基于電子政務環境下機構編制檔案管理與服務研究

周濤

摘 要：伴隨科技水平的不斷進步，基于電子政務環境下對于機構編制檔案管理與服務顯得尤為重要;對于機關事業單位來說，有效的檔案管理工作是對于單位機構沿革、職責任務、編制變化、人員基本信息及調整變化的客觀反映。檔案管理工作在各機關事業單位中重要性正在逐步的上升，為了更好的從事機構編制檔案管理與服務工作;本文從機構編制檔案的基本概念出發，進而探求電子政務環境下機構編制檔案管理與服務工作分析電子政務環境下機構編制檔案管理與服務存在的問題并給出一定的措施。為機構編制檔案管理與服務工作提供一定的參考作用。

關鍵詞：電子政務;機構編制;檔案管理

電子政務環境下機構編制檔案管理與服務就是對于真實事件的真實記錄和具體反映。對于機關事業單位來說機構編制檔案管理是機構歷史的見證，是人才的數據中心，是機關事業單位的基礎。時代的發展和技術的進步對于機構編制檔案管理與服務工作要求更為的嚴格，同時也正是在嚴格的管理下才暴露出檔案管理與服務存在的問題，為了實現規范化、標準化、科學化的檔案管理工作，需要對機構編制檔案管理與服務進行相應的問題分析以期獲得更好的提升，進而為單位機構的發展提供了理論性的前提，為單位更好更優的運行提供堅實的保障。

1 電子政務環境下機構編制檔案管理與服務概述

1）機構編制檔案。機構編制檔案從廣義上來說就是對于在機構、編制和人員的記錄工作;從狹義上講是機關事業單位對于信息的管理（包括機構信息、編制信息、人員信息等）。實行檔案化的處理是為了便于后續工作的進行，例如人員的調動、編制的調整、基本信息查找等相關工作的進行[1]。在單位的工作實際作中屬于一種保密級別的工作;新時達下對于機構編制檔案的工作也提出了更高的要求和規范，對于相關人員的考核也就更加的嚴格了。

2）電子政務。電子政務簡而言之就是指政府部門在為其他政府部門或者單位個人提供行之有效的科學、合理的服務措施，在其中會運用到現代電子通訊網絡、以太網等虛擬電子技術來打破原有空間限制實現空間上的有效鏈接。電子政務形成的文檔大多是一種數據流的形式，將其存儲于云端服務器中，便于后期的調用和整理工作;同時也可以保證信息通訊的便利化，更好的促進了電子政務檔案工作進行。

3）電子政務對機構編制檔案管理與服務的影響。因為電子政務自身存在的特性，因此在機構編制檔案管理與服務工作的開展過程中大多會采取電子政務的方式來進行相應的機構編制檔案管理與服務工作。首先電子政務對于機構編制檔案管理來說實現了公開化、透明化的理念，應為電子政務的本身特質就是透明的。同時正是這種透明化讓機構編制檔案管理人員也要具備相關的開放意識。其次電子政務更大程度的呈現了機構的歷史情況，更詳細的記錄人員的基本信息，更有利于機關事業單位法人檔案的管理工作。最后電子政務的管理存在著監督的困難，因此國家出臺了相應的政策，為網絡環境下的編制檔案管理與服務再造了一個好的環境保護，令其沒有了后顧之憂[2]。

2 電子政務環境下機構編制檔案管理與服務存在的問題

1）檔案的現代化與信息化需求不相適應。時代在變化，科技也在發展;傳統的編制檔案的管理模式已經很難適應甚至無法適應時代的需求。一方面是編制單位使用老式的信息整理工作，在人員的疏忽下就導致在職責變動、編制調整的情況下導致信息的丟失和混亂情況。另一方面與現代化不相適應表現在需要單位法人證書、印章備案等材料調用時，相關的資料缺失或者查找困難的情況;因此如何有效的利用電子政務進行相關機構編制檔案管理與服務工作是新時代、新發展下的要求。將自身資料庫有效的結合電子數據信息，將其實現數據化和網絡化的前進道路。

