信息匯總。

4 地質檔案電子化的效果分析

4.1 提高工作效率

實現地質檔案數字化，把紙質檔案資料通過掃描、攝影、OCR技術轉換成電子文檔。同時建立的數據庫利于為給借閱者提供更便捷、更快速、更準確的服務。而電子檔案更容易對數據進行分析和提取，完成了由傳統管理向現代化管理的巨大轉變，有效的提高了檔案查閱、借閱，復制的效率，節省了工作時間，更減少了紙質檔案在借閱中的損壞與丟失。

4.2 提高管理效率

實現地質檔案數字化，建立完善的數據庫管理制度，更有利于規范檔案管理工作，形成統一的管理標準，提高了檔案管理質量。

4.3 提高檔案安全管理

1）借閱安全。傳統的紙質檔案在借閱過程中存在許多不可避免的問題，包括破損、丟失等問題。而在保存過程中，需要很高的存儲環境要求，更不可避免會受潮蟲蝕等問題。而檔案數字化管理能安全有效的保存檔案，地質檔案資料在數據庫的有效管理可長久保存，原件的損壞，破損、丟失不影響電子檔案的信息。而借閱檔案全部是數字化，以光盤或磁盤為載體，不會對原始資料進行人為的傷害。

2）傳播安全。數字化檔案中不乏有許多涉密檔案，在傳統模式借閱中，紙質檔案可以無限制的使用，可隨意通過照相、攝像、拷貝等方式傳播給他人甚至是互聯網，而導致地質檔案信息泄密。隨著網絡化的發展與應用，數字化檔案可通過高效的技術手段防控地質檔案的隨意復制、傳播及泄密，可使借閱人員在安全可靠的網絡環境下利用數字地質檔案。

5 結論

信息時代的到來給檔案信息領域帶來了巨大的變化，地質檔案數字化項目的有效開展，推動了我館紙質檔案的數字化搶救工作，使檔案管理及工作人員的整體素質得到提高，我們抓住機遇，把握時機，緊跟社會發展步伐，確保檔案數字化搶救工作有序進行。也全面推進檔案管理的電子化進程。使我們核工業地質檔案館（石家莊）在大形勢下取得更大的發展與進步。

參考文獻

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