事業單位人事檔案在信息化時代的管理對策探析

楊帆

摘要：隨著我國計算機網絡信息技術的發展進步，各行各業的智能技術應用都呈現出突飛猛進的態勢。在事業單位的改革過程中，人事檔案工作作為基礎性工作，也迎來了較大的變革，伴隨電子技術的廣泛應用，事業單位人事檔案管理逐步趨向信息化。信息化技術運用于人事檔案管理有利于提高工作效率，降低行政成本。本文闡述了人事檔案信息化管理的意義，對事業單位人事檔案在信息化時代管理進行探討，就完善當前人事檔案管理工作提出幾點建議。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;信息化;管理

計算機網絡信息技術的廣泛普及，大大方便了人們的生活，運用信息化技術進行信息管理，已經成為事業單位管理工作必不可少的方式，是事業單位適應社會信息化發展的一種基本途徑。人事檔案管理工作從傳統的手工管理方式轉變為信息化管理，為檔案管理和應用帶來了極大的便利，給事業單位人事管理提供了真實有效的信息支持。因此，事業單位應當與時俱進，對人事檔案在信息化時代下的管理工作進行進一步研究，充分發揮檔案管理信息化建設的高效作用，促進事業單位提升現代化檔案管理工作的發展水平。

1.事業單位人事檔案信息化管理的意義

1.1符合時代發展的需要

隨著我國信息技術的高速發展，事業單位的各項工作已經離不開計算機及電子信息技術，信息化已成為我國社會發展的重要趨勢，《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出，適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局。因此，人事檔案管理逐步轉向信息化管理是順應時代發展的必然要求，對檔案管理的發展進程有著重要推動作用。

1.2提高檔案管理工作的效率和質量

人事檔案包含組織內部成員的學習經歷、任職履歷、鑒定考核、政治面貌、工作能力以及其他有關獎懲方面的內容，儲備了組織內成員的個人信息。傳統的檔案管理工作方式需要用人力手工制檔，費時費力、不易保管，管理人員也不能隨意更換。建立完善的人事檔案信息網絡平臺，合理利用計算機電子網絡化、數字化的信息技術管理檔案，可以加快檔案信息的存儲、接收及傳遞速度，有利于提高檔案管理的工作效率，實現信息資源快速共享，提升單位服務質量，是社會發展和科技進步的客觀要求。

1.3降低單位行政成本

傳統的紙質檔案類目多，查詢效率低，修改流程繁瑣，無法對大量信息進行快速、高效的整理，要想實現對海量信息進行快速處理，就必須增加辦公經費和增調人員，增加事業單位的經費和人力成本支出。實現檔案管理的數字化，利用計算機技術對大量復雜的信息及材料進行電子歸檔，可以大幅提高單位行政效率，減少人力成本、紙張浪費，節約檔案保管的占地空間，從而降低單位行政成本。

2事業單位人事檔案信息化管理優化途徑

2.1加強人事檔案管理制度建設

建立完善的人事檔案管理制度是檔案信息化建設的保障。事業單位應當加強人事檔案管理制度建設，推進人事檔案管理朝著完善化、規范化方向不斷發展。首先，建立起行之有效的電子檔案管理機制，細化各個環節與步驟，對檔案歸檔的文件格式、技術軟件和整理標準進行統一，嚴格按照檔案管理業務的技術流程制定規定，使檔案管理工作在收集整理有理可依。其次，要建立檔案管理監督機制檔案管理責任制度，有效監督檔案管理工作人員，確保人事檔案在收集、整理過程中的真實性和有效性，將檔案管理各個環節的責任落實到個人，通過責任約束檔案管理工作人員的行為，提高檔案管理的質量。最后，制定電子信息設備的定期維修制度，保障數字化檔案的儲存安全性和信息化管理平臺的使用價值。

2.2及時更新人事檔案管理系統，從根本上落實好技術創新

信息化時代，事業單位應當充分應用電子計算機網絡技術，從根本上推進數字信息化人事檔案文件管理系統平臺的建設，制定明確的事業單位人事檔案管理系統平臺建設方案，增強必要的基礎設施資金投入，增加和更新人事檔案信息化管理相關的軟硬件設施，如計算機、管理軟件、圖像識別設備、數碼相機等，提升人事檔案管理的信息化水平。在大數據時代發展趨勢的影響下，從根本上注重大數據云計算的技術創新，更好的發揮電子化的人事資料檔案管理工作，優化人事檔案資料信息查詢路徑，及時有效的解決存在的風險問題。另一方面，事業單位要正確認識當前社會整體的發展形勢變化，應用創新性人事檔案管理理念，增強其核心的高效智能化水平，在更大程度上實現單位人事檔案管理方式的優化創新。

2.3加強事業單位檔案管理信息化管理工作人員的培訓

事業單位檔案管理工作系統性很強，涉及的范圍大，人事檔案作為檔案管理工作的重中之重，對檔案管理人員的學歷層次、專業素質有著較高的要求。為此，提高檔案人員業務水平，加強檔案管理信息化人才培訓尤為關鍵。首先，檔案管理部門要改變以往的管理形式，加大對信息化建設項目資金的投入，制定科學合理的培養計劃，為檔案工作人員提供良好的學習環境，通過授課培訓、遠程教育、參觀學習、交流借鑒等多種形式提升檔案工作人員的專業能力。第二，制定培訓考試，建立獎懲制度，對于參訓人員統一進行考核，能夠進一步調參訓人員的培訓積極性，增強培訓的效果。第三，培養檔案管理人員與時俱進的工作意識和創新建設的工作能力，根據檔案管理的時代需求，經常性開展計算機操作、管理軟件培養等課程，學習國內外先進檔案工作理念，真正培養事業單位檔案專業復合型人才。

結語

隨著當前信息網絡技術處于持續發展進步的全新時代，事業單位人事檔案管理工作開展要求相應的數字信息化管理系統作為技術支持，選擇性使用高效率、信息化的人事資料檔案文件管理方式，在很大程度上有助于推進事業單位人事檔案的信息化管理效益水平達到最大值，從而推動事業單位的長足發展。

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