探析退役軍人檔案整理及管理方法

摘 要：檔案是證明退役軍人身份的關鍵，檔案資料為退役軍人服役期間的真實記錄，涵蓋履歷、工齡等重要信息，為退役軍人事務的重要參考資料。基于此，文章將退役軍人檔案為研究對象，探究其整理及管理辦法，為退役軍人事務局檔案管理人員開展相關工作提供理論與實踐幫助。

關鍵詞：退役軍人;檔案整理;裝具

前 言

為保障軍人軍屬的合法權益，使退役軍人受到優質服務與保障，我國于2018年成立了退役軍人事務部，并在各地設立退役軍人事務局，負責退役軍人的各項事務。退役軍人檔案的整理及管理是退役軍人事務的重要組成部分，對其工作方法的分析具有鮮明現實意義。

一、退役軍人檔案整理辦法

（一）檔案資料整理

第一，統一裝具。在原本的退役軍人檔案管理中，應退役軍人服役部隊不同，檔案袋的大小、檔案內容、檔案袋封面存在較大差異，加大了檔案存儲與查閱的難度。就此，退役軍人事務局應統一裝具，將退役軍人的姓名、籍貫和退役時間作為裝具的封面，為退役軍人檔案的查閱提供便利，也為檔案管理人員歸檔處理提供便利。需要注意的是，在記錄退役軍人的籍貫時，因不同鄉鎮的指標不同，可能出現退役軍人占用他鄉指標的現象，使退役軍人的戶籍地與入伍籍貫存在差異。針對該現象，檔案管理人員應在檔案上填寫退役軍人入伍登記表及退役登記表上記錄的籍貫，保障信息的真實性，規范檔案整理工作。

第二，統一編號。在退役軍人檔案整理中，退役軍人事務局應制定統一歸檔標準與資料分類標準，要求所有退役軍人檔案按照統一標準進行資料分類與排序，明確檔案資料對應的編頁號，固定整理，標注在檔案封面上，簡單明了地匯總資料內容，便于管理。在檔案袋內，缺項依次遞補，編頁數可表明檔案資料內的資料張數。在檔案袋整理完成后，遵循一人一袋一卷的原則，明確檔案對應的案卷號，填寫于規定的位置（通常填寫于檔案袋的左上角），封口固定后統一歸檔。

（二）檔案目錄整理

在檔案整理過程中，為便于后續檔案查閱，避免檔案查閱時多次調取元件，對檔案資料造成破壞，檔案管理人員應結合退役軍人事務中檔案調用需求，規范設置檔案目錄。以某退役軍人事務局為例，其設置的退役軍人檔案目錄包括姓名、性別、籍貫、保管期限、備注、檔案流動走向等內容。其中，備注負責填寫退役軍人的身體疾病、是否參戰、是否參核、是否參加勘界等。在退役軍人檔案調用中，最常見的調用目的有以下三種：（1）患有疾病的退役軍人憑借檔案資料辦理補助;（2）參戰、參核等退役軍人憑借檔案資料辦理補助;（3）超過60周歲的退役軍人申請補助。該退役軍人事務局將上述三項調用結果展示在目錄上，有效減少檔案元件的提調。

同時，在退役軍人事務中，可能出現部分農村籍退役軍人在退役幾年后被企業安置的情況，需將這類退役軍人的檔案調至企業，接續工齡，與企業單位檔案整合。就此，該退役軍人事務局在目錄中設定檔案流動走向，記錄退役軍人的檔案調取人、調取單位與調取時間，保障檔案管理的全面性與有效性[1]。

二、退役軍人檔案管理辦法

（一）設置檔案信息庫

在退役軍人檔案管理中，為避免紙質檔案因多次調用出現破損、褪色等問題，影響檔案資料真實性與全面性，檔案管理人員應設置檔案信息庫，將歸檔整理完成的檔案資料進行統一掃描處理，轉變為電子檔案，開展檔案信息化管理工作，為檔案查閱、調用提供便利。以某退役軍人事務局為例，邀請軟件企業結合退役軍人檔案管理工作需求，設計退役軍人檔案管理平臺，錄入掃描的紙質檔案資料，實現紙質檔案的信息化處理，降低退役軍人檔案的歸檔、查詢、保存難度。同時，該局將管理平臺與登記系統連接，實現退役軍人各項數據信息共享，保障檔案信息的真實性與可靠性。

（二）制定完善管理制度

在明確檔案整理標準、構建檔案管理平臺的基礎上，退役軍人事務局應制定完善管理制度，明確檔案管理要求，為檔案管理人員提供工作指導。以某退役軍人事務局為例，其制定管理制度如下：（1）崗位責任制，指明檔案管理人員的工作職責與要求;（2）檔案保管制度，指明檔案保管要求，如交接手續、檔案清點等;（3）檔案查借閱制度，指明查借閱時間、人員、流程等要求;（4）檔案立卷歸檔制度，指明檔案歸檔范圍、時間、手續及要求;（5）檔案保密制度，指明檔案保密要點，如不可隨意復制或借閱等;（6）突發事件應急預案，指明工作原則、應急保障及處置程序等要點，最大限度保障檔案安全。

（三）加強基礎設施建設

在制定完善管理制度的同時，退役軍人事務局應加強基礎設施建設，為檔案管理人員配置工作設備，創設良好檔案存儲環境，避免檔案資料出現遺漏、丟失或破損等問題。以某退役軍人事務局為例，為保障檔案室安全，開展檔案室基礎設施項目建設工作，在檔案室配置三防門、智能門禁系統、電子掃描儀、防火設備、空調、溫濕度監測器等，保障檔案室環境安全;統一購置檔案柜、檔案袋;調整檔案室建筑結構，適當抬高檔案室地面，做好排水工作，并在檔案室頂棚設置方管鋼結構及鋁板引流層，將樓上居民住宅的滲水轉移至衛生間，避免檔案受潮破損。

（四）做好管理人員培訓

在退役軍人檔案管理工作中，檔案管理人員的專業素養，直接關系到管理效果。就此，退役軍人事務局應做好管理人員培訓工作，邀請檔案管理專家，結合退役軍人檔案管理要求、單位管理制度，對檔案管理人員進行技能培訓，確保檔案管理人員掌握退役軍人檔案歸檔、查借閱與整理要點，并對檔案管理人員進行實踐指導，確保檔案管理人員可靈活應用檔案管理平臺，發揮檔案信息化管理優勢。同時，為約束檔案管理人員的工作行為，退役軍人事務局可根據崗位責任制內容，制定考核制度，結合檔案管理人員工作狀況，進行績效考核，對崗位責任落實不佳的檔案管理人員進行懲罰，對績效考核優異的檔案管理人員進行獎勵，提高檔案管理人員的責任意識與工作熱情[2]。

結 論

綜上所述，在退役軍人檔案整理中，檔案管理人員應統一裝具與編號，合理設置檔案目錄。在退役軍人檔案管理中，退役軍人事務局應設置檔案信息庫，制定完善管理制度，加強基礎設施建設，做好檔案管理人員培訓，保障檔案整理、管理等工作有效落實，為退役軍人提供更優質的服務。

參考文獻

[1] 姜波.大數據背景下退役軍人檔案管理模式創新[J].蘭臺內外，2020（21）：24-25.

[2] 曲美霖.新形勢下如何做好退役軍人人事檔案管理淺談[J].中國新通信，2020，22（07）：138.

作者簡介：李佳潞（1988.07--）;性別：女，籍貫：云南省保山市，學歷：本科，畢業于西南大學;現有職稱：林業工程師;研究方向：檔案管理。