2）安全保密有待加強。電子政務環境雖然有效的促使了檔案管理與服務的更新換代，但是也面臨著許多的問題和考驗。因為電子政務所處的環境畢竟是在網絡的大環境之下，所以對于信息的泄漏和安全性上面就會存在著一定的問題;機關事業單位的基礎信息在不知情的情況下就被人為或者其他情況下泄露出去了，比如在生活中接到各種推銷的電話就是信息泄露的表現之一。而電子政務這種重視最終過程、輕視具體流程的行為就容易導致安全保密工作的不完善從而導致了內部資料的泄漏問題[3]。相較于傳統的紙質或者內部信息存儲而言是增加了風險性，因此在安全性上就要做到一定的保障。

3）專業素質亟需加強。最后是關于從業人員的專業素質的討論，隨著時代的發展進步，部分機關事業單位的信息技術還存在著知識的落后、缺乏新的活力（從業人員年齡老化的問題）對于機構編制信息的變動就缺乏相應的敏感度，在信息更新上無法有效的與實際相匹配，導致機構編制部門參謀助手作用發揮不完全。據不完全統計這樣的現象不是某一個單位出現的問題，而是在面上普遍存在的一個問題;這就要引起足夠的重視了。

3 電子政務環境下機構編制檔案管理與服務相關措施

1）促進管理方式由傳統向現代化轉變。首先，機構編制信息的錄入與管理中要充分的使用信息化，將人員的基本信息、編制類型、職責任務充分的與電子政務掛鉤，來實現現代化的發展。其次，在檔案的展現形式上要更加具體化和立體化，比如可以分年齡段展示人員信息，為更好了解人員結構提供參考，還可以對某項職責任務加強查找，通過搜索很快找到承擔該職責的單位。最后，關于信息存儲和保管的信息網絡化，傳統的紙質文檔在實際的過程中不僅查找不易，保存也是一項比較麻煩的工作，需要單獨設立較大的空間用于資料的管理與整理工作[4]。在實現了電子信息化后，對于檔案室也可進行智能化的管理工作，進一步的提升了信息檔案保存的質量和安全。

2）做好檔案的加密與解密。電子政務環境下機構編制檔案管理與服務工作在開展是需要對保密工作達到進一步的提升;這就需要文檔的加密與解密措施的有效配合。在實際人員信息的管理上就會使得信息在無意和故意中泄露出去，而有效的加密工作就可以有效的防止這類問題的產生;因為加密情況的存在別人也無法有效的查閱和使用文檔。對于自身資料解密工作的有效進行，將機構編制檔案管理進行分級調整;分級分步管理做好保密工作，讓電子政務環境下機構編制檔案管理工作的保密性和信息安全性得到一個質的提升。

3）提高檔案管理人員的自身業務能力和素質。要想做好電子政務環境下機構編制檔案管理與服務工作就需要對檔案管理人員的自身業務能力和素質的培訓。首先是積極鼓勵管理人員自身學習，同時開展有效的談論和交流會議，交流最近的工作得失以及在工作上困難;討論在職位上的變革和責任調整工作中如何更好的做好檔案管理任務。其次可以邀請有經驗或者是業務能力優秀的團隊來此“傳道授業”這也是有效提升檔案管理人員的自身業務能力和素質的有效途徑。最后是檔案管理人員進行有效的考核，“逼迫”其發展自生的專業水平;采取有效的淘汰機制，促使檔案人員能更適應新時代的發展，從而有效的提升電子政務環境下機構編制檔案管理與服務工作效率[5]。

4 結語

想要在電子政務基礎下對機構編制檔案管理與服務工作進行有效的提升，需要的是技術與人員的和諧統一。對于機構的歷史變革、職責調整以及信息管理都是直觀且生動的體現;有效推動以電子政務為基礎的機構編制檔案管理效率提升，將時代所賦予的技術和理念充分的融入到機構編制檔案管理工作中。

參考文獻

[1]朱志強.機構編制檔案在新形勢下的應用[J].黑龍江檔案，2020（03）：63.

[2]賈廷玉.新環境下機構編制檔案管理策略[J].科技風，2019（34）：202.

[3]王一評.電子政務環境下機構編制檔案管理與服務研究[J].蘭臺內外，2019（27）：52.

[4]龐振，咸學亮.扎實做好新時代機構編制檔案管理工作[J].機構與行政，2019（08）：50-51.

[5]王宸.機構編制實名制與檔案管理措施探究[J].智庫時代，2019（13）：267+271.