關于推行無接觸辦公的思考

賈晨

摘 要：高校是國家高等教育發展的重要陣地，高校財務處是輔助教師搞好科研、解決教師財務問題的主要行政部門。高校財務工作者應當積極響應政府號召，服務廣大師生，做好財務工作，推進國家教育事業穩步發展。為了促進高校財務事業的發展，減少教職工在財務相關業務方面的障礙，財務工作者應當優化工作流程，大膽采用新的工作方式，提高工作效率。基于此，針對高校現有的報賬流程中人員接觸頻繁、效率不高的步驟進行優化調整，主張推行無接觸辦公，為今后高校財務工作的創新發展提供思路。

關鍵詞：高校? 無接觸辦公? 報賬流程

中圖分類號：F235 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）10（a）--02

高等院校是國家高等教育的重要基地，責任重大。高校財務工作內容繁雜，財務規章制度嚴格，對教師報銷、遞交資料的審批要求很高。為了穩定教育事業發展、滿足高校教職工對報賬等財務相關業務的需求，高校財務處應當在現有基礎上加強業務整合，提高業務執行效率，尤其是涉及教師數量較多的報賬環節需要重點關注。財務報賬大廳人員密集，相互之間接觸頻繁，容易發生爭吵現象。如果采取措施避免人員過分聚集，減少直接接觸頻率可大幅度提高財務工作效率。因此，對財務報銷業務進行合理調整優化是目前大環境的要求，對今后財務工作的轉型升級具有重要意義。

1 財務處現有報賬流程

各地高校事業發展水平不同，學校財務處所需處理的業務量存在差異，在具體的報賬流程上并不完全相同。在一般報銷流程中，教師或者學生（下文統稱為經辦人）首先在財務處網站上預約報賬系統，按照業務實際發生情況填寫預約信息，做好網上預約報賬登記，并且將報賬所需要提供的材料全部按要求準備齊全，裝訂、粘貼好。在填寫好預約信息之后，經辦人將預約信息按照要求打印出來，根據經費賬戶管理的要求請賬戶負責人簽字審核。經費賬戶負責人審核完畢簽字后，經辦人將預約單、發票、合同原件等報銷材料送至財務報銷大廳，交給預約單初審工作人員審核。工作人員確認材料無誤后便會收下預約單及報銷材料。經過一段時間之后，工作人員統一將所有經辦人送交的預約單及報銷材料歸集整理，按照業務處理難度、材料數量及其他標準將預約單等分派給各個經辦報銷業務的報銷人員處理。如果報銷人員賬務處理、審核成功，則報銷流程全部結束;如果處理不成功，如發生缺少文件、審批簽字錯誤等問題，財務處工作人員會聯系經辦人說明情況，退還報銷材料，要求經辦人修改或補齊材料等。

目前財務處的報銷流程已十分成熟，在應對大規模預約報賬方面取得了不錯的成效。隨著教師科研項目不斷增加，教師對財務報賬的需求也越來越高，很多規模較大的高校財務處每月的賬務處理從一個月不到10000筆分錄增長到現在每月將近20000筆分錄。因此，在財務工作規模急劇擴大的背景下，為了保證業務的正常辦理，高校財務處需要對現有的報銷業務流程進行改革，避免財務大廳人員過于聚集，維持工作秩序，提高工作效率。

2 對現有流程優化的建議

從上文可以看出，在整個業務處理中有多個程序會發生人與人之間的密切接觸，包括負責人審批、報銷材料傳遞、財務人員審批、報銷材料出現問題需要退單、對經辦人咨詢的問題解釋說明環節等。如果這幾個方面得到改善，可以方便經辦人辦理業務，同時有效提高業務處理效率。

（1）對所需報賬材料做詳細說明，減少經辦人因材料少送、材料內容錯誤而往返財務處的次數。在財務報賬業務中，報銷材料是財務處報銷業務辦理人員審核、做賬的依據，報銷人員需要確認經辦人提交的報銷材料是否齊全、材料內容是否正確。為了減少人員接觸，推動報銷業務的開展，財務處工作人員可以在財務處網站上就專門報銷類別的報賬程序做詳細說明，對涉及的材料附上照片說明或具體的材料抬頭、名稱等信息。如果涉及特殊業務，可以發布報銷人員的咨詢電話，請經辦人電話咨詢。

對于報銷材料的審批，有條件的單位可以設置電子簽字系統，進行網上授權簽字。如果由于資金、技術等條件的限制，暫時無法實現網絡電子簽批，財務處工作人員在確認業務的發生是真實合理的情況下，可以要求經辦人提供有負責人簽字審批的照片，照片內容必須能夠證明負責人的簽字是對上述業務的審批確認，內容包括預約單號、報銷事項、負責人簽字、簽字時間、簡要事由等，這樣既可以減輕經辦人的風險，也能確保審批流程順利進行，最終促成業務完成。

（2）退單的處理應當高效從簡。退單不僅要保證退單信息通知到具體經辦人，更要對經辦人的疑惑進行詳細解釋。退單業務是財務報銷工作中相對復雜的部分，這一復雜性表現在以下幾方面。

首先，經辦人辦理一項報銷業務需要經歷很多步驟，費時費力，如果報銷材料出現問題，經辦人在來回折騰幾次后會十分疲憊。在這種情況下通知經辦人需要退單重新辦理業務，經辦人很有可能出現情緒不穩定的情況，不僅使退單業務不能完成，還會使經辦人對財務處的工作形成負面印象。

其次，不同的退單業務處理方式會造成不同的影響。有些高校財務處的退單是由報銷人員直接退單，在給經辦人解釋說明時能夠很明白地解釋退單原因，但是這樣做會影響到報銷人員的工作效率，報銷人員手頭上的報銷單據堆積會耽誤其他人的報銷進度;另有一些高校財務處則采取集中退單的方式，將各個報銷人員需要退的報銷材料統一歸集到退單處，由專人通知經辦人取回材料，這樣可以提高報銷人員的工作效率，但是由于退單處的工作人員沒有經手報銷業務，其對退單原因的了解僅僅是報銷人員的簡要敘述。因此，當經辦人深入詢問幾個問題后，退單處的工作人員可能無法回答，需要經辦人再去詢問報銷人員。這樣不僅會影響報銷人員的工作，也會因為增加了經辦人的負擔而引起經辦人的不滿。

最后，退單業務處理不好不僅會對外造成負面影響，對內也會引發財務處內部員工相互之間的不滿情緒，指責對方工作存在問題，激化財務處的內部矛盾，使財務處工作開展受到限制。

退單工作需要謹慎處理。在現有情況下，無接觸退單可能會引起比見面退單時更多的問題，工作人員應當優化業務環節，例如制定標準格式的退單表，將所有必要信息填寫完整，例如退單的單號、退單時間、退單的原因、財務處的聯系電話等，確保經辦人能夠獲悉相關通知，并且有渠道進行咨詢。同時，工作人員可以在財務處網站上公布最新的退單信息，對常見問題作統一回答。因為很多退單原因具有相似性，工作人員可以采取對具體問題編號的方式，在網站上開辟專欄，以編號為序，每一個編號對應一個具體問題作詳細回答。例如，針對差旅費費用超額的問題，退單工作人員可以發送短信給經辦人，在短信中標注問題編號為A01，提醒經辦人上網查看對應問題的解答，如果仍有問題需要咨詢，可以來電或通過其他方式咨詢。

（3）經辦人對報銷業務的咨詢貫穿于報銷全流程，財務處工作人員應當充分利用互聯網技術，采取網絡解答的方式及時、快速解答問題。當前業務流程中，經辦人如果要對經辦業務進行咨詢，一般通過電話或者現場咨詢的方式，大部分經辦人會通過較為方便的電話方式咨詢，這種咨詢方式主要存在以下幾個問題：

首先，經辦人通過打電話咨詢業務，雖然這種方式相對簡易，但是因為財務處每天的咨詢量很大，財務人員有限，需要處理的工作很多，不能隨時接聽電話，因此經辦人撥打電話咨詢時，電話占線的情況頻繁發生，導致經辦人的問題可能無法及時得到解答。

其次，由于經辦人并不一定是財務工作者，其對實際的財務工作并不熟悉，對專門財務術語也不了解，因此通過電話溝通時會存在經辦人不了解、不明白，導致了一些不可避免的錯誤，從而加劇了經辦人與財務處工作人員之間的矛盾。

最后，一項報銷業務通常會涉及很多不同的部門，例如總務部的工程建設項目，在送達財務處之前需要其他相關部門的審批。在現實情況中，經辦人會直接打電話給財務處，詢問工作人員辦理相關業務需要哪些文件說明、由誰審批等問題。因為高校財務處一般并不具備協調學校各部門的能力，對各部門內部管理流程不清楚，所以財務人員無法對這類咨詢作詳細回復。經辦人在詢問無果后可能會對財務處的工作有意見，認為財務人員沒有盡到職責，從而對財務處整個部門形成不良印象。

因此，財務處必須采取新的方式，與經辦人有效溝通，解決問題。例如，加設財務處網站問答窗口，派專人做實時網絡解答。但是很多高校的財務處網站屬于內部網站，需要連接內網，如果沒有連接內網，則無法登錄財務處網站查詢信息、留言詢問。財務處工作人員需要利用好移動互聯網等新的途徑解決目前工作中存在的問題。包括利用好財務處公眾號平臺，對后臺留言做好歸集匯總，形成解答。有條件的單位，還可以利用微信小程序，編寫一套專屬答詢小程序，這樣經辦人可以方便快捷地咨詢業務，并且能夠及時得到滿意答復。

（4）為了實現無接觸辦公，同時保證經辦人員送交材料的安全性，財務處可以設置專門的文件箱來收集經辦人員送交的紙質材料，文件箱附帶密碼鎖，經辦人在規定時間內將文件送至文件箱之后即可離開。工作人員每日定時解開密碼鎖，對文件箱做消毒處理后取出文件，再按照規定做賬務處理等。在退單環節，工作人員可以通知經辦人在規定時間去往某地點按照編號等標簽領取自己的退單。應盡量確保人員錯峰送交或取回材料，避免人員聚集。

3 結語

在國家經濟不斷發展的形勢下，積極探索新的工作方式，提高工作效率，保證國家各項事業有序發展，是全體社會公民的責任。在當前環境下，高校財務工作者作為國家教育事業中的重要支撐力量，一定要盡己所能，研究優化現有工作流程，為推進財務工作的無紙化辦公、網絡辦公，“讓數據多跑腿，讓人少跑腿”的目標早日實現作出自己的貢獻。

參考文獻

孫文.高校財務網上報銷現存問題及優化對策——以天津中德應用技術大學為例[J].天津中德應用技術大學學報，2019（06）.

邵瓊.信息化背景下關于改善高校網上自助報銷模式的探討[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2019（11）.